Boeken

Boeken en blokkeren i.c.m. Unit4

By mei 8th, 2019 No Comments

In de Unit4 API koppeling hebben wij het mogelijk gemaakt om in combinatie met Unit4 facturen te (de)blokkeren voor betaling. Zodra de factuur is goedgekeurd voor betaling in de Blue10 dienst wordt de ‘betaalblokkering’ opgeheven in Unit4. De factuur verschijnt daarna op de betaaladvieslijst in Unit4.

Let op: Afhankelijk van de workflow in de Blue10 dienst veranderen een aantal zaken in de werkwijze. Keur je facturen eerst goed voordat je deze boekt in Unit4? Lees dan verder onder het kopje Eerst goedkeuren, dan boeken. Boek je de eerst de facturen in Unit4 en keur je daarna de factuur goed in de Blue10 dienst? Onder het kopje Eerst boeken, dan goedkeuren staat meer informatie.

Eerst goedkeuren, dan boeken

Hoe werkt het nu?
Zodra een factuur is gevalideerd komt deze bij een gebruiker terecht. Deze gebruiker voert de actie Goedkeuren voor betaling uit voordat de factuur daadwerkelijk in Unit4 komt. Door het uitvoeren van de actie Goedkeuren voor betaling is de factuur definitief goedgekeurd. De factuur komt dan binnen in Unit4 waardoor de boeking wordt gemaakt. Op dat moment zijn ook de gemaakte onkosten zichtbaar in Unit4.

Indien er voor deze werkwijze gekozen is omdat het niet mogelijk was om facturen te blokkeren voor betaling in Unit4 totdat ze zijn goedgekeurd in de Blue10 dienst, dan is het mogelijk om de route die een factuur aflegt in de Blue10 dienst aan te passen. Als jullie de huidige werkwijze (eerst goedkeuren, dan boeken) willen blijven behouden, verandert er niets in de Blue10 dienst.

Indien je met de mogelijkheid om te kunnen blokkeren voor betaling de werkwijze om wil draaien en facturen eerst wil boeken en blokkeren in Unit4 en na goedkeuring voor betaling in de Blue10 dienst wil laten vrijgeven voor betaling in Unit4. Lees dan hieronder verder wat er verandert en wat er in de Blue10 dienst verandert.

Wat veranderd er voor jullie?
Na het valideren van de factuur is deze direct geboekt in Unit4. Op de betaaladvieslijst is de boeking dan nog niet beschikbaar, omdat de factuur is ‘geblokkeerd’ voor betaling. Na het boeken van de factuur stuur je de factuur in de Blue10 dienst naar de verantwoordelijke(n) voor goedkeuring. Zodra de factuur is goedgekeurd voor betaling hef je blokkering op en is de factuur beschikbaar in de betaaladvieslijst in Unit4. Op deze manier heb je direct inzicht in de onkosten, maar kan je facturen pas betalen als ze goedgekeurd voor betaling zijn in de Blue10 dienst.

Wat gaat er in de Blue10 dienst veranderen?
In het startscherm draaien de hokjes Goedkeuren en Boeken om. Daarnaast wijzigen wat autoroutes voor het automatiseren van sommige handelingen. Eén van onze Customer supportmedewerkers voert deze wijzigingen voor je door. Het doorvoeren van deze wijzigingen kan zodra er onder Goedkeuren en Boeken geen facturen meer te verwerken staan.

Eerst boeken, dan goedkeuren

Hoe werkt het nu?
Na het valideren van een factuur is deze direct geboekt in Unit4. Op de betaaladvieslijst zie je de boeking terug, maar wordt de factuur nog niet betaald. In de Blue10 dienst moet(en) de verantwoordelijke(n) eerst de factuur goedkeuren. Na het uitvoeren van de actie Goedkeuren voor betaling komt de factuur in het betaaloverzicht (in het startscherm onder Betalen) in de Blue10 dienst terecht. Aan de hand van deze lijst controleren de meeste klanten welke facturen betaald mogen worden.

Wat verandert er voor jullie?
Voor een groot deel blijft de huidige werkwijze ongewijzigd. Na het valideren van facturen is deze direct geboekt in Unit4. Vanaf het moment dat dit is ingesteld worden facturen tegelijk met het boeken ook geblokkeerd voor betaling. In de betaaladvieslijst in Unit4 is de boeking dan ook pas beschikbaar zodra in de Blue10 dienst de factuur is goedgekeurd voor betaling. Vervolgens kan de factuur worden betaald.
Op deze manier is het niet meer nodig om aan de hand van de betaallijst in de Blue10 dienst te checken of facturen zijn goedgekeurd en echt betaald mogen worden.

Wat gaat er in de Blue10 dienst veranderen?
De actie Factuur boeken vervangen we en heet voortaan Boeken en blokkeren. Daarnaast wijzigen wat autoroutes voor het automatiseren van sommige handelingen. Door de aanpassingen boekt en blokkeert Blue10 de factuur voordat deze daadwerkelijk is goedgekeurd voor betaling. Eén van onze Customer supportmedewerkers voert deze wijzigingen voor je door.

Ik wil dit ook!

Heb je nog vragen over het boeken en blokkeren of wil je gebruik maken van deze functionaliteit? Neem dan contact op met onze Customer support per telefoon via +31 88 2583 101 of mail naar support@blue10.com.

Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met onze Customer support. Wij helpen je graag!