Boeken

Meest voorkomende meldingen n.a.v. boeken met bestellingen / directe inkoopfactuur

Meest voorkomende meldingen n.a.v. boeken met bestellingen / directe inkoopfactuur

Werk je met Exact Online en maak je gebruik van de functionaliteiten bestellingen matchen aan bijbehorende facturen en het verwerken van directe inkoopfacturen. Tijdens het verwerken van facturen met deze functionaliteiten kan je (fout)meldingen krijgen. In deze blog staan de meest voorkomende meldingen en hoe je stap voor stap de melding kan verhelpen.

Overzicht van de meest voorkomende meldingen:

Niet gevonden: Inkoopprijs (Aankoopprijs)

In Exact Online is het niet mogelijk om een boeking met een bestelling/directe inkoopfactuur én een aparte kostenregel (alleen op grootboek) te maken. Bij deze boeking wordt geprobeerd een bestelling/directe inkoopfactuur te combineren met een kostenregel. Er zijn twee mogelijkheden om deze melding te verhelpen:

  1. Open de betreffende factuur via het dashboard of Inkoop/Facturen.
  2. Klik onder het kopje Coderen op Factuur coderen.
  3. Kies één van de twee mogelijkheden om de foutmelding te verhelpen:
    1. Voeg aan de regels met alleen een grootboek ook een artikel toe. Met deze wijzing wordt de factuur na het boeken een inkoopfactuur/directe inkoopfactuur in Exact Online.
    2. Haal op iedere regel het veld Artikel leeg en verwijder eventuele kostenposten (indien je deze gebruikt). Met deze wijziging wordt de factuur na het boeken een financiële boeking in Exact Online.
  4. Klik op Opslaan om de codering op te slaan.
  5. Voer onder het kopje Actie nogmaals de actie Boeken en blokkeren / Factuur boeken uit naar de Inkoopadministratie. Hiermee is de melding verholpen.

Reeds gekoppeld: Bestelregel

Wanneer je probeert om op een bestelregel te boeken welke in Exact Online al reeds gefactureerd is, krijg je deze melding. Volg de volgende stappen om deze melding te verhelpen:

  1. Open de betreffende factuur via het dashboard of Inkoop/Facturen.
  2. Klik onder het kopje Coderen op Factuur coderen.
  3. Klik op Zoek en selecteer vervolgens de juiste bestelregels welke nog niet gefactureerd is.
  4. Klik daarna op Opslaan om de codering op te slaan.
  5. Voer onder het kopje Actie nogmaals de actie Boeken en blokkeren / Factuur boeken uit naar de Inkoopadministratie. Hiermee is de melding verholpen.

Let op: Vooralsnog is het in de Blue10 dienst bij het inkooporderdialoog nog niet zichtbaar welke bestelregels reeds gefactureerd zijn in Exact Online. In Exact Online is dit natuurlijk wel mogelijk. Volg de volgende stappen om in Exact Online na te gaan welke bestelregels al gefactureerd zijn:

  1. Ga in Exact Online naar Inkoop > Bestellingen > Overzicht.
  2. Zoek de bestelling op en open deze. Bij de bestelregel zie je een kolom ‘Gefactureerd’ en hieronder staat een aantal (gefactureerd) of 0 (niet gefactureerd).

    Tip: Klik eventueel op het aantal om te zien welk boekstuknummer deze bestelregel al heeft meegekregen.

    Let op: Zie je de kolom ‘Gefactureerd’ niet? Voeg deze dan toe door rechtsboven op het gereedschap te klikken en te kiezen voor ‘Aanpassen’. Zet vervolgens een vinkje bij ‘Gefactueerd’ en kies linksboven voor ‘Bewaren’.

Purchaseorder line with id not found

Wanneer je probeert om op een bestelregel te boeken wel in Exact Online niet meer bestaat of is aangepast, krijg je deze melding. Volg de volgende stappen om deze melding te verhelpen:

  1. Open de betreffende factuur via het dashboard of Inkoop/Facturen.
  2. Klik onder het kopje Coderen op Factuur coderen.
  3. Klik op Zoek en selecteer vervolgens opnieuw de bestelregel(s).
  4. Klik daarna op Opslaan om de codering op te slaan.
  5. Voer onder het kopje Actie nogmaals de actie Boeken en blokkeren / Factuur boeken uit naar de Inkoopadministratie. Hiermee is de melding verholpen.

Please specify ‘Warehouse’. It is mandatory for direct purchase invoices

Wanneer je probeert om een directe inkoopfactuur te boeken waarbij een artikel of een magazijn ontbreekt op de boekingsregel, krijg je deze melding. Voor het boeken van een directe inkoopfactuur zijn beide gegevens verplicht om mee te geven. Volg de volgende stappen om deze melding te verhelpen:

  1. Open de betreffende factuur via het dashboard of Inkoop/Facturen.
  2. Klik onder het kopje Coderen op Factuur coderen.
  3. Vul het artikel/magazijn aan waar nodig.
  4. Klik daarna op Opslaan om de codering op te slaan.

    Let op: Zie je de velden Artikel, Magazijn en Aantal niet staan? Deze velden moet je via het Beheer activeren. Volg hiervoor de volgende stappen: Beheer > Bedrijven > Open administratie > Eigenschappen > Zet Codeer op Artikelen en Codeer op Aantallen op Ja > klik tot slot onderin op Opslaan en Sluiten.

  5. Voer onder het kopje Actie nogmaals de actie Boeken en blokkeren / Factuur boeken uit naar de Inkoopadministratie. Hiermee is de melding verholpen.

Het artikel en de leverancier zijn niet gekoppeld

In de Blue10 dienst geef je bij de boeking een leverancier en een artikel mee voor Exact Online. Wanneer er in Exact Online bij het artikel de leverancier nog niet is toegevoegd, krijg je deze melding. Om de boeking te verwerken, moet je de leverancier toevoegen aan het artikel. Volg de volgende stappen om deze melding te verhelpen:

  1. Ga in Exact Online naar Voorraad > Artikelen. Zie je deze optie niet? Ga dan naar Verkoop > Artikelen > Overzicht.
    Open vervolgens het artikel waarop je wilt boeken.
  2. Klik daarna in het linker menu op ‘Prijzenbeheer’.
  3. Klik vervolgens op de kop ‘Inkoop’ op ‘Nieuwe toevoegen’ (staat aan de rechterkant) om de leverancier toe te voegen.
  4. Vul de velden en sla deze op.
  5. Open vervolgens de Blue10 dienst na het uitvoeren van voorgaande stappen en zoek daar de betreffende factuur op.
  6. Voer onder het kopje Actie nogmaals de actie Boeken en blokkeren / Factuur boeken uit naar de Inkoopadministratie. Hiermee is de melding verholpen.

Artikel: Non-actief

Wanneer je probeert op een artikel te boeken welke in Exact Online niet meer actief is, krijg je deze melding. Volg de volgende stappen om deze melding te verhelpen:

  1. Open eerst in Exact Online het artikel via Voorraad > Artikelen > Overzicht of via Verkoop > Artikelen > Overzicht.
  2. Open het artikel en klik op ‘Bewerken’ om het artikel aan te passen.
  3. Controleer of het artikel daadwerkelijk inactief is onder het kopje ‘Status’.
  4. Is het artikel inactief maar wil je wel op het artikel boekingen maken? Pas dan de datum aan en klik vervolgens op ‘Bewaren’.
    Is het artikel inactief en wil je op het artikel geen boekingen meer maken? Open dan de betreffende factuur in de Blue10 dienst en klik op Factuur coderen. Vervang het inactieve artikel in het veld Artikel door een geldig artikel.
  5. Open vervolgens de Blue10 dienst na het uitvoeren van voorgaande stappen en zoek daar de betreffende factuur op.
  6. Voer onder het kopje Actie nogmaals de actie Boeken en blokkeren / Factuur boeken uit naar de Inkoopadministratie. Hiermee is de melding verholpen.

Verplicht: Inkoop (Artikel)

Wanneer je probeert op een artikel te boeken welke in Exact Online niet de eigenschap ‘Inkoop’ heeft, krijg je deze melding. Volg de volgende stappen om deze melding te verhelpen:

  1. Open eerst in Exact Online het artikel via Voorraad > Artikelen > Overzicht of via Verkoop > Artikelen > Overzicht.
  2. Open het artikel en klik op ‘Bewerken’ om het artikel aan te passen.
  3. Controleer of het artikel de eigenschap ‘Inkoop’ heeft. Indien dit niet het geval is, vink deze optie dan aan.
  4. Klik vervolgens op ‘Bewaren’.
  5. Open vervolgens de Blue10 dienst na het uitvoeren van voorgaande stappen en zoek daar de betreffende factuur op.
  6. Voer onder het kopje Actie nogmaals de actie Boeken en blokkeren / Factuur boeken uit naar de Inkoopadministratie. Hiermee is de melding verholpen.

Ontbrekend: Grootboekrekening – Prijsverschillen, Voorraad / kosten, Kostprijs Verkopen of Omzet. (Artikelgroep: NOG TOE TE WIJZEN ARTIKELGROEP)

Deze melding ontstaat wanneer je probeert op een artikel te boeken welke in Exact Online gekoppeld is aan een artikelgroep waarbij één of meer van de volgende grootboekrekening nog niet gevuld is:

  • Omzet
  • Kostprijs verkopen
  • Voorraad / Kosten
  • Prijsverschillen

Volg de volgende stappen om deze melding te verhelpen:

  1. Ga in Exact Online het artikel via Voorraad > Artikelen > Overzicht of via Verkoop > Artikelen > Overzicht.
  2. Klik daarna in het linker menu op ‘Algemeen’.
  3. Hier zie je aan welk artikelgroep je artikel is gekoppeld. Klik op de betreffende artikelgroep en klik vervolgens op ‘Bewerken’.
  4. Controleer onder het kopje ‘Financieel’ of de vier bovengenomende grootboekrekeningen zijn gevuld. Vul het gewenste grootboekrekening nummer indien deze nog niet gevuld is.
  5. Klik na het aanpassen van de gegevens op ‘Bewaren’.
  6. Open vervolgens de Blue10 dienst na het uitvoeren van voorgaande stappen en zoek daar de betreffende factuur op.
  7. Voer onder het kopje Actie nogmaals de actie Boeken en blokkeren / Factuur boeken uit naar de Inkoopadministratie. Hiermee is de melding verholpen.

Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met onze Customer support. Wij helpen je graag!