Omschrijving van de functionaliteit
Je kunt inkoopfacturen automatisch laten goedkeuren bij het inboeken wanneer de ontvangsten overeenkomen met de factuur. Waar je voorheen de inkoopfacturen nog moest rondsturen ter goedkeuring, kun je ze nu automatisch doorzetten naar de betaallijst.
Op het moment dat er op de bestelling ontvangsten zijn binnen geboekt vult Blue10, na het selecteren van de bestelregels, automatisch de ontvangen aantallen in op de codeerregels. Als de ontvangen aantallen overeenkomen met wat op de factuur wordt gefactureerd, zal de factuur automatisch worden goedgekeurd. Dit doet Blue10 door de codeerregels van de inkoopfactuur te vergelijken met de bestelregels in de bestelling. Wijkt er iets af, dan zal de factuur niet automatisch worden goedgekeurd.
Voorbeelden waarbij er geen automatische goedkeuring plaats zal vinden zijn:
- Wanneer er, door een prijsverschil, kosten geboekt worden op het grootboek ‘prijsverschillen’.
- Wanneer een inkooporder geen transportkosten bevat en je deze zelf handmatig toevoegt bij het valideren van de inkoopfactuur.
- Na een handmatige aanpassing op de codeerregels met betrekking tot de prijs, het aantal, het bedrag en/of het btw-bedrag.
- Wanneer er op de inkooporder 10 stuks ontvangsten zijn geboekt en je een inkoopfactuur ontvangt voor 5 stuks.
Hoe werkt de functionaliteit?
Vanaf woensdag 5 februari 2020 kun je deze functie zelf aanzetten in de Blue10 dienst. Volg hierbij de volgende stappen:
- Ga naar Beheer > Instellingen en vink hier Keur facturen automatisch goed in geval van match met de inkooporder aan.
2. Ga naar Beheer > Autoroutes en maak hier de volgende route aan:
- Bedrijf: Alle
- Laatste actie: Geboektblokkeren
- Huidige status: Geboekt
- Ligt bij: Inkoopadministratie
- Actie: Betaalblokkering opheffen
- Stuur naar: Inkoopadministratie
- Factuur is goedgekeurd > Ja
