Goedkeuren

Controle op facturen die in Exact Globe zijn vrijgegeven voor betaling, zonder goedkeuring in de Blue10 dienst

Omschrijving van de functionaliteit
Het kan voorkomen dat facturen die in Exact Globe al betaalbaar gesteld zijn, zonder dat deze in de Blue10 dienst zijn goedgekeurd voor betaling door een gebruiker die hiervoor rechten heeft. Exact Globe heeft een ‘’functionaliteit’’ in haar software waarmee de betaalblokkering van een factuur afgehaald wordt, op het moment dat er een wijziging (door een gebruiker) wordt gedaan op de betreffende boeking of op de leverancier in Exact Globe. Wanneer bijvoorbeeld de betalingsconditie op de leverancier of de individuele boeking in Exact Globe wijzigt, dan wordt de factuur automatisch vrijgegeven voor betaling.

Wij hebben dit issue aangekaart bij Exact, maar zij geven aan dit zo behoort te werken. Om die reden hebben we er nu een alternatieve oplossing voor ontwikkeld, zodat er in ieder geval geen facturen in de betaaladvieslijst van Exact Globe komen, die in de Blue10 dienst nog niet goedgekeurd voor betaling zijn.

Hoe werkt de functionaliteit?
De Blue10 dienst controleert vanaf nu iedere nacht of er facturen in Exact Globe gedeblokkeerd zijn, die in de Blue10 dienst nog niet het kenmerk “goedgekeurd voor betaling” hebben. Is een factuur in Exact Globe vrijgegeven voor betaling, maar moet deze factuur volgens de Blue10 dienst nog geblokkeerd voor betaling zijn? Dan wordt de factuur (automatisch) opgestuurd naar de Inkoopadministratie met als opmerking Factuur is niet meer geblokkeerd voor betaling in Exact Globe. Het maakt hierbij niet uit of de factuur bij een directeur lag ter goedkeuring of op afwachten bij een controleur. Alle onterecht vrijgegeven facturen worden in een dergelijke situatie automatisch opgestuurd naar de Inkoopadministratie.

Vanaf hier kan de keuze worden gemaakt:

  • De factuur mag daadwerkelijk betaald worden (vanuit Exact Globe) aan de leverancier:
    Is de factuur bewust vrijgegeven en mag deze worden betaald aan de leverancier? Stuur dan in de Blue10 dienst de factuur weer op naar de gebruiker waar de factuur lag ter controle, zodat de gebruiker de factuur verder kan afhandelen in de Blue10 dienst.
  • De factuur is onterecht vrijgegeven voor betaling in Exact Globe:
    Is de deblokkering in Exact niet bewust is uitgevoerd door een gebruiker, maar automatisch door de ‘’functionaliteit’’ van Exact Globe? Volg dan de volgende stappen:

    1. Blokkeer de factuur nogmaals voor betaling in Exact door in de Blue10 dienst de actie Blokkeren voor betaling naar Inkoopadministratie uit te voeren.
    2. Is de actie Blokkeren voor betaling succesvol uitgevoerd? Stuur dan de factuur op naar de gebruiker waar deze lag ter controle.

Let op: Is de actie Blokkeren voor betaling niet beschikbaar, neem dan contact op met Customer support van Blue10 via support@blue10.com of +31 88 258 3101.