Met het Blue10 MKB abonnement of Enterprise abonnement in combinatie met Microsoft Dynamics Business Central of Navision is het mogelijk om goederenfacturen automatisch te matchen met inkooporders. In deze blog lees je meer over hoe deze inkoopordermatching werkt en welke instellingen hiervoor gebruikt worden.
Inkooporders synchroniseren naar Blue10
Om gebruik te maken van de inkoopordermatching moeten de inkooporders uit Business Central/Navision gesynchroniseerd worden naar Blue10. De inkoopordermatching kan per administratie geactiveerd worden. Volg de volgende stappen in Blue10 om dit in te stellen:
- Open Beheer > Bedrijven.
- Open de desbetreffende administratie.
- Klik op Meer instellingen.
- Kies bij het veld Logistieke adapter voor Boekhoudsysteem.
- Klik op Opslaan en sluiten.
Controles in het matchingproces
Bij het matchen van een factuur met een inkooporder vindt de controle plaats in drie stappen:
Stap 1. Er wordt gecontroleerd of er ontvangstregels aanwezig zijn in het boekhoudsysteem.
Stap 2. Er wordt gecontroleerd of het bedrag exclusief Btw dat is gevalideerd in Blue10 overeenkomt met het bedrag exclusief Btw op de inkooporder. Is hier sprake van een verschil? Dan is er nog steeds sprake van een match als dit verschil binnen de ingestelde tolerantie valt. Het verschil wordt dan geboekt op de ingestelde verschillenrekening. Indien er op de verschillenrekening ook Btw is ingesteld, zal over het verschilbedrag ook Btw gerekend worden. Let op: de tolerantie is dus alleen van toepassing op een prijsverschil in het bedrag exclusief Btw.
Stap 3. Ten slotte wordt er gecontroleerd of het bedrag inclusief Btw dat is gevalideerd in Blue10 overeenkomt met het bedrag inclusief Btw van de inkooporder.
Is aan alle voorwaarden voldaan, dan is er sprake van een match.
Matchopmerking in Blue10
Indien de factuur niet gematcht kan worden, toont Blue10 op de Documentdetailpagina onder het tabblad Inkooporder een Matchopmerking. Deze matchopmerking heeft betrekking op een van de drie controlestappen:
Stap 1. “No Receipt Lines found” / “Geen ontvangstregels gevonden in het boekhoudsysteem”
Stap 2. “No automatic match of invoice and invoice order (receipt). Received purchase invoice is X. Receipts not invoiced are X. Difference between invoice and purchase order (receipt) is X. Allowed tolerance is X”
Stap 3. “Total amount (X) is not equal to total of lines (X)”
De taal van de matchopmerking (Engels/Nederlands) wordt bepaald door de ‘Services Language’ welke is ingesteld op Servicetier niveau van de gekoppelde Business Central instance.
Tolerantie instellen
In Business Central kan per leverancier een tolerantie ingesteld worden, zodat een verschil in bedragen wordt toegestaan. Voer de volgende stappen uit om dit in te stellen:
- Open de Blue10 instellingen / Blue10 Setup en kies bij Standaard verschillenrekening / Default Differs Account de grootboekrekening waarop het verschil geboekt kan worden.
- Open Blue10 matchingstolerantie per leverancier om de toegestane tolerantie per leverancier in te stellen.
-
- Stel onder Scan bedragtolerantie % een toegestaan percentage over het totaalbedrag in. Let op: in het veld Scan bedragtolerantie % moet altijd een waarde gevuld zijn om tolerantie toe te kunnen passen, ook als Scan max. bedrag tolerantie reeds gevuld is!
- Het is daarnaast ook mogelijk om onder Scan max. bedrag tolerantie een absoluut bedrag in te stellen. Het verschilbedrag valt dan binnen de tolerantie als dit kleiner of gelijk is aan het toegestane percentage over het totaalbedrag EN kleiner of gelijk is aan het toegestane absolute bedrag. Het gaat hier om de absolute waarde van het verschilbedrag, dus dit kan zowel een positief als een negatief verschil zijn. Let op: als Scan bedragtolerantie % staat ingesteld en Scan max. bedrag tolerantie staat op 0,00 dan wordt alléén de Scan bedragtolerantie % toegepast.
- Er kan per leverancier ook een specifieke verschillenrekening worden gekozen (Scan factuur verschilrek.). Indien dit veld leeg wordt gelaten, wordt de Standaard verschillenrekening gebruikt die is ingesteld in stap 1.
Moet er Btw gerekend worden over het verschilbedrag? Voer dan ook de volgende stappen uit:
-
- Open de Grootboekrekening die ingesteld staat als verschillenrekening bij deze leverancier. Zorg dat onder Boeken de Btw staat ingesteld. Het Btw-percentage dat hier staat ingesteld, zal worden toegepast op het verschilbedrag.
Let op: Is het prijsverschil ontstaan uit bedragen met verschillende Btw-percentages? Dan zal er geen sprake zijn van een match, omdat er één Btw-percentage op het verschilbedrag wordt toegepast. Het bedrag inclusief Btw op de inkooporder plus prijsverschil komt dan niet overeen met het bedrag inclusief Btw dat is gevalideerd in Blue10. - Open Boekhoudinstellingen / General Ledger Setup. Vul onder Algemeen het veld Max. toegestaan btw-verschil in. Is dit veld niet direct zichtbaar, klik dan op Meer tonen rechtsbovenin.
Automatisch boeken bij match
Indien de factuur automatisch geboekt mag worden bij een match met de inkooporder, moet in Business Central ook de volgende instelling aanstaan:
- Open Blue10 instellingen / Blue10 Setup.
- Zet de optie Factuur automatisch boeken bij match / Post Invoice Automatic When Match aan.
Ontvangstregels laten staan bij geen match
Blue10 haalt de ontvangstregels van de gekoppelde inkooporder over. Als er geen match is, dan worden deze regels weer weggehaald en kan het matchproces opnieuw doorlopen worden (dit gebeurt elke nacht). Het is ook mogelijk om de ontvangstregels juist te laten staan. Het matchproces zal dan na terugkoppeling van deze regels niet opnieuw doorlopen worden. Pas hiervoor de volgende instelling aan in Business Central:
- Open Blue10 instellingen / Blue10 Setup.
- Zet de optie Laat ontvangstregels staan bij geen match / Do not delete receipt lines if no match aan.