Would you like to read this information in English? Click here.
We hebben verbeteringen doorgevoerd in de automatische antwoord e-mails die leveranciers / afzenders ontvangen wanneer een e-mail binnenkomt in Blue10. Deze verbeteringen vind je onder Beheer > E-mailinstellingen. De e-mails die vanuit Blue10 als automatisch antwoord naar een afzender worden gestuurd zijn vanaf heden opgemaakt, meertalig en kunnen standaard contactgegevens van jouw organisatie bevatten.
In deze blog vertellen we je waarom we deze wijzigingen hebben doorgevoerd en wat er veranderd is.
Wat zijn automatische antwoord e-mails?
Zodra een e-mail binnenkomt in Blue10 ontvangt de afzender (de leverancier of een gebruiker) een automatisch antwoord met daarin een bericht of de verzonden e-mail wel of niet succesvol is ontvangen. Dit resulteert op dit moment in twee soorten e-mails die als automatisch antwoord worden teruggestuurd naar de afzender:
- E-mail met Pdf-bestand als bijlage die succesvol is ontvangen en verwerkt wordt in Blue10.
- E-mail zonder Pdf-bestand als bijlage die wel is ontvangen, maar niet succesvol verwerkt kan worden in Blue10.
Wat gaat er veranderen?
We hebben de volgende veranderingen doorgevoerd in en rondom de automatische antwoord e-mails:
- Het is mogelijk om het automatische antwoord in meerdere talen te versturen. Er is keuze uit één standaard taal of twee of meerdere talen. De gekozen talen komen onder elkaar te staan in de e-mail. De tekst onderaan de e-mail (Dit is een automatisch gegenereerd bericht. Antwoorden verzonden naar dit e-mailadres worden niet gelezen.) wordt weergegeven in de taal die is gekozen als eerste taal.
- Het is mogelijk om een contactpersoon, telefoonnummer en/of e-mailadres toe te voegen in het automatische antwoord zodat de ontvanger van de e-mail contact kan opnemen met de juiste persoon in jouw organisatie als er vragen zijn over documenten.
- De automatisch antwoorden zijn vanaf heden opgemaakt en worden verzonden vanuit notifications@mail.blue10.com. Door een standaard e-mailadres te gebruiken voor het verzenden van automatische antwoorden naar leveranciers, kunnen wij het, op de juiste manier, afleveren van deze e-mails ook garanderen. Dit heeft onder andere te maken met de reputatie die een e-mail domein online heeft en die wij op 100% willen én moeten houden om deze aflevergarantie vast te houden. Hiermee willen (en moeten) we voorkomen dat deze e-mails als spam en/of ongewenste e-mail worden gemarkeerd door e-mail providers.
Waar dit in het verleden nog wel kon, is het voor de korte termijn niet meer mogelijk om een (eigen) antwoord e-mailadres in te stellen. We zijn bekend met enkele klantvragen over het gebruiken van een eigen antwoord e-mailadres en daarbij ook de wens om de e-mailbeveiliging goed in te richten door middel van DKIM beveiliging op de e-mailserver. We hebben ervoor gekozen om dit niet in de eerste versie van deze uitrol mee te nemen, maar gaan dit op termijn wel toevoegen aan onze software.
Meer weten over het bewerken van het automatisch antwoord? Lees hier verder.
Waarom gaat dit veranderen?
De automatische antwoorden die tot op heden verstuurd werden vanuit Blue10, bestonden uit (platte) tekst en waren niet opgemaakt. In de praktijk zagen we dat deze e-mails slecht gelezen werden en inhoudelijk niet duidelijk waren. We zagen dat slechts een kleine groep klanten wijzigingen had doorgevoerd in het sjabloon van de automatische antwoord e-mails. Vrijwel alle wijzigingen kwamen neer op: meertaligheid van het automatische antwoord en/of het toevoegen van contactgegevens in het sjabloon voor het automatische antwoord.
Met de verbeteringen die we nu doorvoeren, maken we de twee onderdelen die het vaakst aangepast zijn, nu voor alle klanten zeer toegankelijk. Daarnaast worden de e-mails vanaf heden ook opgemaakt verstuurd.
Terugblik en aanpassingen na feedback van klanten
Met de kennis van nu hadden we mogelijk deze uitrol anders aangepakt. We delen graag de achtergrond achter de keuzes die we gemaakt hebben en hoe we met de feedback van klanten zijn omgegaan. Hierbij delen we ook welke ideeën en feedback direct zijn doorgevoerd.
Wat zijn onze ‘lessons learned’?
We hebben de uitrol van deze update bewust gefaseerd, per maildomein (bijv. @inkoopfacturen.nl) doorgevoerd. We begonnen met het maildomein waarvan de minste e-mailadressen in gebruik zijn om ook in productie te ervaren of alles technisch écht goed zou werken. Na deze test hebben stap voor stap de update uitgerold over de andere maildomeinen. Gezien het overgrote deel van onze klanten gebruik maakt van het maildomein @inkoopfacturen.nl, hebben we dat maildomein als laatste in productie gemigreerd. Toen de wijzigingen voor dit maildomein actief waren, kwamen er een aantal reacties binnen van klanten. Hieronder delen we de afwegingen die we gemaakt hebben om te komen tot de e-mail sjablonen zoals je deze ziet en wat we met de feedback hebben gedaan die we van klanten hebben ontvangen. We hebben de feedback samengevat in drie categorieën:
- Huisstijl / opmaak van automatisch antwoord e-mail.
Voor het doorvoeren van de wijzigingen van de automatisch antwoord e-mails hebben we de aanpassingen, die tot dat moment waren doorgevoerd door enkele klanten, in een overzicht gezet. In het overzicht zagen we welke aanpassingen door klanten waren gedaan in de automatische antwoord e-mail sjablonen. Bij 99% van de klanten waren er geen aanpassingen doorgevoerd en werden de standaard e-mail sjablonen gebruikt die ingesteld staan in Blue10
De aanpassingen die wel waren doorgevoerd, waren grotendeels terug te herleiden naar:
- Het toevoegen van contactgegevens;
- Het meertalig maken van de antwoord e-mail
We zagen verschillende manieren waarop klanten dit hebben aangepast in de sjablonen, zowel in opmaak als in woordkeuze, maar het idee achter de aanpassingen kwamen overeen. Daarom hebben we de aanpassingen in een standaard sjabloon beschikbaar gemaakt zodat alle klanten hiervan kunnen profiteren. We hebben de mogelijkheid om gegevens in te vullen in het e-mail sjabloon ook op een logischere plek gezet, namelijk daar waar je de e-mail adressen instelt (Beheer > E-mail instellingen).
Het standaard e-mail sjabloon werd in een enkel geval ook gebruikt voor andere doeleinden dan het aangeven of de e-mail met document succesvol ontvangen was of niet. Dit was bij een enkele klant het geval en daarom hebben we deze mogelijkheid niet standaard overgenomen.
Voorheen werden de automatische antwoord e-mails als platte tekst verzonden. In de praktijk zien wij dat niet-opgemaakte e-mails minder goed worden gelezen dan (in HTML) opgemaakte automatische antwoord e-mails. We hebben onze automatische antwoord e-mails daarom ook voorzien van een HTML opmaak met een duidelijke boodschap wat de ontvanger met deze e-mail moet doen. In het onderwerp en in de e-mail zelf is nu namelijk ook direct te zien of de e-mail succesvol is ontvangen of niet.
- Formeel versus informeel taalgebruik in het sjabloon.
Naast de opmaak van de automatische antwoord e-mails hebben we ook tekstueel enkele wijzigingen doorgevoerd. Hier hebben we een inschattingsfout gemaakt in de schrijfstijl. Binnen Blue10 zijn wij gewend om te tutoyeren en vanuit die gedachte zijn ook de antwoord e-mails opgesteld. Echter begrijpen wij goed dat dit niet in iedere organisatie wenselijk is en daarom hebben we dit binnen enkele dagen aangepast naar de beleefdheidsvorm die voor veel klanten wenselijk is (u / uw). Hierbij bieden we ook onze oprechte excuses aan voor deze inschattingsfout. Dit hadden we vooraf beter moeten afwegen.
- E-mailadres wat getoond werd in automatisch antwoord e-mail.
Eén van de wensen van klanten, bij het gebruik van de automatische antwoord e-mails, was het tonen van het e-mailadres waar een afzender de e-mail (en factuur) naar toe gestuurd had. In de oude template was dit niet mogelijk en voor klanten met meer administraties en meer e-mailadressen, zorgde dit ervoor dat een leverancier niet goed wist naar welk e-mailadres een factuur (nogmaals) verstuurd moest worden.
Een deel van onze klanten gebruiken een e-mailadres voor het ontvangen van facturen binnen het eigen maildomein en hebben deze mailbox op de e-mail server op automatisch forwarden gezet naar Blue10. Bij het testen van deze functionaliteit hebben wij ook gezien dat het e-mailadres van de klant daadwerkelijk getoond werd in de e-mail sjabloon. In productie krijgen wij echter al snel meldingen van klanten dat een @inkoopfacturen.nl adres getoond werd. Toen dit geconstateerd was, hebben we in eerste instantie ervoor gekozen om het e-mailadres niet meer te tonen. We zijn achter de schermen bezig om het ‘juiste’ e-mailadres wel te tonen. Dit is het e-mailadres wat bekend is bij jouw leverancier.
Heb je hier vragen over?
Stuur een e-mail naar support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101.
