Welke actie heb je uitgevoerd in de Blue10 dienst?
Er zijn verschillende manieren om een document te importeren in de Blue10 dienst, waaronder het mailen van een document naar een Blue10 e-mailadres. Na het versturen van de e-mail ontvangt de afzender een auto-reply dat de e-mail wel of niet succesvol is aangekomen in de Blue10 dienst. De afzender van de e-mail heeft na het versturen van een e-mail naar jullie Blue10 e-mailadres een bericht ontvangen met de melding ‘550 SPF check failed’. De e-mail met document(en) is dan ook niet in de Blue10 dienst terecht gekomen.
Waarom is deze actie niet gelukt?
De e-mail is niet binnengekomen in de Blue10 dienst door een instelling in de DNS van het domein van de leverancier. Dit is ter beveiliging van het ontvangen van e-mails.
Om zoveel mogelijk spamberichten te weren uit de Blue10 dienst, voert de e-mail hostingpartij van Blue10 een basis SPF controle uit op iedere e-mail die binnenkomt op een Blue10 e-mailadres.
SPF staat voor Sender Policy Framework en controleert feitelijk of de e-mail server gemachtigd is, om uit naam van de leverancier, e-mails te versturen. Het volgende voorbeeld geeft wat meer context waar we uit gaan van een leverancier als afzender van de e-mail die niet is binnengekomen in de Blue10 dienst:
De leverancier heeft een abonnement voor het gebruik van internet bij een provider zoals bijvoorbeeld Ziggo. Hierbij maakt de leverancier gebruik de e-mail services van de provider. Wanneer de leverancier een e-mail stuurt met als het afzend e-mailadres leverancier@provider.nl, zal deze e-mail de SPF controle succesvol doorstaan en komt de e-mail aan bij de ontvanger. Dit komt omdat het domein in het afzend e-mailadres overeenkomt met de provider waarbij de e-mail services wordt afgenomen.
De leverancier kan ook een zakelijk e-mailadres hebben, zoals bijvoorbeeld administratie@bedrijfsnaamleverancier.nl. In dit geval heeft de leverancier met het zakelijke e-mailadres een e-mail met document(en) naar jullie Blue10 e-mailadres verstuurd.
Deze e-mail is verstuurd met het afzend e-mailadres administratie@bedrijfsnaamleverancier.nl en wordt via de e-mailserver van de provider verstuurd. De e-mailserver van de provider stuurt deze e-mail naar de e-mailserver van Blue10. Door de basis SPF controle wordt deze e-mail tegengehouden, omdat de provider ‘provider.nl’ niet gemachtigd is om namens ‘bedrijfsnaamleverancier.nl’ e-mails te versturen. Op het domein ‘bedrijfsnaamleverancier.nl’ ontbreekt een SPF tekst regel om aan te geven dat de provider ook vanuit het e-mailadres administratie@bedrijfsnaamleverancier.nl e-mails mag versturen.
Hoe kan je de foutmelding verhelpen?
Blue10 kan deze melding niet verhelpen, maar de afzender van de e-mail kan dat wel. In geval van bovenstaand voorbeeld is dat de leverancier. De leverancier dient een correcte SPF record te hebben waarmee de minimale vereiste voor een correct afgeleverde e-mail worden voldaan. Zoals eerder gemeld heeft de leverancier een e-mail ontvangen dat de e-mail niet succesvol is aangekomen in de Blue10 dienst.
Om een correct SPF record in te stellen, kan de leverancier de volgende stappen volgen:
- Controleer hier de SPF tekst regels die ingesteld zijn in jullie domein. Met betrekking tot het voorbeeld staat hier niet het adres van de genoemde provider. Ga dan naar de volgende stap.
- Open de DNS instellingen van de organisatie domein.
- Voeg aan de bestaande SPF tekst regel een extra SPF tekst toe. Het is afhankelijk van de e-mailprovider wat er aan de bestaande SPF regel toegevoegd moet worden. Dit staat vaak op de website van de mailprovider door te zoeken naar ‘SPF record [naam provider]’.
- Voeg de gevonden regel toe aan jullie bestaande SPF record.
In bovenstaand voorbeeld, waarbij de provider Ziggo is, moet de volgende tekst worden toegevoegd aan het bestaande tekst record “include:smtp.spf.ziggo.nl” in het domein van @bedrijfsnaamleverancier.nl.
Ondersteuning gewenst?
Verdwijnen de meldingen niet na het uitvoeren van bovenstaande stappen, heb je hier vragen over of is ondersteuning vanuit Blue10 gewenst? Stuur een e-mail naar support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101.