Valideren

Controle op dubbele facturen

By januari 20th, 2020 No Comments

Om te voorkomen dat een factuur twee keer in je administratie wordt verwerkt, doet de Blue10 dienst een controle op dubbele facturen. De Blue10 dienst checkt op basis van de combinatie leverancier en factuurnummer in één administratie of de factuur reeds in het systeem staat.

Waar doet Blue10 de controle op dubbele facturen?

In het valideerscherm (Start > Valideren) geeft de Blue10 dienst aan of de factuur al reeds bestaat in het systeem. Als er al een andere factuur met hetzelfde factuurnummer in combinatie met dezelfde leverancier bestaat, geeft de Blue10 dienst hiervan een melding. Het veld Factuur nr. wordt rood en er verschijnt de melding Factuur met dit nummer bestaat reeds in workflow.

Als je doorklikt op het icoontje naast het veld Factuur nr., verschijnt de factuur die al in Blue10 bestaat in een nieuw tabblad.

Door beide tabbladen naast elkaar te openen, is het mogelijk om de facturen te vergelijken. Als de factuur daadwerkelijk dubbel is, klik dan op het prullenbakje om de factuur uit het systeem te verwijderen.

Als de factuur niet dubbel is en je wilt deze verwerken, pas dan het factuurnummer aan zodat deze uniek is.

Is een dubbele factuur twee keer gevalideerd?

Het kan voorkomen dat in één valideersessie twee dezelfde facturen staan die je vlak na elkaar valideert. Eén van de twee facturen wordt dan geboekt. De andere factuur krijgt de melding ‘Fout bij inkoopfacturen’.

Volg onderstaande stappen om de dubbele factuur op te zoeken en opnieuw te verwerken:

  1. Klik op Valideren en dan op de regel van de foutmelding Fout bij inkoopfacturen. Je komt nu in het factuuroverzicht waar de factuur staat in de fout.
  2. Open de desbetreffende factuur. Hier zie je de status Importfout met de melding dat deze al bestaat in de workflow. Als de factuur inderdaad dubbel in de Blue10 dienst staat, kan je deze importfout verwijderen door de volgende stappen te volgen.

    Let op: Zie je een andere melding? Neem contact op met onze Customer support voor het verhelpen van de melding.
  3. Kopieer het factuurnummer in het veld Fact. Nr..
  4. Ga terug naar het factuuroverzicht door te klikken op Facturen/Inkoop in het menu.
  5. Klik eerst op Wis. Selecteer daarna het desbetreffende bedrijf/administratie en vul het factuurnummer. Klik vervolgens op Zoek.
  6. Er komen twee resultaten naar voren: Een factuur met de Laatste Actie is Fout en de factuur die is gevalideerd/geboekt.
  7. Controleer, door het openen van de factuur, of de facturen daadwerkelijk hetzelfde zijn.
    Is de foutieve factuur exact dezelfde als de gevalideerde/geboekte factuur? Open dan de factuur met de Laatste Actie is Fout en klik op Verwijderen. Hiermee is de dubbele factuur uit het systeem.Volg de volgende stappen indien de facturen niet hetzelfde zijn:
  8. Ga naar Scannen > Batchoverzicht.
  9. Filter op rechtsboven op status 7. Beschikbaar in factuuroverzicht en klik op Filter.
  10. Open de foutmelding door op de regel te klikken. Onder het kopje Origineel kan je de factuur openen en opnieuw opslaan als PDF op je computer.
  11. Voeg de factuur via Start > Importeren > Importeren opnieuw toe aan de Blue10 dienst zodat je deze met het juiste factuurnummer kan valideren. Hiermee is de dubbele factuur uit het systeem.

Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met onze Customer support. Wij helpen je graag!