Stabiliteit/snelheid van Blue10

De belangrijkste, vaak niet genoemde, features van een software oplossing zijn stabiliteit en snelheid. Helaas ervaren we sinds langere tijd met regelmaat korte en soms langere verstoringen in onze software, waardoor wij niet altijd de kwaliteit en beschikbaarheid kunnen bieden waar wij wel voor staan. We zijn ons ervan bewust dat dit beter moet en daarom zijn we sinds de zomer van 2020 bezig met een totale herbouw van onze software.

De basis van onze software komt uit 2007, waarbij we de laatste jaren tegen steeds meer beperkingen aanliepen. Zo kon onze software in deze oude opbouw niet automatisch opschalen, waardoor op piekmomenten services overbelast konden raken. Naast het niet eenvoudig kunnen opschalen van de oude software werd het ook steeds complexer om de software uit te kunnen breiden met nieuwe functionaliteiten. We herbouwen de software nu naar een volledige cloud native architectuur, waardoor deze onder andere automatisch op kan schalen bij een grote toename in volume.

De migratie van de oude software opbouw naar de nieuwe opbouw wordt gefaseerd doorgevoerd. Deze migraties kan je vergelijken met het vervangen van steeds weer nieuwe essentiële onderdelen van een rijdende auto. We moeten onderdeel voor onderdeel vervangen, terwijl de software dagelijks intensief gebruikt wordt én gewoon moet blijven werken voor onze klanten.

Het importproces – van ontvangst tot en met valideren van documenten

De grootste bottleneck van ons oude platform zat in het importproces; van ontvangst tot en met herkenning van een document. Het importproces bestaat uit drie grote achtergrondprocessen, namelijk:

  1. Importeren: Het ophalen van e-mails uit mailboxen van klanten;
  2. Converteren: Het ophalen, converteren en verwerken van Pdf-documenten die uit deze e-mails komen;
  3. Herkennen: Het herkennen en interpreteren van documenten en de resultaten hiervan presenteren aan een gebruiker.

Deze achtergrondprocessen zijn op het Dashboard (Startscherm) in Blue10 te herkennen onder de knoppen: Importeren, Splitsen en Valideren, waarbij het importproces afgerond is op het moment dat een document gevalideerd is door een gebruiker in Blue10. In alle sub domeinen van het importproces heeft Blue10, zeker op piekmomenten, behoorlijke vertragingen gehad, waar ook jij als gebruiker mogelijk hinder van hebt ondervonden. Met de herbouw van alle onderdelen in het importproces hebben we deze vertragingen nu definitief achter ons gelaten. Sterker nog; de verwerking van een document van ontvangst tot en met herkend document is teruggebracht van minuten tot soms uren naar seconden.

In de zomer van 2021 hebben we één van onze herkenningsengines, traditionele OCR technologie, uit gefaseerd. Sindsdien steunen we op een zelfontwikkeld neuraal netwerk wat enerzijds betere herkenningskwaliteit bied en anderzijds velen malen sneller werkt dan traditionele OCR. Dit was de eerste stap in de volledige herbouw van de documentherkenning.

Ondertussen zijn we al ruim een jaar aan het ontwikkelen aan volledig nieuw herkenningsdomein wat toekomstbestendig is voor Blue10. Dat wil zeggen; een platform wat mee kan schalen met de groei van Blue10 en een platform wat op termijn ook andere documenttypes kan herkennen.

Het uitrollen van een dergelijk, volledig vernieuwd, herkenningsdomein, is een zorgvuldig proces wat zeer gefaseerd wordt uitgerold. De huidige herkenningsengine wordt gebruikt tot het moment dat we volledig gemigreerd zijn naar ons nieuwe herkenningsplatform. Naar verwachting wordt dit Q3 2022. Vanzelfsprekend wordt de huidige herkenningsengine continu gemonitord met als doel om inzicht te hebben en houden of de herkenningsengine op het gewenste kwaliteit- en betrouwbaarheidsniveau functioneert.

Traagheid in websites

We merken dat er helaas veel gebruikers zijn die met regelmaat hinder ondervinden van vertragingen in onze websites. Je kan hierbij denken aan alle schermen die je dagelijks ziet bij gebruik van Blue10, zoals het valideren, boeken, goedkeuren en terugzoeken van documenten. Bij de opzet van de oude websites in 2007 is er nooit rekening gehouden met het huidige, intensieve gebruik van ruim 25.000 actieve gebruikers per dag. We monitoren vanzelfsprekend onze websites, echter zijn de vertragingen in deze oude websites niet altijd te verklaren en lossen deze zich veelal zelf weer op.

Medio mei 2021 kregen we signalen in onze logging en monitoring dat de performance van de websites steeds instabieler werd en gebruikers steeds vaker te maken kregen met korte verstoringen. Vanuit onze logging en monitoring zagen we dat onderdelen van onze websites (te) veel geheugen vroegen waardoor websites periodiek traag reageerden of soms zelfs onbereikbaar werden. Begin juni 2021 is hiervoor een oplossing doorgevoerd die de performance van de oude websites weer heeft gestabiliseerd en op een acceptabeler niveau heeft gebracht.

Herbouw van onze software: Nieuwe Websites

Sinds de zomer van 2020 zijn we bezig met een structurele oplossing voor de vertragingen die gebruikers periodiek ervaren binnen de websites van Blue10, namelijk: een complete herbouw van alle websites die je als gebruiker in Blue10 gebruikt.

De nieuwe websites zijn qua gebruik grotendeels gelijk aan de oude websites, waarbij de focus op dit moment ligt op het terugkrijgen van structurele snelheid en stabiliteit van Blue10. De nieuwe websites brengen tevens een nieuwe interface, waarbij de schermen nagenoeg gelijk zijn aan wat gebruikers op dit moment gewend zijn.

De eerste gebruikers, met de rollen Controleren en Goedkeuren voor betaling, zijn in het eerste kwartaal van 2021 overgezet naar de (technisch) nieuwe websites en daarmee naar de vernieuwde interface. In eerste instantie was onze gedachte dat we alle gebruikers met deze rollen zouden overzetten naar de vernieuwde interface, maar we kwamen al snel tot de conclusie dat we omgevingen in zijn geheel, met alle gebruikers tegelijkertijd moesten overzetten op de vernieuwde interface. Dat is ook de reden dat het lang stil is geweest rondom de ontwikkelingen van de vernieuwde interface.

Van deze groep bèta klanten uit het voorjaar van 2021 zijn in november 2021 ook de gebruikers met de rol Boeken en Beheren omgezet. Bij deze groep klanten werken de klantomgevingen vanaf dat moment technisch met de nieuwe websites en zien alle gebruikers volledig actief in de vernieuwde interface.

In de het eerste kwartaal van 2022 hebben we klanten die werken met de koppelingen Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Finance & Operations, Microsoft Business Central en FinMaster omgezet naar de vernieuwde interface. In het tweede kwartaal hebben we klanten met de resterende koppelingen overgezet.

We zijn op het punt gekomen dat op dit moment, juni 2022, een significant deel van de gebruikers nu werkt in de vernieuwde interface. In de vernieuwde interface is de performance stabiel en beschikken we over sterk verbeterde logging en monitoring waardoor we, op het moment dat vertragingen optreden, problemen snel kunnen identificeren en oplossen. Komende maanden worden de resterende klantomgevingen gefaseerd overgezet. Klik hier voor meer informatie over de voortgang van de uitrol van de vernieuwde interface.

Tot slot

We zijn de complete herbouw van onze software in 2020 gestart om de stabiliteit van ons product in de toekomst te kunnen waarborgen en de groei van de afgelopen jaren door te kunnen zetten. Voor jou als klant kan het hierdoor lijken alsof de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten stil heeft gestaan. Zoals je hierboven hebt kunnen lezen, wordt op dit moment hard gewerkt aan een stabiele basis, zodat we de komende jaren weer nieuwe functionaliteiten kunnen toevoegen. Een voorbeeld hiervan is de toevoeging van contract management in mei 2022. Dit konden we toevoegen in de vernieuwde interface, omdat deze een stabiele basis kent. In de toekomst gaan we dan ook meer functionaliteiten toevoegen, zoals bijvoorbeeld de link tussen factuur en contract.

Bovendien zorgt het ervoor dat we in ons product ook écht iets kunnen gaan doen aan de gebruikerservaring van veelgebruikte schermen, want die zijn hard aan vernieuwing toe. Bij het goedkeuren van facturen gaan we bovendien slimme inzichten tonen die je helpen bij het controleren en goedkeuren van facturen. We hebben ideeën genoeg, maar gaan eerst zorgen dat jij weer kan vertrouwen op de meest waardevolle feature van een software oplossing: de dagelijkse beschikbaarheid en snelheid van Blue10.