Voor de levering van goederen of de uitvoering van een dienst ontvangen organisaties naast een inkoopfactuur ook een pakbon/servicebon. Met Blue10 is het mogelijk om de pakbon/servicebon direct bij ontvangst te digitaliseren en te koppelen aan de factuur. Hiermee kan een controleur of goedkeurder de factuur beter en zorgvuldiger controleren. Daarnaast zijn alle pakbonnen snel en eenvoudig terug te vinden in het digitale archief. Meer weten over het verwerken van pakbonnen? Bekijk hiernaast het filmpje.
Met de pakbonmodule van Blue10 is het mogelijk om de pakbonnen en inkoopfacturen los van elkaar te importeren en te verwerken. Blue10 koppelt automatisch de inkoopfactuur en pakbon aan elkaar op basis van inkooporder- en/of pakbonnummer.
Hoe werkt de pakbonmodule?
Een pakbon doorloopt de volgende stappen in Blue10:
- Importeren van een pakbon:
Importeer eenvoudig een pakbon met de Blue10 App of e-mail deze naar een specifiek Blue10 e-mailadres die gericht is op de ontvangst van alleen pakbonnen. Meer weten? Lees hier verder.
Let op: Is er geen specifiek Blue10 e-mailadres ingesteld voor documenttype pakbon? Geef dan in het splitscherm het documenttype Pakbon aan. - Valideren van een pakbon:
Na het importeren van de pakbon, is deze beschikbaar in het valideerscherm. Meer weten? Lees hier verder. - Pakbon automatisch koppelen aan inkoopfactuur:
Het is niet vereist om de inkoopfactuur en pakbon tegelijkertijd te verwerken. Blue10 kan op basis van de inkooporder- en/of pakbonnummer beide documenten automatisch aan elkaar koppelen. Meer weten? Lees hier verder. - Inkoopfactuur goedkeuren met een pakbon:
Tijdens het controleren en goedkeuren voor betaling kan een gebruiker op de Documentdetailpagina: Inkoop op tabblad Pakbonnen de gekoppelde pakbon(nen) bekijken. Het is dan mogelijk om te controleren of de geleverde goederen/diensten overeenkomen met de gefactureerde kosten. - Archiveren en terugzoeken van een pakbon:
Via Pakbon in het menu is het Documentenoverzicht: Pakbon te openen. Vanuit dit overzicht is het mogelijk om een pakbon op te zoeken en te openen voor meer details op de Documentdetailpagina: Pakbon.
Pakbonmodule activeren in Blue10
Een gebruiker met beheerdersrechten kan de pakbonmodule activeren:
- Ga naar Beheer > Bedrijven en open het gewenste bedrijf.
- Zet het veld Gebruik pakbon module op Ja.
- Klik op Opslaan. Na het opslaan is de pakbonmodule actief.
