Accountant toegang geven tot Blue10

Wanneer het gewenst is om de accountant toegang te geven tot Blue10, dien je een nieuwe gebruiker aan te maken. Een gebruiker met beheerdersrechten in Blue10 kan de accountant aanmaken als gebruiker.

Stappenplan Accountant aanmaken als gebruiker in Blue10

Volg de volgende stappen om de accountant als nieuwe gebruiker in Blue10 aan te maken:

1. Klik op Beheer > Gebruikers om het Overzicht gebruikers te openen.
2. Klik op de knop +Nieuwe Gebruiker. Er openen nieuwe velden. De gebruikersinstellingen bestaan uit de verschillende velden.
   De velden zijn als volgt opgebouwd en starten met de Basis informatie:
   1. Vul onder Persoonlijke informatie de volgende gebruikersinformatie:
      1. Voornaam: Vul hier de voornaam van de gebruiker in.
      2. Achternaam: Vul hier de achternaam van de gebruiker in.
      3. Afkorting: Vul een afkorting in van de volledige naam van de gebruiker. Vaak wordt hier de voornaam of de initialen van de gebruiker ingevuld. In de historie van een document wordt bij iedere uitgevoerde actie de afkorting van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd getoond.
      4. E-mailadres: Vul het e-mailadres van de gebruiker in.
      5. Taal: Kies hier de standaard taal de gebruiker. Deze staat standaard op Nederlands.
      6. Actief: Vink aan om een gebruiker toegang tot Blue10 te verlenen.
   2. Vul de Basis rechten van de gebruikersrechten in.
      1. Basisrol: Selecteer hier de rol Controleren.
      2. Geavanceerde gebruikersrechten: Vink deze optie aan.
      3. Is onderdeel van: Laat dit veld leeg.
      4. Zoekrechten: Selecteer hier Alle facturen zien en eigen sturen.
   3. Stel de Notificatie instellingen in. Hier staan de volgende velden:
      1. Notificatie frequentie: Wanneer er facturen klaarstaan om te verwerken ontvangt een gebruiker een notificatie e-mail. Zet de instelling op Nooit.
3. In het veld Geavanceerd staan diverse instellingen:
   1. Kiesbaar: Vink deze optie uit. De gebruiker hoeft niet kiesbaar te zijn in Blue10. Door de optie uit te vinken is het niet mogelijk om een factuur op te sturen naar deze gebruiker.
   2. Mag documenten aanpassen: Deze optie staat standaard niet aangevinkt. Laat de instelling zo staan. 
   3. Mag documenten verwijderen: Deze optie staat standaard niet aangevinkt. Laat de instelling zo staan. 
   4. Mag vertrouwelijke documenten zien: Deze optie staat standaard niet aangevinkt. Laat de instelling zo staan. 
   5. Mag documenten zonder herkend bedrijf valideren: Deze optie staat standaard niet aangevinkt. Laat de instelling zo staan. 
   6. Mag bijlagen verwijderen: Kies voor Geen. 
4. Klik op Opslaan om de accountant als gebruiker in Blue10 aan te maken.

Let op: Op het moment dat een gebruiker is aangemaakt ontvangen zij direct een inloglink om een wachtwoord in te stellen. De link in de e-mail om een nieuw wachtwoord in te stellen, is twee uur geldig. Wanneer de link voor een nieuwe gebruiker is verlopen, ga dan naar login.blue10.com. Klik op Wachtwoord vergeten. Vul het e-mailadres in en klik op Versturen om een nieuwe e-mail met link te ontvangen.

Rapportages voor de accountantscontrole

Een gebruiker met beheerdersrechten kan uit Blue10 diverse rapportages halen voor de accountantscontrole. In de rapportage kan de accountant bijvoorbeeld zien welke collega een factuur heeft goedgekeurd en welke rechten er zijn gewijzigd gedurende het jaar. Lees in onze supportblog meer over de rapportages.