Beheer

E-mailboxen aanmaken en koppelen

By juli 31st, 2019 No Comments

Er zijn verschillende manieren om documenten in de Blue10 dienst te krijgen: het handmatig uploaden via Importeren in de Blue10 dienst, een foto maken met de Blue10 App of mailen naar een e-mailadres. Met een e-mailadres is het eenvoudig om documenten vanaf de scanner te mailen of leveranciers ze direct laten sturen naar de Blue10 dienst. Het ideale scenario is natuurlijk dat (bijna) alle leveranciers hun facturen digitaal, per e-mail, aanleveren. Je hoeft dan immers geen facturen te scannen.

Voor het digitaal ontvangen van documenten via de e-mail heb je twee mogelijkheden:

  1. Het gebruik van een Blue10-mailadres waarbij dit e-mailadres ook gecommuniceerd wordt naar leveranciers. In deze supportblog leggen we uit hoe het aanmaken van een Blue10-mailadres werkt.
  2. Het gebruik van een eigen e-mailadres voor het ontvangen van documenten. Er zijn twee mogelijkheden in relatie tot een eigen e-mailadres:
    1. Het eigen e-mailadres blijft bestaan voor correspondentie over administratieve zaken en je vraagt leveranciers om de facturen in het vervolg naar het nieuwe ‘Blue10-mailadres’ te sturen. In deze supportblog leggen we uit hoe het aanmaken van een Blue10-mailadres werkt.
    2. Op de mailserver van het eigen e-mailadres wordt op automatisch doorsturen naar het Blue10-mailadres ingesteld. Lees hier meer over in onze supportblog.

In de Blue10 dienst is het mogelijk om per administratie/bedrijf gebruik te maken van een Blue10-mailadres voor het ontvangen van documenten. Per administratie kan je voor ieder documenttype (inkoopfactuur, verkoopfactuur of pakbon) een e-mailadres aanmaken. Dit betekent dat je verkoopfacturen en pakbonnen niet meer met een handmatige upload hoeft te importeren om het documenttype aan te geven.

Wat is een Blue10-mailadres?

Een (gratis) e-mailadres van Blue10 eindigt op @inkoopfacturen.nl, @aankoopfacturen.be, @purchaseinvoices.com, @pakbonnen.nl of @blue10documents.com. Je hoeft alleen nog te bedenken welke naam je voor @ wil zetten en vanuit welke afzender met bijbehorend e-mailadres een automatisch reply-mail wordt verzonden. Blue10 verstuurt een auto-reply naar de afzender van de e-mail. De afzender van de e-mail ontvangt een automatische reply met melding dat de factuur succesvol is verwerkt. Wanneer de factuur niet goed ontvangen is krijgt de leverancier een bericht met welke stappen hij kan ondernemen om te controleren of de e-mail voldoet aan de voorwaarden, met het verzoek de e-mailfactuur opnieuw te verzenden.

Tip: Voor accountants zijn er extra opties beschikbaar voor het aanmaken van een e-mailadres. Een e-mailadres van Blue10 kan ook eindigen op @inkoopfacturen.accountant, @aankoopfacturen.accountant of verkoopfacturen.accountant.

Bij het aanmaken van een e-mailadres zijn er vier mogelijkheden:

  1. Een e-mailadres voor een specifiek document per administratie: Het is per administratie mogelijk om voor ieder documenttype (inkoop, verkoop of pakbon) een apart e-mailadres aan te maken. Hiermee krijgt een document het juiste documenttype mee en hoef je deze niet zelf aan te geven.
  2. Een algemeen e-mailadres per administratie: Naast een e-mailadres per documenttype is het ook mogelijk om een algemeen e-mailadres per administratie aan te maken. Dan komen de documenten in de splitter terecht waar je een documenttype kan aangeven. De documenten staan dan al wel op de juiste administratie.
  3. Een e-mailadres voor een specifiek document voor alle administraties: Dit is een e-mailadres per documenttype waardoor een document (afhankelijk van je andere instellingen) in de document splitter terecht komen. In de splitter is het mogelijk om de administratie aan te geven, als de factuur niet via de splitter gaat, kan je bij het valideren een administratie kiezen.
  4. Een algemeen e-mailadres voor alle administraties: Dit is een e-mailadres waarmee alle documenten in de document splitter komen. In de document splitter is het mogelijk om het documenttype en bijbehorende administratie aan te geven.
Let op: We raden het eerste type e-mailadres aan, omdat dan alle documenten direct op de juiste administratie en met het juiste type binnenkomen in de Blue10 dienst. Dit betekent dat je het type niet meer handmatig hoeft toe te wijzen in de splitter. Op deze manier is ook de herkenning van leveranciers het beste, omdat documenten per administratie binnenkomen in de Blue10 dienst. Blue10 kan dan immers in de juiste administratie zoeken naar de juiste leverancier.

Hoe maak ik een Blue10-mailadres aan?

Volg onderstaande stappen om een e-mailadres aan te maken:

  1. Ga naar Beheer > E-mailinstellingen. In een overzicht staan alle administraties die gekoppeld zijn aan Blue10 dienst.
  2. Kies één van de vier mogelijkheden van het aanmaken van een e-mailadres door de te klikken op het +-teken. Zie de toelichting per mogelijkheid onder het kopje ‘Wat is een Blue10-mailadres?’.
  3. Na het klikken op het +-teken komen de volgende velden naar voren. Vul deze velden:

    • Naam/Domein: Vul hier de naam van de administratie in. Bij de e-mailadressen voor verkoop en pakbon wordt dit automatisch gevuld.
    • Antwoord naam: Vul hier de gewenste naam van de afzender van de e-mail in. Deze naam wordt onder de auto-reply getoond.
    • Antwoord e-mail: Vul hier het gewenste e-mailadres in voor de afzender van de e-mail. De auto-reply wordt uit dit adres verzonden.
  4. Klik op Opslaan. Hierdoor is het e-mailadres actief.
Let op: Bij het opslaan van het e-mailadres controleert Blue10 of het e-mailadres nog beschikbaar is. Indien het e-mailadres beschikbaar is, kan je direct beginnen met het versturen van facturen naar het e-mailadres wat je zojuist gekozen hebt.

Leveranciers informeren over het Blue10-mailadres

Blue10 heeft een standaardbrief opgesteld om leveranciers te informeren dat jullie de facturen in het vervolg graag digitaal willen ontvangen via een bepaald e-mailadres. Neem contact op met onze Customer support om deze standaardbrief te ontvangen.

Wellicht gebruiken leveranciers het eigen e-mailadres of Blue10-mailadres ook voor andere correspondentie. Informeer je leveranciers naar welk e-mailadres zij vragen m.b.t. facturen, betalingen of andere administratieve zaken kunnen sturen. Op deze manier wordt het ontvangen van facturen afgezonderd van alle andere administratieve handelingen en/of vragen.

Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met onze Customer support. Wij helpen je graag!