Zoeken

Dashboard/Startscherm

By januari 20th, 2020 No Comments

Gebruikers met behandel en/of boek rechten in de Blue10 dienst zien na het inloggen een dashboard met de workflow in beeld. Op het dashboard zie je in één oogopslag per stap het aantal facturen dat in behandeling is. Dit zijn de opeenvolgende stappen die een factuur doorloopt in de Blue10 dienst. Wanneer je een stap open klikt, krijg je te zien voor welke administratie je nog facturen moet behandelen of hoeveel facturen er per gebruiker liggen om goed te keuren.

Dashboard blog 1

Tussen de stappen zie je een pijl met het aantal facturen eronder dat van de ene handeling naar de volgende handeling gaat. Na het splitsen van een factuur zie je de factuur via deze pijl naar het valideren gaan.

Dashboard blog 5

Let op: Het dashboard ververst niet automatisch. Gebruik hiervoor de F5 toets op je toetsenbord of klik in de menubalk van je browser op het ‘vernieuwen/pagina opnieuw laden’-knopje.

Filteren op het dashboard

Het is mogelijk om het dashboard te filteren op basis van document type en bedrijven. Volg hiervoor de volgende stappen:

  1. Klik op het dashboard op de filter .
  2. Onder het kopje Filter op document type staan de volgende filtermogelijkheden:
    • Geselecteerde documenttypes: Geselecteerde document types staan in het blauw en worden getoond op het dashboard. Klik op een document type om deze te selecteren en uit te filteren.
    • Niet geselecteerde documenttypes: Beschikbare documenttypes staat in het wit in de rechter kolom en worden niet getoond op het dashboard. Klik op een document type om deze toe te voegen aan de geselecteerde documenttypes en mee te nemen in de filtering.
  3. Onder het kopje Filter op bedrijf staan de volgende filtermogelijkheden:
    • Alles selecteren: Klik op deze button om alle bedrijven in de Blue10 dienst mee te nemen in de filtering en te tonen op het dashboard.
    • Alles deselecteren: Klik op deze button om alle bedrijven in de Blue10 dienst uit te filteren en niet te tonen op het dashboard. Let op: Selecteer hierna wel een bedrijf, anders toont het dashboard geen gegevens.
    • Zoek bedrijf: Zoek hier een bedrijf in de Blue10 dienst op om deze te selecteren of de selecteren in de filtering.
    • Geselecteerde bedrijven: Geselecteerde bedrijven staan in het blauw en worden getoond op het dashboard. Klik op een bedrijf om deze te de selecteren en uit te filteren.
    • Beschikbare bedrijven: Beschikbare bedrijven staat in het wit in de rechter kolom en worden niet getoond op het dashboard. Klik op een bedrijf om deze toe te voegen aan de geselecteerde bedrijven en mee te nemen in de filtering.
  4. Klik op Opslaan om de filtering op te slaan. In het dashboard is de filtering zichtbaar in de witte balk:
  5. De filtering kan aangepast worden door weer op het filtericoon te klikken. De filtering kan gewist worden door op de prullenbak rechts in de witte balk te klikken, alles wordt dan weer zichtbaar.

Pictogrammen op het dashboard

Op het dashboard staan verschillende pictogrammen. Iedere type pictogram heeft een omschrijving:

Dashboard blog 6 To do: Hier staat beschreven welke actie er vereist is, zoals splitsen, valideren, boeken, goedkeuren, etc.
Dashboard blog 4 Let op: Er is iets aan de hand waar je naar moet kijken, zoals Factuuractie(s) vertraagd of een verstreken vervaldatum.
Dashboard blog 3 Foutmelding: In de omschrijving staat meer informatie over de foutmelding. Dit kunnen verschillende problemen zijn, bijvoorbeeld een factuur die niet geboekt kan worden, maar hiermee wordt ook getoond wanneer de mailbox niet kan worden uitgelezen.

Hoe kan ik de meldingen op het dashboard verwerken?

Hieronder een lijst van de meest voorkomende meldingen en hoe je deze kan oplossen:

  • Onder Importeren > Fouten in ontvangen e-mails
    Volg onderstaande stappen voor het verhelpen van de foutmelding:

    1. Klik op Importeren en dan op de regel van de foutmelding. Hiermee open je het E-mailfacturen overzicht.
    2. In het E-mailfacturen overzicht staat onder de kolom Fout de foutmelding ‘Geen pdf gevonden’. Door te klikken op de regel open je de details van de foutmelding.
    3. Via Open originele e-mail kan je de inhoud van de foutief verzonden e-mail bekijken. De afzender van deze e-mail heeft een bericht gehad waarin staat dat de e-mail foutief is ontvangen. Eventueel kan je reageren op de reeds geopende originele e-mail.
    4. Is de e-mail gecontroleerd? Zet dan een vinkje bij het veld Gecontroleerd. Hiermee geef je aan dat de fout is gecontroleerd waardoor de foutmelding verdwijnt.
    5. Klik vervolgens op Opslaan.
  • Onder Splitsen > Fout bij splitsen documenten
    Volg onderstaande stappen voor het verhelpen van de foutmelding:

    1. Klik op Splitsen om de regel met de foutmelding te bekijken. Staat hier 92. Conversiefout? Volg dan onderstaande stappen. Neem contact op met de Customer support als hier een andere fout staat.
    2. Klik op de Fout bij splitsen documenten.
    3. In het documentoverzicht zie je het document staan met de status 92. Conversiefout. Kijk in de kolom Toegevoegd op welke datum en tijdstip de mail is binnengekomen.
    4. Klik vervolgens in het menu op Scannen > E-mailfacturen om het E-mailfacturen overzicht te openen. Zoek in dit overzicht de e-mail met hetzelfde datum en tijdstip op en open deze.
    5. Via Open originele e-mail kan je de verzonden e-mail openen om zo de PDF in de bijlage te openen. Bij het openen van de PDF krijg je waarschijnlijk een pop-up met de melding dat de PDF beschadigd of beveiligd is. Vraag dan aan je leverancier om de factuur opnieuw te versturen.
    6. Ga terug naar Start/Dashboard > klik op Splitsen > open nogmaals de regel met de foutmelding Fout bij splitsen documenten. Klik vervolgens op Verwijderen om de conversiefout te verwijderen.
  • Onder Valideren > Fout bij inkoopfacturen
    De Blue10 dienst geeft deze melding als de factuur al bestaat in het systeem. Het kan voorkomen dat in één valideersessie twee dezelfde facturen staan die je vlak na elkaar valideert. Eén van de twee facturen wordt dan geboekt. De andere factuur krijgt de melding ‘Fout bij inkoopfacturen’.
    Volg onderstaande stappen voor het verhelpen van de foutmelding:

    1. Klik op Valideren en dan op de regel van de foutmelding. Je komt nu in het factuuroverzicht en kan de factuur met de status Fout openen. Deze factuur staat waarschijnlijk in de Importfout met de melding dat deze al bestaat in de workflow. Als de factuur inderdaad dubbel in de Blue10 dienst staat, kan je deze importfout verwijderen door de volgende stappen te volgen. Zie je een andere melding? Neem contact op met onze Customer support voor het verhelpen van de melding.
    2. Ga naar Scannen > Batchoverzicht. In het Batchoverzicht zie je een regel met ‘Status 7. Beschikbaar in factuuroverzicht’. Open de foutmelding door op de regel te klikken. Onder het kopje Origineel kan je de factuur openen en opnieuw opslaan als PDF op je computer.
    3. Voeg de factuur via het dashboard Importeren > Importeren opnieuw toe aan de Blue10 dienst, zodat je deze met het juiste factuurnummer kan valideren.
  • Onder Boeken of Goedkeuren > Inkoopfacturen ongedaan gemaakt / Verkoopfacturen ongedaan gemaakt
    Volg de volgende stappen voor het verhelpen van de foutmelding:

    1. Klik op Boeken of Goedkeuren en dan op de regel van de foutmelding. Hiermee open je het factuuroverzicht.
    2. Klik op de regel om de betreffende factuur te openen. Links bovenin zie je de details van de factuur en de foutmelding in het rood. Onder het kopje Historie links onderin kan ook een foutmelding zichtbaar zijn onder de actie Ongedaan gemaakt.
    3. Verhelp de foutmelding.
    4. Voer na het verhelpen van de foutmelding nogmaals de actie Boeken en blokkeren/Factuur boeken of Betaalblokkering opheffen naar Inkoopadministratie in de Blue10 dienst uit om de factuur verder te verwerken.

Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met onze Customer support. Wij helpen je graag!