Boeken

Boeken en blokkeren i.c.m. Exact Online

By januari 20th, 2020 No Comments

Met een handigheidje hebben wij het mogelijk gemaakt om in combinatie met Exact Online facturen te (de)blokkeren voor betaling. Zodra de factuur is goedgekeurd voor betaling in de Blue10 dienst wordt de ‘betaalblokkering’ opgeheven in Exact Online. De factuur verschijnt daarna op de betaaladvieslijst in Exact Online.

Werk je met het sluiten van financiële perioden en/of doe je de btw-aangifte in Exact Online? Neem dan contact op met onze Customer support per telefoon via +31 88 2583 101 of mailen naar support@blue10.com. Eén van onze Customer supportmedewerkers denkt graag met je mee over het boeken en blokkeren in jouw Blue10-omgeving.

Let op: Afhankelijk van de workflow in de Blue10 dienst veranderen een aantal zaken in de werkwijze. Keur je facturen eerst goed voordat je deze boekt in Exact Online? Lees dan verder onder het kopje Eerst goedkeuren, dan boeken. Boek je de eerst de facturen in Exact Online en keur je daarna de factuur goed in de Blue10 dienst? Onder het kopje Eerst boeken, dan goedkeuren staat meer informatie.

Eerst goedkeuren, dan boeken

Hoe werkt het nu?
Zodra een factuur is gevalideerd komt deze bij een gebruiker terecht. Deze gebruiker voert de actie Goedkeuring voor betaling uit voordat de factuur daadwerkelijk in Exact Online komt. Door het uitvoeren van de actie Goedkeuring voor betaling is de factuur definitief goedgekeurd. De factuur komt dan binnen in Exact Online waardoor de boeking wordt gemaakt. Op dat moment zijn ook de gemaakte onkosten zichtbaar in Exact Online.

Wat veranderd er voor jullie?
Na het valideren van de factuur is deze direct geboekt in Exact Online. Op de betaaladvieslijst is de boeking dan nog niet beschikbaar, omdat de factuur is ‘geblokkeerd’ voor betaling. Na het boeken van de factuur stuur je de factuur in de Blue10 dienst naar de verantwoordelijke(e) voor goedkeuring. Zodra de factuur is goedgekeurd voor betaling hef je blokkering op en is de factuur beschikbaar in de betaaladvieslijst in Exact Online. Op deze manier heb je direct inzicht in de onkosten, maar kan je facturen pas betalen als ze goedgekeurd voor betaling zijn in de Blue10 dienst.

Wat gaat er in de Blue10 dienst veranderen?
In het startscherm draaien de hokjes Goedkeuren en Boeken om. Daarnaast wijzigen wat autoroutes voor het automatiseren van sommige handelingen. Eén van onze Customer supportmedewerkers voert deze wijzigingen voor je door. Het doorvoeren van deze wijzigingen kan zodra er onder Goedkeuren en Boeken geen facturen meer te verwerken staan.

Eerst boeken, dan goedkeuren

Hoe werkt het nu?
Na het valideren van een factuur is deze direct geboekt in Exact Online. Op de betaaladvieslijst zie je de boeking terug, maar wordt de factuur nog niet betaald. In de Blue10 dienst moet(en) de verantwoordelijk(e) eerst de factuur goedkeuren. Na het uitvoeren van de actie Goedkeuring voor betaling komt de factuur in het betaaloverzicht (in het startscherm onder Betalen) in Blue10 terecht. Aan de hand van deze lijst controleren de meeste klanten welke facturen zijn goedgekeurd en betaald mogen worden.

Wat verandert er voor jullie?
Voor een groot deel blijft de huidige werkwijze ongewijzigd. Na het valideren van facturen is deze direct geboekt in Exact Online. In de betaaladvieslijst in Exact Online is de boeking pas beschikbaar zodra in de Blue10 dienst de factuur is goedgekeurd voor betaling. Vervolgens kan de factuur worden betaald. Op deze manier is het niet meer nodig om aan de hand van de betaallijst in de Blue10  dienst, te checken of facturen zijn goedgekeurd en echt betaald mogen worden.

Wat gaat er in de Blue10 dienst veranderen?
De actie Factuur boeken vervangen we en heet voortaan Boeken en blokkeren. Daarnaast wijzigen wat autoroutes voor het automatiseren van sommige handelingen. Door de aanpassingen boekt en blokkeert de Blue10 dienst de factuur voordat deze daadwerkelijk is goedgekeurd voor betaling. Eén van onze Customer supportmedewerkers voert deze wijzigingen voor je door.

Ik wil dit ook!

Heb je nog vragen over het boeken en blokkeren of wil je gebruikmaken van deze functionaliteit? Neem dan contact op met onze Customer support per telefoon via +31 88 2583 101 of mail naar support@blue10.com.

Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met onze Customer support. Wij helpen je graag!