We hebben per direct de nachtelijke synchronisatie van stamgegevens en boekingen vanuit Exact Online naar Blue10 geoptimaliseerd. Lees hier meer over deze wijziging.
Wat heb je de afgelopen weken mogelijk in Blue10 gezien?
Zoals je de afgelopen weken wellicht hebt gemerkt, bleven facturen ’s ochtends met enige regelmaat in Blue10 hangen met de status “Factuuracties vertraagd”. Dit werd veroorzaakt doordat Blue10 in de ochtend nog bezig was met de nachtelijke synchronisatie van stamgegevens van Exact Online naar Blue10. Hierdoor werden vroeg in de ochtend bijvoorbeeld facturen nog niet direct geboekt vanuit Blue10 in Exact Online, maar duurde het ook lang voordat nieuwe leveranciers of klanten vanuit Blue10 aangemaakt werden in Exact Online.
Synchronisatie van stamgegevens tussen Exact Online en Blue10
Doordat Blue10 een product is wat voor het boeken van facturen gebruik maakt van stamgegevens van een boekhoudsysteem, is het van belang dat wij altijd beschikken over de laatste informatie uit dit boekhoudsysteem. Het boeken van facturen enerzijds en het synchroniseren van stamgegevens anderzijds zijn twee verschillende processen die beide intensief zijn. Om die reden wordt overdag de koppeling voornamelijk ingezet voor het boeken van facturen en het aanmaken van leveranciers en klanten en wordt alleen op individueel niveau door een enkele klant een synchronisatie van stamgegevens uitgevoerd. Iedere nacht wordt door Blue10 automatisch een volledige synchronisatie uitgevoerd van gegevens tussen Exact Online en Blue10. Bij de synchronisatie van stamgegevens kan onder andere gedacht worden aan:
- Het synchroniseren van stamgegevens, zoals nieuwe / gewijzigde leveranciers, grootboekrekeningen en boekingsverbijzonderingen, zoals kostenplaats, projecten, etc.
- Het synchroniseren van open inkooporders, inclusief artikelen, aantallen, ontvangsten, etc.
- Het synchroniseren van wijzigingen in boekingen in Exact Online ten opzichte van Blue10, zoals: wijzigingen in boekingen (geboekte factuurregels), het ophalen van de status van de factuur in Exact Online (geblokkeerd- of gedeblokkeerd voor betaling) en de betaaldatum bij een factuur.
Deze synchronisaties zorgen ervoor dat jij als gebruiker altijd naar één en dezelfde waarheid kijkt en dat Blue10 en Exact Online geen verschillende informatie tonen.
Wat is de oorzaak dat de synchronisatie ’s ochtends nog niet is afgerond?
De opzet van de Api’s van Exact Online en de hoeveelheid stamgegevens en boekingsinformatie die wij voor al onze klanten synchroniseren vanuit Exact Online naar Blue10, zorgen ervoor dat wij met een groeiend aantal klanten niet meer dagelijks alle gegevens op tijd gesynchroniseerd hebben.
Er komen bij Exact steeds meer Api’s beschikbaar waarbij wij gebruik kunnen maken van de laatste wijzigingsdatum van bijvoorbeeld een boeking of leverancier. Dit maakt het verkeer tussen systemen veel efficiënter, omdat dan niet meer alle gegevens door Blue10 opgehaald hoeven te worden, maar alleen die data die gewijzigd is.
Welke wijziging hebben we nu doorgevoerd om het synchronisatieproces te optimaliseren?
In omgevingen die ingesteld staan als Scannen – Boeken – Archiveren, en waarbij dus geen gebruik gemaakt wordt van de goedkeurflow van Blue10, wordt de betaaldatum van een boeking niet meer gesynchroniseerd vanuit Exact Online naar Blue10. Dit was een proces die bij grote omgevingen soms voor wachttijden van uren zorgde, waarbij wij ook niet de mogelijkheid hebben om meer aanroepen tegelijkertijd te doen naar Exact Online.
Omgevingen die ingericht staan als Scannen – Boeken – Archiveren worden voornamelijk gebruikt voor een snelle verwerking van facturen vanuit Blue10 naar Exact Online. Blue10 wordt door deze klanten niet zozeer ingezet als digitaal archief. Bovendien wordt ook geen gebruik gemaakt van de goedkeurflow van Blue10.
Om de snelheid van de synchronisatie van stamgegevens op korte termijn sterk te verbeteren, hebben we per direct een wijziging doorgevoerd dat we in deze omgevingen geen synchronisatie meer uitvoeren van de betaaldatum op een factuur. Hierbij doen we de aanname dat deze waarde voor klanten met de eerder genoemde inrichting (Scannen – Boeken – Archiveren) minder tot niet relevant is.
Lange termijn oplossing
Bij het efficiënter maken van onze koppeling met Exact Online zullen we in de nabije toekomst verder onderzoeken welke stamgegevens wij met welke regelmaat wel of niet moeten synchroniseren, al dan niet verschillend per Blue10-inrichting van klanten.
Daarnaast zijn we met Exact in gesprek over verbeteringen in het Api landschap, zodat wij onze synchronisaties efficiënter kunnen maken om op die manier alle benodigde gegevens vanuit Exact Online tijdig te kunnen synchroniseren naar Blue10.