Met behulp van een directe inkoopfactuur werk je direct de voorraad bij en maak je een financiële boeking zonder het aanmaken van een bestelling en ontvangst in Exact Online. In de Blue10 dienst is het mogelijk om op de regels het artikel en het aantal in te vullen. Vervolgens wordt automatisch de voorraad in Exact bijgewerkt en de financiële boeking snel en eenvoudig verwerkt in de administratie.
Activeren van het boeken van directe inkoopfacturen
Om directe inkoopfacturen te boeken, zet je in de Blue10 dienst 2 extra velden aan. Volg onderstaand stappenplan om zelf de velden te activeren in de Blue10 dienst:
-
- Ga naar Beheer en klik op Bedrijven.
- Open de gewenste administratie.
- Klik op Eigenschappen.
- Zet het veld Codeer op artikelen op Ja en het veld Codeer op aantallen op Ja.
- Ga naar Beheer en klik op Bedrijven.
Let op: Boek je de inkoopfacturen in een ander dagboek als de financiële facturen, vul dan het dagboeknummer voor inkoopfacturen in bij ‘Dagboek voor logistieke facturen’ Dit veld mag je leeg laten als alle (financiële) boekingen in hetzelfde dagboek staan.
Let op: Maak je gebruik van de module Projectmanagement? Zet dan het veld Codeer op projecten op Ja en eventueel ook het veld Codeer op kostenpost op Ja.
- Klik op Opslaan en Sluiten.
Directe inkoopfactuur verwerken
Volg onderstaand stappenplan voor het verwerken van een directe inkoopfactuur via de Blue10 dienst:
- In het valideerscherm (Start > Valideren) controleer je eerst de kopgegevens van een factuur zoals je gewend bent in de Blue10 dienst.
- Vul op de regels het artikel en het aantal te boeken artikelen. Indien je werkt met één magazijn in Exact Online, moet je hier ook het magazijn vullen.
Let op: De Blue10 dienst vult altijd een grootboekrekening, dus ook als je met bestellingen werkt. Exact Online kent geen grootboekrekening op een inkoopfactuur dus vult de Blue10 dienst een standaard grootboekrekening. Deze grootboekrekening wordt niet meegegeven naar Exact Online. In Exact Online komt de boeking dus, zoals je gewend bent, op een artikel te staan. In het financiële deel van Exact wordt de boeking geboekt op de grootboekrekening die je in Exact Online hebt ingegeven bij ‘Te ontvangen facturen/goederen’.
- Na het valideren van de directe inkoopfactuur verwerk je deze zoals gewoonlijk in de Blue10 dienst en volgen deze facturen hetzelfde proces als financiële boekingen. Doordat er een artikel staat gevuld in de regels, wordt de factuur als directe inkoopfactuur in Exact Online geboekt.
Doorbelasten van projecten
In Exact Online is het mogelijk om geboekte kosten op een project direct door te belasten. Op ieder project zit in Exact Online een instelling of het doorbelasten wel of niet is toegestaan.
Wanneer je bij de inkoopfactuur een project meegeeft is het in Exact ook mogelijk aan dit project een kostenpost te hangen. In de Blue10 dienst is het mogelijk om de kostenpost en eventuele doorbelasting mee te geven. Het doorbelasten per projectsoort werkt als volgt:
- Project met Type Vaste prijs: Kies verplicht een kostenpost en kies daarna voor wel of niet doorbelasten. Een project met Type Vaste prijs zonder kostenpost mag je dus niet doorbelasten.
- Project met Type Nacalculatie of met Type Vooruitbetaald: Het is niet verplicht om een kostenpost te kiezen, omdat het op basis van nacalculatie is. Je kan kiezen uit wel of niet doorbelasten.
- Project met type Niet factureerbaar: Een project met dit type kan je nooit doorbelasten. Ook niet als er een kostenpost is gekozen.
Indien je een directe inkoopfactuur wil boeken als credit inclusief project, kostenpost en doorbelasten gaat dit niet. In Exact Online zelf is het nog niet mogelijk om een credit door te belasten op een project en volgt dan de melding ‘Rij: 1 – Aantal – Een negatieve waarde is niet toegestaan Aantal – Niet toegestaan: Negatief’.
Klanten kunnen bij Exact Online als wens aangeven dat ze deze functionaliteit graag in het product zouden willen zien.
