Als je met AccountView werkt, ben je gewend om ieder boekjaar een nieuwe administratie aan te maken in AccountView. In Blue10 hoeft dit niet; hier komen alle facturen van meerdere jaren in dezelfde administratie te staan. Voor het koppelen van de nieuwe administratie aan Blue10 moet je in AccountView en in Blue10 een aantal stappen doorlopen.
Let op: Iedere AccountView administratie kan slechts aan één bedrijf in Blue10 zijn gekoppeld. Zorg er dus voor dat je alleen de jaren van de desbetreffende administratie koppelt en niet de jaren van andere administraties.
Tip: Tijdens het valideren van inkoopfacturen vind je nu achter de administratienaam een i’tje. Na het klikken op het i’tje toont Blue10 de leidende Accountview administratie.
Stappen in AccountView
In AccountView maak je een nieuwe administratie/boekjaar aan zoals je dat gewend bent. De nieuwe administratie moet je koppelen aan Blue10 door het verwijzen naar een server. Volg hiervoor het volgende pad in AccountView om te achterhalen hoe deze verwijzing bij jou werkt:
- Ga naar Bestand > Administraties. Hier staan alle administraties van alle jaren.
- In de kolom Map administraties zie je waarschijnlijk dat het netwerkpad anders is dan van administraties die nog niet gekoppeld zijn aan Blue10.
Klik bij de nieuwe administratie op Bewerken > Administratiemap wijzigen voor het aanpassen van het netwerkpad. Het is belangrijk dat dit netwerkpad op dezelfde manier begint als bij de reeds gekoppelde administraties. Het einde van het netwerkpad is verschillend, omdat dit deel specifiek naar de map van de nieuwe administratie verwijst.
Stappen in Blue10
Volg na de stappen in AccountView de volgende stappen in Blue10:
- Zodra het netwerkpad van de nieuwe administratie is gewijzigd in AccountView, wordt de administratie zichtbaar in Blue10 en kan je de administratie koppelen aan Blue10. Open hiervoor Blue10 opnieuw en ga naar Beheer > Bedrijven. Open de administratie > klik bij Boekhoudsysteem = AccountView op Eigenschappen. Onderin staan de administraties uit AccountView.
- Vink in de kolom Actief de administratie aan om deze te koppelen aan Blue10 en klik op Opslaan.
Let op: Is de administratie na het updaten van de stamgegevens en het verversen van de pagina nog niet zichtbaar in het bedrijfsbeheer? Controleer dan de ‘Map Administratie’ nogmaals in AccountView en wijzig deze indien nodig. - Na het opslaan staat de nieuwe administratie onder Gekoppelde AccountView administraties. Je kan deze administratie leidend maken door het aanvinken van het veld Maak administratie leidend om in deze administratie boekingen te maken.
Let op: Op het moment van boeken moet de juiste AccountView administratie leidend zijn. De boeking wordt namelijk (onafhankelijk van de datum) geboekt in de leidende administratie. Indien nodig kan de leidende administratie dus ook gewisseld worden, bijvoorbeeld wanneer later in januari toch nog facturen van december van het vorige jaar binnenkomen. - Klik tot slot op Opslaan en Sluiten.
Let op: Na het aanmaken van het nieuwe boekjaar in AccountView moet je de beginbalans overnemen om de eindstand van het huidige boekjaar over te zetten naar het nieuwe boekjaar. De ervaring leert dat met het nogmaals overnemen van de beginbalans alle facturen ook nogmaals naar het nieuwe boekjaar worden overgezet. Aan de voorkant in AccountView merk je hier niets van, omdat AccountView deze automatisch ontdubbelt, maar met het deblokkeren van boekingen vanuit Blue10 kan de melding optreden dat de boeking meer dan één keer is gevonden. De factuur kan dan niet worden vrijgegeven voor betaling. Om deze reden raden we aan om zo laat mogelijk en zo min mogelijk te kiezen voor ‘Overnemen beginbalans’. De facturen die na het overnemen van de beginbalans nog in het oude boekjaar worden geboekt, moeten natuurlijk uiteindelijk wel worden overgezet naar het nieuwe boekjaar. Als je dit echter tweemaal doet tussen de acties Boeken en blokkeren en Deblokkeren in, kan deze betaalblokkade niet worden opgeheven vanuit Blue10. Dit kan altijd nog wel handmatig in AccountView waarna je vervolgens in Blue10 de factuur via Wijzigen > Toon geavanceerd > zet de instelling Factuur is geblokkeerd voor betaling op Nee > klik op Opslaan. Voer daarna de actie Archiveren uit om de factuur te archiveren in het archief.