Importeren

Documentherkenning

Omschrijving van de functionaliteit
De Blue10 dienst maakt gebruik van diverse methoden voor het verbeteren van de documentherkenning. Afhankelijk van de volgende factoren leert de documentherkenning en wordt deze steeds beter:

  • Hoe duidelijk staan de gegevens op het document?
    • De herkenning is het beste op originele pdf’s;
    • Houdt er bij het scannen rekening mee dat de resolutie minstens 300 dpi moet zijn;
    • De herkenning van zwart op wit is het beste. Gekleurde letters of gekleurde vlakken achter de tekst maken het contrast minder groot, waardoor de tekst minder goed te lezen is voor de software;
    • Wanneer tekst groter (lettergrootte) op het document staat is het voor ons als mens beter te lezen. Echter is dit voor het systeem niet direct het geval. De documentherkenning kijkt per regel wat er staat. Soms staat het factuurnummer of het woord ‘creditnota’ zo groot op het document dat deze voor het systeem meerdere regels beslaat. Daardoor is het woord niet meer herkenbaar. Bijvoorbeeld zoals hieronder weergegeven in de afbeelding, ziet de documentherkenning het rood omrandde deel. Daarin zal de software het woord niet herkennen;
    • Als gegevens onleesbaar (handgeschreven, met een streep erdoor of voor mensen ook moeilijk leesbaar) op het document staan, worden de gegevens door de Blue10 dienst de volgende keer waarschijnlijk niet beter herkend.
  • Zijn er stamgegevens die in de weg zitten voor een goede documentherkenning?
    • Als stamgegevens (zoals IBAN en btw nummer) op een andere leverancier voorkomen dan op de juiste, dan zal de leverancier die qua stamgegevens overeenkomt in eerste instantie worden voorgesteld als juiste leverancier. Als de Blue10 dienst dan op basis van wijzigingen in het verleden toch een andere leverancier voor moet stellen, is dat erg lastig. De eerste leverancier voldoet namelijk aan de unieke kenmerken. Als er geen leverancier is die qua IBAN en btw nummer voldoet aan de leverancier, kan de Blue10 dienst hier makkelijker een ander voorstel voor doen;
    • Hoe vaak komt het document voorbij? Als het document maandelijks binnenkomt, duurt het langer totdat die goed herkend wordt dan wanneer deze wekelijks voorbij komt.
  • Is het een nieuw document die is binnengekomen?
    • Wanneer er een nieuwe leverancier is aangemaakt en hiervan direct 10 documenten binnenkomen in de Blue10 dienst, is er sprake van een nieuw document. Bij het eerste document van de 10 documenten is de leverancier aangemaakt. De volgende 9 documenten worden ook niet goed herkend, omdat deze document al voor het aanmaken van de leverancier door de documentherkenning zijn gegaan. De documentherkenning vindt plaats voor het valideren. Deze herkenning voert de Blue10 dienst eenmalig uit, dus niet na een wijziging in de stamgegevens;
    • Zorg na het aanmaken van een nieuw bedrijf/administratie voor het synchroniseren van de stamgegevens uit het boekhoudsysteem naar de Blue10 dienst. Voeg daarna de documenten toe zodat de leveranciers kan worden herkend op basis van het IBAN nummer en btw nummer op de leverancierskaart.

Hoe werkt de functionaliteit?
Hieronder staat voor de belangrijkste velden beschreven hoe de documentherkenning werkt en hoe deze kan worden geoptimaliseerd:

  • Administratie: De administratie wordt in eerste instantie bepaald door het e-mailadres waar het document naar verzonden is. Bij een algemeen e-mailadres herkend de Blue10 dienst de administratie aan de hand van de bedrijfsnaam in de aanhef van het document. Het is van belang dat de leverancier de juiste bedrijfsnaam gebruikt en hier consistent in is. Voor de optimalisatie van de documentherkenning raden we aan om een e-mailadres voor een specifiek document per administratie aan te maken. Meer weten? Lees hier verder;
  • Leverancier: Op basis van het IBAN nummer en btw nummer die staan ingesteld op de leverancierskaart in het boekhoudsysteem, herkent de Blue10 dienst de leverancier. Voor de optimalisatie van de documentherkenning zijn de volgende punten van belang:
    • Zorg dat de stamgegevens in het boekhoudsysteem correct zijn gevuld;
    • Zorg dat iedere leverancier unieke gegevens heeft zodat het voor de Blue10 dienst duidelijk is om welke leverancier het gaat. Dit betekent dus ook dat hetzelfde IBAN nummer en/of btw nummer niet bij meerdere leveranciers gevuld moet zijn;
    • Als het voor komt dat jullie eigen IBAN nummer en/of btw nummer op een document staan vermeld, zorg dan dat deze gegevens zijn ingevuld in de Blue10 dienst. Dit kan via Beheer > Bedrijven > open de betreffende administratie > vul in de velden Btw-nummer bedrijf en IBAN nummer bedrijf deze gegevens. Op deze manier worden jullie eigen gegevens niet gebruikt om leveranciers aan te herkennen.
  • Afnemer: Op basis van de NAW-gegevens (bedrijfsnaam en adresgegevens) herkent de Blue10 dienst de klant. Voor de optimalisatie van de documentherkenning is het van belang dat deze gegevens op de klantkaart in het boekhoudsysteem goed zijn gevuld;
  • Factuurnummer: Het factuurnummer wordt standaard herkend aan de verschillende benamingen die voor het factuurnummer staan zoals: factuurnummer, invoice number, documentnummer, etc. en variaties daarop (no., nr.). Het factuurnummer wordt samen met de datum standaard op de eerste pagina van de factuur gezocht door de Blue10 dienst;
  • Factuurdatum: Bij factuurdatum zit er een extra controle op waarmee gezocht wordt naar de datum die het minst ver in het verleden ligt. Dit wordt gedaan omdat de factuurdatum altijd in het verleden zal liggen. Indien facturen pas na een maand worden toegevoegd aan de Blue10 dienst, kan het zijn dat de vervaldatum inmiddels ook verstreken is en daardoor het minst ver in het verleden ligt en dat die wordt herkend als factuurdatum. We raden dus aan om facturen na binnenkomst direct toe te voegen aan de Blue10 dienst. Deze hoeven niet direct gevalideerd te worden, maar kunnen dan wel direct door de tekstherkenning heen;
  • Bedrag: Het bedrag zoekt de Blue10 dienst op de laatste pagina van het document. Als de laatste pagina’s van het document bijlages zijn, markeer dan tijdens het splitsen deze pagina’s als bijlage. Dan herkent de Blue10 dienst het bedrag op de laatste pagina van het document waarbij de bijlage is uitgesloten van documentherkenning;
  • Btw percentage: Bij bedragen wordt rekening gehouden met de voor dat land geldende btw percentages. Door de gevonden bedragen te controleren met deze percentages, is de kans groter dat de bedragen goed herkend worden. We raden daarom aan om de landcodes goed in te vullen in het boekhoudsysteem en op de leverancierskaarten.
  • Inkoopordernummer: Voor inkoopordernummer geldt ook dat deze wordt herkend achter een aantal standaard benamingen, zoals inkoopordernummer, purchase order number, bestelling, etc.

Heb je hier vragen over?
Stuur een e-mail naar support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101.