Beheer

Nieuwe methode blokkeren facturen in Exact Online

By maart 31st, 2020 No Comments

Omschrijving van de functionaliteit

Zoals je misschien wel weet, gebruikte de Blue10 dienst voorheen een speciale betalingsconditie om elke vanuit de Blue10 dienst geboekte factuur in Exact Online tijdelijk te blokkeren voor betaling. Wanneer de factuur in de Blue10 dienst werd goedgekeurd, werd de betalingsconditie in Exact Online weer teruggezet op de betalingsconditie die tijdens het valideren was meegegeven aan de factuur.  Afhankelijk van de betalingsconditie kon de factuur vervolgens geselecteerd worden in de betaaladvieslijst van Exact Online.

Deze methode werd na overleg met Exact Online geadviseerd, maar kon voor problemen zorgen op het moment dat de periode werd afgesloten en/of de (tijdelijke) btw-aangifte werd gedaan. Na veel feedback vanuit onze klanten hebben we het verzoek bij Exact Online neergelegd om na te denken over een andere oplossing. Met een handigheidje is het nu mogelijk de factuur op een andere wijze te (de)blokkeren voor betaling. Het verschil zit hem vooral in hoe dit technisch werkt, wat we je graag uitleggen in deze blog. Hierin lichten we eerst toe hoe het voorheen werkte en daarna hoe het nu in elkaar steekt.

Is er na het lezen van de blog nog iets onduidelijk? Geen probleem, onze Customer Support helpt je graag!

Hoe werkte het voorheen?

Bij het koppelen van een nieuwe administratie vanuit Blue10 werd er door ons een betalingconditie aangemaakt met de betaalmethode ‘Kas’. Doordat een ‘Kas’ methode werd gebruikt, kwamen de facturen niet tevoorschijn om de betaal advieslijst van Exact Online.

Vanuit de Blue10 dienst werd de factuur gevalideerd met de juiste betalingsconditie. Na het aanbieden van de factuur aan Exact Online ontvingen we de gegevens van de factuur, zoals een vervaldatum en een boekstuknummer. Hierna ging de Blue10 dienst opnieuw naar de boeking in Exact Online en werd de betalingsconditie aangepast naar B1 – geblokkeerd voor betaling. In de Blue10 dienst werd de gevalideerde betalingsconditie bij de factuur opgeslagen en, op het moment dat de factuur was goedgekeurd voor betaling, werd de opgeslagen betalingsconditie teruggezet op de boeking in Exact Online.

De grootste nadelen werden echter pas later duidelijk. Zodra de periode was afgesloten of zodra er een btw aangifte was gedaan in Exact Online werd de boeking op slot gezet en kon de betalingsconditie op de boeking niet meer worden gewijzigd. De actie deblokkeren werd in de Blue10 dienst ongedaan gemaakt met de foutmelding ‘Reeds verwerkt’. Ook de openstaande postenlijst werd onoverzichtelijk doordat de betalingsconditie die Blue10 gebruikte een vervaltermijn van 0 dagen had.

Wat is er veranderd?

Exact Online heeft aan hun kant een technische wijziging doorgevoerd waardoor de Blue10 dienst nu een factuur kan blokkeren zonder de betalingsconditie op de boeking te wijzigen.

Hoe werkt het nu?

Na het succesvol boeken van de factuur in Exact Online wordt de betaalmethode op de openstaande post gewijzigd. De betalingsconditie in de boeking zelf blijft ongewijzigd ten opzichte van de betalingsconditie die bij de factuur is gevalideerd. Als de boeking in de Blue10 dienst na goedkeuring wordt gedeblokkeerd voor betaling zal, waar nodig, de Blue10 dienst de betaalmethode op de openstaande post aanpassen. Als voorbeeld: Bij een boeking welke als incassobetaling wordt afgeschreven, zal de betaalmethode op de openstaande posten lijst niet gewijzigd worden.

In de overgangsperiode waarbij reeds geboekte facturen met een betalingsconditie zijn geblokkeerd en nieuwe facturen middels de betaalmethode worden geblokkeerd voor betaling, controleert de Blue10 dienst op beide kenmerken. Zo wordt de factuur altijd op de juiste manier vrijgegeven voor betaling.

Let opNet als voorheen kan de betaalmethode automatisch worden aangepast door het wijzigen van de (directe) inkoopfactuur en/of financiële boeking. Bijvoorbeeld door het aanpassen van het project op de directe inkoopfactuur, wordt de betalingsconditie weer opnieuw toegepast en wijzigt de betaalmethode op de openstaande posten lijst. Vanuit Blue10 zoeken we naar een goede methode om deze onbedoelde wijzigingen op de openstaande posten inzichtelijk te krijgen in de Blue10 dienst.

Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met onze Customer support. Wij helpen je graag!