Voor het maken van een boeking is een koppeling tussen Blue10 en het boekhoudsysteem benodigd. Om Blue10 aan een administratie in het boekhoudsysteem te koppelen maak je in Blue10 een Nieuw Bedrijf aan. Vervolgens worden leveranciers en andere stamgegevens opgehaald, zodat deze te gebruiken zijn in Blue10.
Let op: In Blue10 worden de stamgegevens gesynchroniseerd op basis van de divisiecode. Hierdoor komen per bedrijf alleen de filialen over die onder dezelfde divisiecode vallen. Maak daarom per divisiecode een bedrijf aan in Blue10.
Stappenplan nieuw bedrijf aanmaken
1. Klik op Beheer > Bedrijven om het Overzicht bedrijven te openen.
2. Klik op de knop +Nieuw Bedrijf.
3. Vul de naam in van de administratie. Deze naam is voor iedere gebruiker in Blue10 zichtbaar.
4. Kies het boekhoudsysteem en klik op Maak bedrijf aan.
5. Er opent een nieuw scherm. Vul onder Basis informatie de volgende informatie in:
- Btw nummer: Vul hier het btw-nummer van het bedrijf in.
- KVK-nummer: Vul hier het KVK-nummer van het bedrijf in.
- IBAN nummer: Voeg hier de IBAN(s) voor het bedrijf toe. Een IBAN kan toegevoegd worden door op Enter te drukken of op de plusknop te klikken.
- Land: Vul hier het land van het bedrijf in. Deze instelling staat standaard op “NL – Netherlands (the)”.
- Valuta: Vul hier de standaard valutacode van het bedrijf in. Deze instelling staat standaard op “EUR”.
- Gebruik de pakbon module: Deze instelling staat standaard op Nee. Kies voor Ja indien het bedrijf werkt met pakbonnen om deze samen te verwerken met inkoopfacturen.
6. Maak verbinding met het boekhoudsysteem. Vul onder Eigenschappen Boekhoudsysteem de volgende informatie in:
- API-token: Vul hier de API-token in die je hebt gegenereerd voor de koppeling met Blue10. Je kunt hier de API-token generen.
7. Klik na het invoeren van de API-token op Opslaan om je bedrijf aan te maken in Blue10.
8. Vul onder Eigenschappen Boekhoudsysteem de volgende informatie aan.
- Naam in ERP-systeem: Kies hier met welke administratie uit Exact Online (divisiecode) er verbinding gemaakt moet worden. Klik vervolgens op Opslaan om een koppeling te maken. Als het gelukt is wordt het Standaard inkoopdagboeknummer automatisch ingevuld.
- Standaard inkoopdagboeknummer: Het standaard inkoopdagboeknummer wordt overgenomen uit Exact Online Bouw. Wanneer deze niet ingevuld is in Exact Online Bouw krijg je een foutmelding. Vul dan in Exact Online bij Bouw > Instellingen > Boekhouden > Dagboek een inkoopdagboek in.
- Eén of meerdere filialen: Deze instelling wordt overgenomen uit het boekhoudsysteem. Er wordt gekeken naar welke filialen er bekend zijn onder de divisiecode die in de vorige stap is ingevuld. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een of meerdere filialen zal deze instelling op “Ja” staan. In het valideerscherm kies je het juiste filiaal voor de inkoopfactuur. Lees hier meer over het valideren van facturen voor Exact Online Bouw.
9. Klik vervolgens op Opslaan om alle wijzigingen te bewaren.
Tip: Klik op de knop Toon gebruikers met toegang tot dit bedrijf om inzicht te krijgen in de gebruikers die toegang hebben tot deze administratie. Daarnaast zijn de rechten die een gebruiker heeft voor dit bedrijf zichtbaar.
Meer bedrijfsinstellingen
Met de rest van de instellingen heb je de mogelijkheid Blue10 verder aan te laten sluiten op het boekhoudsysteem. Geef bijvoorbeeld aan of er btw verrekend moet worden en of er gewerkt wordt met een logistiek pakket. Klik op één van onderstaande tabs voor meer informatie over de instellingen.
Let op: De instellingen tussen Blue10 en het boekhoudsysteem dienen altijd overeen te komen.
Btw informatie
In het veld btw informatie kan worden aangegeven of het bedrijf btw plichtig is. Als de instelling op Ja staat kan de btw ingevuld worden op de codeerregels in het Valideerscherm en wordt de btw verrekend. Indien de instelling op Nee staat wordt er standaard geen btw verrekend.
Het btw-bedrag wordt automatisch berekend op basis van de btw-code en het ingevoerde nettobedrag. Het is niet mogelijk om handmatig het btw-bedrag aan te passen.
Codeerinformatie
In het veld Codeer informatie kan worden aangegeven op welke kenmerken gecodeerd moet worden. Als de instellingen op Ja staat, dan zijn deze velden beschikbaar in de codeerregels in Blue10 bij het verwerken van de factuur en worden deze meegestuurd met de boeking in het boekhoudsysteem. Indien de instellingen op Nee staan zijn deze velden niet beschikbaar in de codeerregels en is het niet mogelijk op deze kenmerken te coderen.
Eigenschappen logistiek pakket
In het veld Eigenschappen logistiek pakket kan worden aangegeven of het bedrijf werkt met inkooporders en in welk systeem de inkooporders worden geregistreerd.
- Kies voor Geen indien er niet gewerkt wordt met inkooporders.
- De keuze voor Boekhoudsysteem heeft in het geval van Exact Online Bouw geen effect en komt overeen met de optie Geen.
- Kies voor API indien de inkooporders worden geregistreerd in het logistiek pakket dat is gekoppeld middels een API. Kies vervolgens een API feature set. De API feature set bepaald welke functionaliteiten/mogelijkheden/opties uit het logistieke pakket in Blue10 beschikbaar zijn.
- Kies voor Greencommerce indien de inkooporders worden geregistreerd in Greencommerce.
Extra instellingen
In het veld Extra instellingen kunnen boekhoud specifieke instellingen worden aangegeven.
- Haal betaaldatum op uit boekhoudsysteem: Kies voor Ja om de factuur op Betaald te zetten met een betaaldatum. De betaaldatum wordt daarbij opgehaald uit het boekhoudsysteem middels een nachtelijke synchronisatie. Kies voor Nee om de factuur op Betaald te zetten zonder betaaldatum.
- Gebruik betalingskenmerk: Kies Ja om een Betalingskenmerk mee te geven aan betalingen. Het meegeven van een betalingskenmerk is vervolgens mogelijk in het Valideerscherm in het veld Betalingskenmerk.
- Voeg PDF/XML toe bij de boeking: Kies voor Ja om de PDF/XML toe te voegen aan de boeking. De originele factuur is vervolgens te openen in het boekhoudsysteem.
- Standaard datumnotitie leveranciers: Kies hier welke datumnotatie je wilt gebruiken voor deze administratie.
