Elektronisch factureren is een term die we regelmatig tegenkomen als er wordt gesproken over digitaal verwerken van facturen. De termen ‘elektronische factuur’ en ‘digitale factuur’ worden daarbij nogal eens door elkaar gebruikt. Het verschil tussen beide typen facturen, hebben we in een eerdere blog al eens toegelicht.
Met papieren en digitale (PDF) facturen ben je gewend dat er factuurherkenning wordt toegepast op de ontvangen facturen. De herkende gegevens kun je daarna controleren in het Valideerscherm. Een elektronische factuur is een XML bericht waarin leverancier, factuurnummer, datum, bedragen en overige kenmerken vaststaan in een elektronisch bericht. Op het moment dat je een elektronische factuur ontvangt, wordt er geen factuurherkenning meer op deze facturen toegepast zoals je dat nu gewend bent. De herkende gegevens van een factuur hoef je dan ook niet meer te controleren in het valideerscherm. Bij ontvangst van een elektronische factuur, staat deze factuur na binnenkomst direct onder de stap Boeken in Blue10. Alle relevante kenmerken zijn direct geregistreerd.
Tip: Maak gebruik van een boekingstemplate bij een leverancier zodat een elektronische factuur, wanneer de codering 100% sluitend is, automatisch wordt geboekt in het boekhoudsysteem. Blue10 voert dan de acties valideren en boeken automatisch uit zodat de boeking direct in het boekhoudsysteem terecht komt. Meer weten over het instellen van een boekingstemplate? Lees hier verder.
Let op: Is het gewenst om toch een elektronische factuur in het valideerscherm te verwerken? Lees hier verder.
XML facturen bestaan bijna altijd uit een Pdf-bestand (voor de afbeelding in de workflow) en een XML-bestand (voor de kenmerken van de factuur). Voor een goede verwerking van XML facturen in Blue10 is het noodzakelijk dat de Pdf en XML in één e-mail door de leverancier worden aangeleverd. Ook hierbij geldt dat e-mails met meerdere Pdf-bestanden of meerdere XML-bestanden niet (automatisch) worden verwerkt.