Beheer

Belangrijke update: Wijziging E-mailinstellingen in Beheer

By november 29th, 2020 No Comments

Would you like to read this information in English? Click here.

We hebben verbeteringen doorgevoerd in de automatische antwoord e-mails die leveranciers / afzenders ontvangen wanneer een e-mail binnenkomt in Blue10. Deze verbeteringen vind je onder Beheer > E-mailinstellingen. De e-mails die vanuit Blue10 als automatisch antwoord naar een afzender worden gestuurd zijn vanaf heden opgemaakt, meertalig en kunnen standaard contactgegevens van jouw organisatie bevatten.

In deze blog vertellen we je waarom we deze wijzigingen hebben doorgevoerd en wat er veranderd is.

Wat zijn automatische antwoord e-mails?
Zodra een e-mail binnenkomt in Blue10 ontvangt de afzender (de leverancier of een gebruiker) een automatisch antwoord met daarin een bericht of de verzonden e-mail wel of niet succesvol is ontvangen. Dit resulteert op dit moment in twee soorten e-mails die als automatisch antwoord worden teruggestuurd naar de afzender:

  1. E-mail met Pdf-bestand als bijlage die succesvol is ontvangen en verwerkt wordt in Blue10.
  2. E-mail zonder Pdf-bestand als bijlage die wel is ontvangen, maar niet succesvol verwerkt kan worden in Blue10.

Wat gaat er veranderen?
We hebben de volgende veranderingen doorgevoerd in en rondom de automatische antwoord e-mails:

  • Het is mogelijk om het automatische antwoord in meerdere talen te versturen. Er is keuze uit één standaard taal of twee of meerdere talen.
  • Het is mogelijk om een contactpersoon, telefoonnummer en/of e-mailadres toe te voegen in het automatische antwoord zodat de ontvanger van de e-mail contact kan opnemen met de juiste persoon in jouw organisatie als er vragen zijn over documenten.
  • De automatisch antwoorden zijn vanaf heden opgemaakt en worden verzonden vanuit notifications@mail.blue10.com. Door een standaard e-mailadres te gebruiken voor het verzenden van automatische antwoorden naar leveranciers, kunnen wij het, op de juiste manier, afleveren van deze e-mails ook garanderen. Dit heeft onder andere te maken met de reputatie die een e-mail domein online heeft en die wij op 100% willen én moeten houden om deze aflevergarantie vast te houden. Hiermee willen (en moeten) we voorkomen dat deze e-mails als spam en/of ongewenste e-mail worden gemarkeerd door e-mail providers.
    Waar dit in het verleden nog wel kon, is het voor de korte termijn niet meer mogelijk om een (eigen) antwoord e-mailadres in te stellen. We zijn bekend met enkele klantvragen over het gebruiken van een eigen antwoord e-mailadres en daarbij ook de wens om de e-mailbeveiliging goed in te richten door middel van DKIM beveiliging op de e-mailserver. We hebben ervoor gekozen om dit niet in de eerste versie van deze uitrol mee te nemen, maar gaan dit op termijn wel toevoegen aan onze software.

Meer weten over het bewerken van het automatisch antwoord? Lees hier verder.

Waarom gaat dit veranderen?
De automatische antwoorden die tot op heden verstuurd werden vanuit Blue10, bestonden uit (platte) tekst en waren niet opgemaakt. In de praktijk zagen we dat deze e-mails slecht gelezen werden en inhoudelijk niet duidelijk waren. We zagen dat slechts een kleine groep klanten wijzigingen had doorgevoerd in het sjabloon van de automatische antwoord e-mails. Vrijwel alle wijzigingen kwamen neer op: meertaligheid van het automatische antwoord en/of het toevoegen van contactgegevens in het sjabloon voor het automatische antwoord.

Met de verbeteringen die we nu doorvoeren, maken we de twee onderdelen die het vaakst aangepast zijn, nu voor alle klanten zeer toegankelijk. Daarnaast worden de e-mails vanaf heden ook opgemaakt verstuurd.

Heb je hier vragen over?
Stuur een e-mail naar support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101.