Valideren

Boekingstemplates

By mei 8th, 2019 No Comments

Let op: Deze blog geldt alleen voor gebruikers die werken met AccountView, Exact Globe, Twinfield, iMuis, Exact Online, Visma en Unit4 Multivers (Online).

Boekingstemplates geven de mogelijkheid om het coderen en boeken van facturen te versnellen en te automatiseren. Met een boekingstemplate is het mogelijk om veelgebruikte coderingen eenvoudig te hergebruiken en standaard toe te passen. Indien gewenst zelfs met een standaard verdeling van de kosten per grootboek. Hierdoor hoef je niet iedere keer de boekingsregels handmatig aan te maken.

Sommige boekhoudsystemen kennen een gelijke functionaliteit; bijvoorbeeld een standaard grootboekrekening bij een leverancier of in sommige situaties één of meer standaard boekingsscenario’s. Deze stamgegevens neemt de Blue10 dienst over en blijven beschikbaar naast eventuele (nieuwe) templates in de Blue10 dienst.

Let op: Het is niet mogelijk om vanuit de Blue10 dienst de boekingstemplates uit het boekhoudsysteem aan te passen en/of bij te werken.
Let op: Werk je met Twinfield of Unit4 Multivers (Online)? Indien je op dit moment één of meer boekingstemplates hebt aangemaakt in je boekhoudsysteem, neemt de Blue10 dienst alleen deze templates over.

Gebruik van boekingstemplates

Tijdens het valideren van een factuur doorloop je verschillende velden, waaronder het veld Boekingstemplate:

In het veld Boekingstemplate heb je een keuzelijst met verschillende boekingtemplates. De icoontjes naast het veld hebben de volgende mogelijkheden:

  • : Klik hierop om het boekingstemplate te bewerken. Dit geldt alleen voor boekingstemplates die in de Blue10 dienst zijn aangemaakt.
  • : Klik hierop om een nieuw boekingstemplate aan te maken.

Aanmaken van boekingstemplates

Volg de volgende stappen voor het aanmaken van een boekingstemplate:

  1. Open de betreffende factuur in het valideerscherm (Start > Valideren). Door te klikken op  naast het veld Boekingstemplate in het valideerscherm, maak je een nieuw boekingstemplate aan.
    Tip: Wanneer er al een omschrijving of een uitsplitsing in de codeerregels is gemaakt, neemt de Blue10 dienst deze gegevens over in het scherm waarin je een nieuw boekingstemplate aanmaakt.
  2. Vul de volgende velden:
    • Naam: Vul hier de naam van het boekingstemplate.
    • Voorkeurstemplate: Vink dit veld aan om het boekingstemplate standaard toe te passen bij de betreffende leverancier.
    • Omschrijving: Vul hier een standaard kop omschrijving in.
  3. De volgende stap is het invullen van de regels zoals je dat gewend bent bij het coderen van facturen.

    In de kolom Bedrag type kan je kiezen hoe de kosten standaard verdeeld moeten worden over de regels:

    • Geen: Er wordt geen bedrag verdeeld.
    • Vast bedrag: Vul hier een vast bedrag in dat standaard wordt gevuld. Bijvoorbeeld 100 euro.
    • Percentage: Vul hier een percentage van het totaalbedrag voor deze regel. Alle regels bij elkaar moeten 100% zijn.
    • Rest: Wanneer je een regel hebt met een vast bedrag, kan er met deze optie et restant van het bedrag op deze regel geplaatst worden.
      Let op: Het is niet mogelijk om het Bedrag type ‘Vast bedrag’ en/of ‘Rest’ te combineren met Bedrag type ‘Percentage’. Ook is het niet mogelijk om het Bedrag type ‘Vast bedrag’ en ‘Geen’ met elkaar te combineren.
  4. Klik tot slot op Opslaan.

Bewerken van boekingstemplate

Volg de volgende stappen voor het bewerken van een boekingstemplate:

  1.  Open de betreffende factuur in het valideerscherm (Start > Valideren). Zorg dat in het veld Leverancier de leverancier van de factuur is ingevuld.
  2. Door te klikken op  naast het veld Boekingstemplate in het valideerscherm, kan je het boekingstemplate bewerken. Hiermee bewerk je alleen het boekingstemplate van de leverancier die staat gevuld in het veld Leverancier binnen de administratie die staat gevuld in het veld Administratie.
  3. Het bewerken van het boekingstemplate werkt hetzelfde als het aanmaken van het boekingstemplate. Voer de gewenste wijzigingen door in de velden en codeerregels.
  4. Klik tot slot op Opslaan.

Verwijderen van boekingstemplate

Volg de volgende stappen voor het verwijderen van een boekingstemplate:

  1. Open de betreffende factuur in het valideerscherm (Start > Valideren). Zorg dat in het veld Leverancier de leverancier van de factuur is ingevuld.
  2. Door te klikken op  naast het veld Boekingstemplate in het valideerscherm, kan je het boekingstemplate bewerken. Hiermee bewerk je alleen het boekingstemplate van de leverancier die staat gevuld in het veld Leverancier binnen de administratie die staat gevuld in het veld Administratie.
  3. Klik vervolgens op Verwijder om het boekingstemplate te verwijderen.
Let op: Op deze manier is het alleen mogelijk om boekingstemplates die zijn aangemaakt in de Blue10 dienst te verwijderen. Boekingstemplates die oorspronkelijk in het boekhoudsysteem zijn aangemaakt kan je alleen in het boekhoudsysteem zelf verwijderen.

Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met onze Customer support. Wij helpen je graag!