Routes instellen

Proces in de praktijk

De administratief medewerk(st)er (rol: boeken) verwerkt de inkoopfacturen in het valideerscherm. Na het boeken moeten alle inkoopfacturen naar manager 1 (rol: controleren). Behalve de inkoopfacturen van Leverancier A en B, die moeten naar manager 2 (rol: controleren).

Beide managers sturen na de inhoudelijk beoordeling de inkoopfactuur naar de directeur (rol: goedkeuren voor betaling) met de actie Akkoord.

De directeur voert de actie Goedkeuren voor betaling uit als de inkoopfactuur definitief goedgekeurd kan worden. De inkoopfactuur komt daarna automatisch op de betaallijst in het boekhoudsysteem te staan.

Indien het factuurbedrag (exclusief btw) hoger is dan €5.000, dan is directeur 1 niet bevoegd om de inkoopfactuur goed te keuren. De inkoopfactuur stuurt directeur 1 met akkoord door naar directeur 2.

Na betaling worden de inkoopfacturen automatisch gearchiveerd naar het archief in Blue10.

Proces in Blue10

Inkoopfacturen worden in het valideerscherm verwerkt. Nadat de inkoopfacturen zijn opgeslagen in het valideerscherm voert een autoroute de actie Boeken en blokkeren uit (route A). De inkoopfacturen krijgt een boekstuknummer.

Na het boeken staan de inkoopfacturen onder de stap Goedkeuren. Met twee autoroutes worden de inkoopfacturen na het boeken naar de managers gestuurd. Alle inkoopfacturen worden naar manager 1 gestuurd (route B.1). Inkoopfacturen van Leverancier A en Leverancier B worden naar manager 2 gestuurd (route B.2).

De managers beoordelen de inkoopfactuur inhoudelijk. De managers voeren met een suggestieroute de actie Akkoord uit en sturen de inkoopfacturen door naar de directeur. Voor elke manager wordt een suggestieroute aangemaakt (route C.1 en C.2).

Met de actie Goedkeuren voor betaling die de directeur uitvoert (route D) wordt vervolgens de inkoopfactuur gedeblokkeerd (route E). De inkoopfactuur komt op de betaaladvieslijst te staan en in Blue10 onder de stap Betalen. Zodra de betaaldatum is overgehaald uit het boekhoudsysteem voert een autoroute de actie Archiveren naar Archief uit (route F).

Indien het factuurbedrag hoger is dan €5.000 euro, heeft directeur 1 niet de optie om de actie Goedkeuren voor betaling uit te voeren (route D). De directeur voert de actie Akkoord uit naar directeur 2 (route D.2). Vanaf hier pakt de inkoopfactuur route E en F op.  

Deze routes zijn in het onderstaande schema ingedeeld op proces binnen Blue10.

Inrichting in Blue10

Hoe je het bovenstaande proces vertaalt naar het instellen van routes in Blue10 vind je hieronder.

Let op: Bij het aanmaken van een route staat Bedrijf standaard ingesteld op Alle. Indien elk bedrijf verschilt in wie de controleur en goedkeurder zijn, selecteer hier het betreffende bedrijf.

NB:  Werken met een goedkeurlimiet? Volg de stappen onder het kopje Goedkeurlimiet toevoegen.

Overzicht autoroutes

Route A staat standaard ingesteld. Ga naar Beheer > Autoroutes en maak de volgende route voor manager 1 aan (route B.1). Klik op Opslaan.

Maak de volgende route voor manager 2 aan (route B.2):

Klik op Geavanceerd.

Normaal gesproken gaan alle inkoopfacturen naar manager 1. Door een prioriteit hoger dan de standaard prioriteit van 100 mee te geven, heeft deze route met de leveranciers die naar manager 2 moet, de voorkeur boven de route B.1.

Pas de prioriteit van de route aan naar 150 en klik op Opslaan.

Het autoroute overzicht ziet er als volgt uit:

Overzicht suggestieroutes

Ga naar Beheer > Suggestieroutes en maak de volgende route (route C.1) aan:

Maak de volgende route voor manager 2 aan (route C.2):

Het suggestieroute overzicht ziet er als volgt uit:

Tip: Goedkeurders zien automatisch de actie Goedkeuren voor betaling in het actieveld. Het is niet nodig om hier een suggestieroute voor aan te maken (Route D).

Route E en Route F staan standaard ingesteld, dus deze routes hoef je niet handmatig aan te maken.