De betaaldatum van een factuur wordt iedere nacht door de Blue10 dienst gesynchroniseerd vanuit het boekhoudsysteem, maar pas nadat de betaling en de factuur met elkaar vereffend / afgeletterd zijn in het boekhoudsysteem en de bankgegevens zijn verwerkt. De Blue10 dienst kan de betaaldatum alleen overhalen wanneer de kopgegevens van de boeking in het boekhoudsysteem overeenkomen met de kopgegevens in de Blue10 dienst.
Op het moment dat de Blue10 dienst een betaaldatum heeft gesynchroniseerd, wordt de betaaldatum linksboven gevuld in het betreffende veld in de factuurdetailpagina. Vervolgens wordt de betaalde factuur automatisch gearchiveerd in de Blue10 dienst en is deze niet meer terug te vinden in het Dashboard onder de stap Betalen. De factuur is uiteraard wel nog terug te vinden in het digitale archief.
Komt de betaaldatum niet over naar de Blue10 dienst?
Om verschillende redenen kan een factuur geen betaaldatum krijgen. Doorloop de volgende stappen om de betaaldatum over te halen naar de Blue10 dienst:
- Open de factuur in de Blue10 dienst en in het boekhoudsysteem.
- Controleer of de kopgegevens van de factuur overeenkomen in de Blue10 dienst en het boekhoudsysteem en zorg dat deze overeenkomen.
- Komen de kopgegevens niet overeen? Klik dan op de factuurdetailpagina in de kolom linksboven op Wijzigen om de kopgegevens aan te passen. Ook in het boekhoudsysteem is het mogelijk om de gegevens aan te passen. Tijdens de volgende nachtelijke synchronisatie komt de betaaldatum over in de Blue10 dienst en wordt de factuur gearchiveerd.
- Komen de kopgegevens overeen? Dan kan de oorzaak liggen in onjuiste aflettering en/of onjuist ingelezen bankgegevens in het boekhoudsysteem. Neem contact op met de support afdeling van het boekhoudsysteem voor het juist afletteren en inlezen van bankgegevens in het boekhoudsystemen.
Factuur handmatig archiveren zonder betaaldatum
Het is ook mogelijk om een factuur zonder betaaldatum handmatig te archiveren. Open hiervoor de factuur in de Blue10 dienst en volg de volgende stappen:
- Klik op de factuurdetailpagina in de kolom linksboven op Wijzigen.
- Zet het veld Factuur krijgt geen betaaldatum op JA en klik op Opslaan.
- Daarna voer je in de factuurdetailpagina in de kolom Actie de actie Archiveren naar Archief uit. In het veld Opmerking is het mogelijk om eventueel de betaaldatum in te vullen zodat deze wel zichtbaar is in de historie van de factuur. Na het uitvoeren van de actie is de factuur alsnog gearchiveerd.
