Skip to main content
Beheer

Gepersonaliseerd archief en zoekrechten

By mei 29th, 2019No Comments

In de Blue10 dienst bouwt iedere gebruiker een gepersonaliseerd archief op. Zo kan je per gebruiker instellen of een gebruiker mag terugzoeken in zijn eigen archief of het gehele archief. In deze blog lees je meer over het gepersonaliseerd archief en de zoekrechten van gebruikers in de Blue10 dienst.

Gepersonaliseerd archief

Om je eigen gepersonaliseerd archief te bekijken, klik je in het menu op Inkoop en kom je in het factuuroverzicht.

In het factuuroverzicht, kies je bij Overzicht > Eerder gezien. Standaard staat bij Ligt bij je eigen naam. Wanneer je onderdeel bent van een andere gebruiker of groep, dan moet je bij Ligt bij je eigen naam kiezen. Met deze filtering komen alle facturen naar voren die eerder bij je zijn langsgekomen of die je hebt behandeld.
Heb je rechten om alle facturen te zien? Dan is het mogelijk om per gebruiker in te zien welke facturen die gebruiker heeft behandeld.

Zoekrechten in de Blue10 dienst

Hoe uitgebreid het persoonlijke archief is, is afhankelijk van de zoekrechten die de betreffende gebruiker heeft. In de Blue10 dienst zijn de zoekrechten gekoppeld aan de rol welke de gebruiker heeft. Hieronder een overzicht van de zoekrechten per rol:

  • Gebruiker met de rol Boeken heeft het zoekrecht Alle facturen zien en alle sturen:
    Hiermee heeft de gebruiker maximale rechten binnen de Blue10 dienst. De gebruiker kan alle facturen zien binnen de administraties waarvoor hij/zij rechten heeft. Daarnaast heeft de gebruiker de mogelijkheid om een factuur bij een andere gebruiker ‘weg te halen’ door deze op te sturen naar een gebruiker of groep.
    Let op: Met deze zoekrechten mag de gebruiker standaard vertrouwelijk facturen inzien.
  • Gebruiker met de rol Controleren heeft het zoekrecht Eerder geziene facturen zien en eigen sturen:
    Hiermee heeft de gebruiker rechten om de facturen te zien die naar hem/haar gestuurd zijn en om deze facturen door te sturen naar een andere gebruiker. Nadat de facturen zijn doorgestuurd kan de gebruiker deze terugzoeken met behulp van het overzicht Eerder gezien.
  • Gebruiker met de rol Goedkeuren voor betaling heeft het zoekrecht Alle facturen zien en eigen sturen:
    Hiermee heeft de gebruiker de rechten om alle facturen te zien binnen de administraties waarvoor hij/zij rechten heeft. De gebruiker kan alleen de facturen afhandelen (goedkeuren voor betaling, doorsturen, etc.) die hij/zij op dat moment bij zich heeft staan.
    Let op: Met deze zoekrechten mag de gebruiker standaard vertrouwelijk facturen inzien.

Zoekrechten van gebruiker met geavanceerde rechten

In de basis heeft iedere gebruiker een standaardrol. Als een gebruiker niet binnen een standaardrol past, is het mogelijk om geavanceerde rechten in te stellen. Lees hier meer over in de blog over het gebruikersbeheer.

In de geavanceerde rechten zijn er meer mogelijkheden om de zoekrechten in te stellen. Per gebruiker stel je via Beheer > Gebruikers de rechten in om toegang te krijgen tot een archief. Met de geavanceerde rechten zijn er drie mogelijkheden per gebruiker met betrekking tot de toegang tot een archief:

  1. Per gebruiker kan je instellen of iemand tot één of meerdere administratie toegang heeft;
  2. Per gebruiker kan je instellen of iemand alle facturen van de administratie mag zien of alleen de eigen, behandelde facturen.
  3. Per gebruiker kun je instellen of iemand vertrouwelijke facturen mag zien. Vertrouwelijkheid kan je per leverancier instellen. Ook kan een gebruiker met het recht voor vertrouwelijke facturen per factuur aangeven of deze vertrouwelijk is.

Naast de standaard zoekrechten, zijn er ook meer mogelijkheden in het veld Zoekrechten.

Het volgende zoekrecht is beschikbaar zodra de geavanceerde rechten zijn aangezet:

  • Het zoekrecht Alleen eigen facturen zien en sturen:
    Hiermee heeft de gebruiker rechten om de facturen te zien die naar hem/haar gestuurd zijn en om deze facturen door te sturen naar een andere gebruiker. Nadat de facturen zijn doorgestuurd kan de gebruiker deze niet meer inzien.

In combinatie met MS Dynamics NAV zijn de volgende zoekrechten ook beschikbaar voor gebruikers met geavanceerde gebruikers rechten:

  • Het zoekrecht Facturen met inkooporder zien en eigen sturen:
    De gebruiker heeft rechten om alle facturen met een inkooporder te zien binnen de administraties waarvoor hij rechten heeft. Kostenfacturen zijn alleen zichtbaar als ze bij de gebruiker zelf liggen. De gebruiker kan alleen de facturen afhandelen (goedkeuren, doorsturen, etc.) die hij op dat moment bij zich heeft staan.
  • Het zoekrecht Eerder geziene facturen en facturen met inkooporder zien en eigen sturen:
    Hiermee kan een gebruiker alle facturen met een inkooporder zien. Kostenfacturen zijn alleen zichtbaar als ze bij deze gebruiker liggen. De gebruiker kan alleen de facturen afhandelen (goedkeuren, doorsturen, etc.) die hij op dat moment bij zich heeft staan. Hij bouwt wel een persoonlijk archief op van facturen die hij eerder gezien heeft.

Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met onze Customer support. Wij helpen je graag!