Voor het starten van het digitaal verwerken van de facturen, kiezen organisaties uit twee archiveringsopties; het archiveren op boekstuknummer of op naam van de leverancier. In de Blue10 dienst is het mogelijk om ook op deze manier de papieren digitaal te archiveren. Vaak bewaren organisaties de papieren facturen een tijdje in de originele vorm na het inscannen van de facturen. Met papieren facturen blijft er echter één handeling bestaan, namelijk het archiveren van facturen. Door het digitale archief in de Blue10 dienst behoort het papieren archief tot het verleden.
Na het inscannen van de papieren facturen, legt de Blue10 dienst automatisch allerlei gegevens over de factuur vast. Denk hierbij aan de gegevens, zoals het factuurnummer, de leverancier, de factuurdatum, etc. Daarnaast registreert de Blue10 dienst ook de datum waarop de factuur is gescand en/of is binnengekomen via de mailbox. Dit is de importdatum.
Na het verwerken van de facturen, is het mogelijk om de facturen te archiveren binnen de Blue10 dienst. In het digitale archief is het mogelijk om facturen 10 jaar lang te bewaren. Een factuur is op vele manieren snel en eenvoudig terug te zoeken. Niet alleen op boekstuknummer of leveranciersnaam, maar ook op andere kenmerken, zoals het factuurnummer, factuurdatum, importdatum, etc. In de afbeelding staan alle kenmerken waarop je een factuur terugzoekt. Wanneer je de juiste factuur ziet, zie je ook op welke datum deze gescand is, zoals in de afbeelding hierboven.
Toch de papieren facturen bewaren?
In het digitale archief vind je snel en gemakkelijk de gewenste factuur terug. Er zijn organisaties die de papieren facturen liever nog een tijdje in de originele vorm bewaren. In combinatie met Blue10 is het handig om de gescande, papieren facturen te archiveren op scandatum. Met het opbergen op scandatum bespaar je veel tijd met het archiveren van facturen. Je kan ze na het scannen namelijk allemaal tegelijk archiveren zonder ze nog verder uit te zoeken. Mocht het een keer voorkomen dat je een papieren factuur toch nog nodig hebt, dan is deze eenvoudig terug te vinden via de Blue10 dienst door te zoeken op importdatum.
Bewaarplicht papieren facturen
Als ondernemer krijg je op fiscaal gebied te maken met de bewaarplicht van de Belastingdienst. Volgens wettelijke bepalingen moeten ondernemers bij deze regeling alle boeken, stukken en gegevensdragers die van belang zijn voor de belastingheffing, gedurende een periode van zeven jaar bewaren. Onder deze stukken vallen ook de facturen.