Routes instellen

Proces in de praktijk

De administratief medewerk(st)er (rol: boeken) verwerkt de inkoopfacturen in het valideerscherm. Na het valideren worden de inkoopfacturen opgestuurd naar de manager (rol: controleren). Wanneer de manager de inkoopfactuur heeft gecontroleerd en de actie Akkoord uitvoert, wordt de inkoopfactuur opgestuurd naar de directeur (rol: goedkeuren voor betaling).

De directeur voert de actie Goedkeuren voor betaling uit als de inkoopfactuur definitief goedgekeurd kan worden. De inkoopfactuur wordt geboekt en komt daarna automatisch op de betaallijst in het boekhoudsysteem te staan.

Na betaling worden de inkoopfacturen automatisch gearchiveerd naar het archief in Blue10.

Proces in Blue10

Inkoopfacturen worden in het valideerscherm verwerkt door een gebruiker met de rol Boeken. Nadat de inkoopfactuur is opgeslagen in het valideerscherm staat de inkoopfactuur onder de stap Goedkeuren. Met een autoroute wordt de inkoopfactuur na het valideren opgestuurd naar de manager (route A). De manager beoordeelt de inkoopfactuur inhoudelijk. De manager voert met een suggestieroute de actie Akkoord uit en stuurt de inkoopfactuur door naar de directeur (route B).

Met de actie Goedkeuren voor betaling die de directeur uitvoert (route C) wordt vervolgens de inkoopfactuur geboekt (route D). De inkoopfactuur komt op de betaaladvieslijst te staan en in Blue10 onder de stap Betalen. Zodra de betaaldatum is overgehaald uit het boekhoudsysteem voert een autoroute de actie Archiveren naar Archief uit (route E).

Deze routes zijn in het onderstaande schema ingedeeld op proces binnen Blue10.

Tip: geen gebruiker met de rol controleren en alleen een gebruiker met de rol goedkeuren voor betaling? Verander de naam Manager voor Directeur in Route A. Route B vervalt.

Inrichting in Blue10

Hoe je het bovenstaande proces vertaalt naar het instellen van routes in Blue10 vind je hieronder.

Let op: Bij het aanmaken van een route staat Bedrijf standaard ingesteld op Alle. Indien elk bedrijf verschilt in wie de controleur en goedkeurder zijn, selecteer hier het betreffende bedrijf.

Overzicht autoroutes

Ga naar Beheer > Autoroutes en maak de volgende route (route A) aan:

Het autoroute overzicht ziet er als volgt uit:

Overzicht suggestieroutes

Ga naar Beheer > Suggestieroutes en maak de volgende route (route B) aan:

Het suggestieroute overzicht ziet er als volgt uit:

Tip: Goedkeurders zien automatisch de actie Goedkeuren voor betaling in het actieveld. Het is niet nodig om hier een suggestieroute (Route C) voor aan te maken.

Route D en Route E staan standaard ingesteld, dus deze routes hoef je niet handmatig aan te maken.