Goedkeuren

Acties uitvoeren op Documentdetailpagina

By juli 17th, 2020 No Comments

Omschrijving van de functionaliteit

Iedere gebruiker kan verschillende acties uitvoeren. Welke acties dat zijn hangt af van de toegekende rol en het boekhoudsysteem. In deze blog zetten we per rol de acties uiteen. Wanneer kies je welke actie? Deze vraag beantwoorden we aan de hand van een praktijk voorbeeld. Navigeer snel naar de uitleg voor jou rol door hieronder je rol aan te klikken:

Gebruiker met de rol Boeken

In de Blue10 dienst kan je kiezen tussen de volgende acties:

  • Opsturen
  • Antwoorden
  • Op afwachten zetten
  • Factuur boeken / boeken en blokkeren
  • Blokkering opheffen (deblokkeren)
  • Archiveren

Opsturen kies je als je de inkoopfactuur wil opsturen naar een andere gebruiker in de Blue10 dienst. Met de actie Antwoorden stuur je de inkoopfactuur terug naar de gebruiker waarvan je de inkoopfactuur hebt ontvangen. Heb je een foutieve factuur (dispuutfactuur) vanwege een foutieve prijs, hoeveelheid of tenaamstelling bijvoorbeeld, dan kan je de factuur op afwachten zetten. Geef in de opmerkingen mee waarom de factuur op afwachten staat, dit kan bijvoorbeeld zijn ‘wachten op creditfactuur’.

Als de inkoopfactuur in behandeling is (Status: Behandeling), dan heeft de inkoopfactuur een Blue10 nummer en nog geen boekstuknummer. Dit vind je terug in de kopgegevens. Door de actie Factuur boeken / Boeken en blokkeren uit te voeren, boek je de inkoopfactuur in het boekhoudsysteem. De Blue10 dienst haalt vervolgens het boekstuknummer over uit het boekhoudsysteem.

Bij de actie Boeken en blokkeren (let op: dit geldt niet voor alle boekhoudsystemen) wordt de inkoopfactuur tijdelijk geblokkeerd voor betaling. Nadat de inkoopfactuur is goedgekeurd, wordt met de actie Deblokkeren automatisch met een autoroute de betaalblokkade van de inkoopfactuur in het boekhoudsysteem gehaald.

Elke nacht kijkt de Blue10 dienst of inkoopfacturen een betaaldatum hebben overgekregen. Met een autoroute wordt een inkoopfactuur automatisch gearchiveerd door de actie Archiveren naar Archief.

Je proces verder automatiseren door gebruik van auto- en suggestieroutes? Meer informatie en praktijkvoorbeelden over routes vind je hier >

Gebruiker met de rol Controleren

In het onderdeel Actie heb je de keuze uit de onderstaande acties:
  • Akkoord: als de inkoopfactuur inhoudelijk klopt en akkoord is.
  • Antwoorden: als je de inkoopfactuur met opmerking terug wil sturen naar de gebruiker die de inkoopfactuur naar jou heeft gestuurd.
  • Op afwachten zetten: als je nog geen akkoord kan geven op de inkoopfactuur en je zelf actie hebt ondernomen.
  • Opsturen: als de inkoopfactuur nog niet akkoord is en je een vraag hebt aan een collega of een collega een aanpassing moet doen.

Praktijkvoorbeeld

De administratief medewerk(st)er (rol: boeken) verwerkt de inkoopfacturen in de Blue10 dienst. Dit keer gaat het om een inkoopfactuur waar bloemen worden gefactureerd. Een collega is net jarig geweest en de HR-afdeling verraste de collega met een mooie bos bloemen. De inkoopfactuur wordt doorgestuurd naar jou. Nu zijn er meerdere scenario’s mogelijk:

  1. De inkoopfactuur klopt inhoudelijk: kies voor de actie Akkoord. Indien er nog geen suggestie staat, kies je voor de actie Akkoord en vul je in het veld Naar de gebruiker in naar wie de inkoopfactuur moet ter goedkeuring.
  2. De inkoopfactuur is met een vraag in de opmerkingen naar je toegestuurd: de administratief medewerk(st)er vraagt aan je voor wie de bos bloemen waren. Kies voor de actie Antwoorden, het veld Naar wordt automatisch gevuld. Geef in de opmerkingen de naam mee.
  3. De inkoopfactuur klopt inhoudelijk niet: de leverancier heeft een verkeerd aantal doorberekend en er moet een creditfactuur komen. Je hebt de leverancier opgebeld en ze sturen een creditfactuur. Kies voor de actie Op afwachten zetten Naar je eigen naam en geef in de opmerkingen aan dat je wacht op een creditfactuur. Op het moment dat je een creditfactuur hebt ontvangen zoek je de inkoopfactuur op in het Documentoverzicht: Inkoop overzicht Afwachten. Kies voor de actie Akkoord en vul in het veld Naar de gebruiker in naar wie de inkoopfactuur moet ter goedkeuring.
  4. Je hebt een vraag over de inkoopfactuur aan een andere gebruiker: met de actie Opsturen kan je de inkoopfactuur met opmerking opsturen naar de betreffende gebruiker. Je hebt namelijk deze informatie nodig voordat je akkoord kan gaan met de inkoopfactuur. Heb je de inkoopfactuur terug ontvangen en ben je akkoord? Ga dan voor de actie Akkoord.
Je proces verder automatiseren door gebruik van suggestieroutes? Meer informatie over routes vind je hier >

Gebruiker met de rol Goedkeuren

In het onderdeel Actie heb je de keuze uit de onderstaande acties:

  • Goedkeuren voor betaling: als de inkoopfactuur betaald kan worden. Definitieve goedkeuring.
  • Antwoorden: als je de inkoopfactuur met opmerking terug wil sturen naar de gebruiker die de inkoopfactuur naar jou heeft gestuurd.
  • Op afwachten zetten: als je nog geen goedkeuring kan geven op de inkoopfactuur en je zelf actie hebt ondernomen.
  • Opsturen: als de inkoopfactuur nog niet goedgekeurd kan worden en je een vraag hebt aan een collega of een collega een aanpassing moet doen.
  • Akkoord: als de inkoopfactuur inhoudelijk klopt.

Praktijkvoorbeeld

De administratief medewerk(st)er (rol: boeken) verwerkt de inkoopfacturen in de Blue10 dienst. Dit keer gaat het om een inkoopfactuur waar bloemen worden gefactureerd. Een collega is net jarig geweest en de HR-afdeling verraste de collega met een mooie bos bloemen. De inkoopfactuur wordt doorgestuurd naar jou. Nu zijn er meerdere scenario’s mogelijk:

  1. De inkoopfactuur klopt inhoudelijk: kies voor de actie Goedkeuren voor betaling. Het veld Naar is standaard de Inkoopadministratie bij de actie Goedkeuren voor betaling, omdat de inkoopadministratie de inkoopfactuur daarna gereed maakt voor betaling. 
  2. De inkoopfactuur is met een vraag in de opmerkingen naar je toegestuurd: de administratief medewerk(st)er vraagt aan je voor wie de bos bloemen waren. Kies voor de actie Antwoorden, het veld Naar wordt automatisch gevuld. Geef in de opmerkingen de naam mee.
  3. De inkoopfactuur klopt inhoudelijk niet: de leverancier heeft een verkeerd aantal doorberekend en er moet een creditfactuur komen. Je hebt de leverancier opgebeld en ze sturen een creditfactuur. Kies voor de actie Op afwachten zetten Naar je eigen naam en geef in de opmerkingen aan dat je wacht op een creditfactuur. Op het moment dat je een creditfactuur hebt ontvangen zoek je de inkoopfactuur op in het Documentoverzicht: Inkoop overzicht Afwachten. Kies voor de actie Goedkeuren voor betaling.
  4. Je hebt een vraag over de inkoopfactuur aan een andere gebruiker: met de actie Opsturen kan je de inkoopfactuur met opmerking opsturen naar de betreffende gebruiker. Je hebt namelijk deze informatie nodig voordat je de inkoopfactuur kan goedkeuren. Heb je de inkoopfactuur terug ontvangen en kan de inkoopfactuur betaald worden? Ga dan voor de actie Goedkeuren voor betaling.
  5. In het onderdeel Actie staat dat de inkoopfactuur boven je goedkeurlimiet ligt. De inkoopfactuur heeft een totaalbedrag dat boven het limiet ligt dat je mag goedkeuren en moet ter goedkeuring naar een andere gebruiker. In deze situatie kies je voor de actie Akkoord en in het veld Naar kies je de gebruiker die de inkoopfactuur moet goedkeuren voor betaling.

Hoe werkt de functionaliteit?

Volg de volgende stappen om een actie uit te voeren:

  1. Ga naar Documentoverzicht: Inkoop.
  2. Klik op een regel om een inkoopfactuur te openen.
  3. Kies een Actie die je wil uitvoeren.
  4. In het veld Naar selecteer je een gebruiker naar wie je de factuur wilt opsturen.
  5. In het veld Opmerking kan je eventuele opmerkingen plaatsen.
  6. Wanneer je op Uitvoeren klikt, voert Blue10 de actie uit.

Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met onze Customer support. Wij helpen je graag!