E-mailboxen aanmaken en koppelen

Er zijn verschillende manieren om een document te importeren in Blue10: het e-mailen naar een Blue10 e-mailadres, het fotograferen van het document met de Blue10 App of het handmatig importeren van het document. Met een e-mailadres is het eenvoudig om documenten vanaf de scanner te mailen of leveranciers ze direct laten sturen naar Blue10.

In het ideale scenario versturen (bijna) alle leveranciers hun documenten naar het Blue10 e-mailadres zodat het niet meer nodig is om documenten te scannen of te splitsen.

Blue10 e-mail of bestaand e-mailadres

Voor het digitaal ontvangen van documenten via de e-mail heb je twee mogelijkheden:

1. Het gebruik van een Blue10-mailadres waarbij dit e-mailadres ook gecommuniceerd wordt naar leveranciers. In deze supportblog leggen we uit hoe het aanmaken van een Blue10-mailadres werkt.
2. Het gebruik van een eigen e-mailadres voor het ontvangen van documenten. Er zijn twee mogelijkheden in relatie tot een eigen e-mailadres:
   1. Het eigen e-mailadres blijft bestaan voor correspondentie over administratieve zaken en je vraagt leveranciers om de facturen in het vervolg naar het nieuwe ‘Blue10-mailadres’ te sturen. In deze supportblog leggen we uit hoe het aanmaken van een Blue10-mailadres werkt.
   2. Op de mailserver van het eigen e-mailadres wordt op automatisch doorsturen naar het Blue10-mailadres ingesteld. Lees hier meer over in onze supportblog.

In Blue10 is het mogelijk om per administratie/bedrijf gebruik te maken van een Blue10-mailadres voor het ontvangen van documenten. Per administratie kan je voor ieder documenttype (inkoopfactuur, verkoopfactuur of pakbon) een e-mailadres aanmaken. Dit betekent dat je verkoopfacturen en pakbonnen niet meer met een handmatige upload hoeft te importeren om het documenttype aan te geven.

Aanmaken van een Blue10 e-mailadres

Volg het stappenplan om een e-mailadres aan te maken:

1.  Klik op Beheer > E-mailinstellingen. In dit overzicht staan alle bedrijven die gekoppeld zijn aan Blue10.
   Staat er een groen vinkje achter het bedrijf? Dan is reeds een e-mailadres aangemaakt voor het type document en de betreffende administratie.
   Staat hier een streepje? Dan is er nog geen e-mailadres gekoppeld.
   Is de kolom leeg? Dan betekent het dat er niet wordt gewerkt met dit type factuur, in onderstaand bijvoorbeeld voor Verkoop.
2. Klik op de naam van het Bedrijf om de e-mailinstellingen te openen. Er opent nu een veld aan de rechterkant van je scherm.
   1. Klik op de button Voeg een nieuwe mailbox toe als er nog geen e-mailadres gekoppeld. 
      
3. Vul de volgende velden in:
   1. E-mailadres: Maak in dit veld een e-mailadres aan voor het ontvangen van documenten. Vul hier bijvoorbeeld de naam van de administratie in en kies achter @ uit één van de e-maildomeinen.
   2. Antwoord naam: Vul hier de gewenste naam van de afzender van de e-mail in. Vanuit deze naam verstuurt Blue10 een automatisch antwoord e-mail met de melding of de document(en) succesvol of niet succesvol zijn binnengekomen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan ‘Financiële administratie bedrijf X’.
   3. Antwoord e-mail template: Zodra een e-mail binnenkomt in Blue10 ontvangt de afzender (de leverancier of een gebruiker) een automatisch antwoord met daarin een opgemaakt bericht of de verzonden e-mail wel of niet succesvol is ontvangen. Blue10 selecteert het standaard sjabloon van het automatisch antwoord e-mail. Meer weten over het bewerken van het automatisch antwoord? Lees hier verder.
   4. Klik op Opslaan. Alle wijzigingen die je hebt gedaan zijn nu opgeslagen.

Het gebruik van een Blue10 e-mailadres

Blue10 verstuurt een auto-reply naar de afzender van de e-mail. De afzender van de e-mail ontvangt een automatische reply met melding dat de factuur succesvol is verwerkt. Wanneer de factuur niet goed ontvangen is krijgt de leverancier een bericht met welke stappen hij kan ondernemen om te controleren of de e-mail voldoet aan de voorwaarden, met het verzoek de e-mailfactuur opnieuw te verzenden.

Leveranciers informeren over het Blue10-mailadres

Wellicht gebruiken leveranciers het eigen e-mailadres of Blue10-mailadres ook voor andere correspondentie. Informeer je leveranciers naar welk e-mailadres zij vragen m.b.t. facturen, betalingen of andere administratieve zaken kunnen sturen. Op deze manier wordt het ontvangen van facturen afgezonderd van alle andere administratieve handelingen en/of vragen.

Blue10 heeft een standaardbrief opgesteld om leveranciers te informeren dat jullie de facturen in het vervolg graag digitaal willen ontvangen via een bepaald e-mailadres.