Werking van opheffen betaalblokkade in Exact Globe bij wijziging op de boeking
Het kan voorkomen dat facturen in Exact Globe betaalbaar zijn gesteld, zonder dat deze in Blue10 zijn goedgekeurd voor betaling. Exact Globe heeft namelijk een ‘’functionaliteit’’ in haar software waarmee de betaalblokkering van een inkoopfactuur afgehaald wordt, op het moment dat er een wijziging (door een gebruiker) wordt gedaan op de betreffende boeking in Exact Globe. Door de wijziging wordt de factuur automatisch vrijgegeven voor betaling.
In de volgende twee scenario’s wordt de betaalblokkade in Exact Globe opgeheven na een wijziging in/op de boeking:
- Bij een aanpassing in de kopgegevens van de inkoopfactuur. Dit geldt voor: Leverdatum, Datum, Leverancier, Onze ref., Valuta, Koers, Bedrag, Betalingsconditie.
- Bij een aanpassing in de boekingsregels van de inkoopfactuur.
In de volgende twee scenario’s wordt de betaalblokkade in Exact Globe niet opgeheven na een wijziging in/op de boeking:
- Bij een wijziging van de volgende kopgegevens heft Exact Globe niet de betaalblokkade op: Rapportagedatum, Uw referentie (factuurnummer), Omschrijving, Kostenplaats, Kostendrager, Projectcode.
- Bij een wijziging van de volgende regelvelden heft Exact Globe niet de betaalblokkade op: Datum, Grootboek, Medewerker, Project, Kostenplaats, BTW code, Omschrijving, Rapportagedatum.
Hoe gaat Blue10 hier mee om?
Wij hebben dit issue aangekaart bij Exact, maar zij geven aan dit zo behoort te werken. Om die reden is er een alternatieve oplossing ontwikkeld, zodat facturen die nog niet zijn goedgekeurd voor betaling in Blue10, niet in de betaaladvieslijst van Exact Globe terechtkomen. Voorheen stuurde Blue10 de inkoopfactuur op naar de Inkoopadministratie met daarbij de opmerking ‘Factuur is niet meer geblokkeerd voor betaling in Exact Globe’. De inkoopfactuur werd niet geblokkeerd in Exact Globe.
Voorheen werden facturen zonder het kenmerk “goedgekeurd voor betaling” vanuit Blue10 opgestuurd naar de Inkoopadministratie met als opmerking ‘Factuur is niet meer geblokkeerd voor betaling in Exact Globe’ en werd de factuur niet geblokkeerd in Exact Globe. Vanaf nu heeft Blue10 de alternatieve oplossing aangepast en voert Blue10 een nieuwe controle uit.
Nieuwe controle door Blue10
Iedere nacht controleert Blue10 of er facturen in Exact Globe gedeblokkeerd zijn, die in Blue10 nog niet zijn gekenmerkt als “goedgekeurd voor betaling”. Is een factuur in Exact Globe vrijgegeven voor betaling, maar moet deze factuur volgens Blue10 nog geblokkeerd voor betaling zijn? Dan wordt de factuur automatisch opgestuurd naar de Inkoopadministratie en blokkeert Blue10 wel de inkoopfactuur in Exact Globe.
Het maakt hierbij niet uit of de factuur bij een directeur lag ter goedkeuring of op afwachten bij een controleur. Alle onterecht vrijgegeven facturen worden in een dergelijke situatie automatisch opgestuurd naar de Inkoopadministratie.
Vanaf hier kan een gebruiker in Blue10 de volgende keuzes maken:
- De factuur is onterecht vrijgegeven voor betaling in Exact Globe:
Is de deblokkering in Exact niet bewust uitgevoerd door een gebruiker, maar automatisch door de ‘’functionaliteit’’ van Exact Globe? Blue10 stuurt de inkoopfactuur op naar de Inkoopadministratie. De inkoopadministratie kan de inkoopfactuur opsturen naar de gebruiker waar de inkoopfactuur lag ter controle, zodat de gebruiker de inkoopfactuur verder kan afhandelen in Blue10. - De factuur mag daadwerkelijk betaald worden (vanuit Exact Globe) aan de leverancier:
Is de factuur bewust vrijgegeven en mag deze worden betaald aan de leverancier? Blue10 stuurt de inkoopfactuur op naar de Inkoopadministratie. Vervolgens kan de inkoopfactuur verder afgehandeld worden in Blue10.