Beheer

Basis procesinrichting

By oktober 14th, 2019 No Comments

Het factuurverwerkingsproces is in elk bedrijf anders. Echter is het daarentegen ook voor veel bedrijven globaal hetzelfde: facturen boek je in de financiële administratie, er vindt controle plaats op juistheid en volledigheid waarna de factuur wordt voldaan dan wel verrekend en gearchiveerd.

Wij hebben de Blue10 omgeving ingericht met een standaard basisproces. Tijdens de implementatie komt vaak al snel naar voren of deze voldoet of niet. Het is goed om te weten dat dit basisproces naar wens kan worden ingericht. Wij helpen en denken graag met je mee om je Blue10 omgeving af te stemmen op jouw organisatie.

De inrichting zoals hier besproken is echt de basis. Bij jullie kan om diverse redenen dit proces afwijken van wat hier beschreven wordt. Blue10 helpt graag als je vragen hebt over dit proces en jouw omgeving.

Inrichting

Van links naar rechts is in bovenstaande afbeelding weergegeven hoe het verwerken van facturen in de Blue10 dienst verloopt. Enkele van deze stappen zijn goed te automatiseren om het proces sneller te laten verlopen. Het proces moet echter wel volledig doorlopen worden om facturen te kunnen archiveren.

Scannen

Onder scannen verstaan wij het digitaliseren van papieren facturen, maar ook het verwerken van digitaal ontvangen facturen.

Boeken en blokkeren

Bij het boeken en blokkeren van facturen wordt de factuur geboekt in je boekhoudsysteem en geblokkeerd voor betaling.

Goedkeuren

Facturen moeten in de Blue10 dienst door een ‘Goedkeurder’ worden goedgekeurd.

Deblokkeren

Als de facturen goedgekeurd zijn, worden deze vrijgegeven in het boekhoudsysteem zodat je de facturen kan betalen.

Archiveren

Het archiveren van facturen is de laatste stap. Facturen in het archief zijn altijd opvraagbaar. Deze hoeven echter geen procestappen meer te doorlopen.

Afwijkende processen

Het grootste deel van de organisaties werkt via het proces van facturen eerst boeken en dan goedkeuren. Het kan natuurlijk voorkomen dat jullie organisatie via een andere procesgang de facturen verwerkt, of dit wilt gaan doen. De Blue10 dienst is zodanig flexibel ontworpen dat de procesgang zeer eenvoudig naar de gewenste werkwijze kan inrichten.

Je gebruikt bepaalde stappen niet

Wanneer enkele stappen overbodig zijn, is het mogelijk om deze stappen te verwijderen. Je bent dus niet verplicht alle stappen te gebruiken, maar alleen de stappen die passen bij jouw werkwijze.

Geen starre workflow

Papieren facturen verschuiven vaak van bureau naar bureau, bijvoorbeeld bij ziekte, afwezigheid of het stellen van vragen. Dit moet in een dergelijk factuurverwerkingsprogramma dan natuurlijk ook mogelijk zijn.

Het verschil tussen het handmatig en digitaal rondsturen van facturen is dat in de Blue10 dienst altijd de status van de facturen bekend is. Zo is direct zichtbaar bij wie de factuur op het digitale bureau ligt.

Op deze manier wordt de financiële administratie niet onnodig belast en zien zij de factuur niet vaker voorbij komen dan nodig is.

Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met onze Customer support. Wij helpen je graag!