Skip to main content
Beheer

Snelteksten

By maart 31st, 2021No Comments

Wanneer een gebruiker een factuur altijd opstuurt naar dezelfde gebruiker waarbij geen opmerking nodig is of waarbij de gebruiker altijd dezelfde opmerking meegeeft, is het handig om een suggestieroute aan te maken. Stuurt een gebruiker de factuur steeds naar een andere gebruiker op met een opmerking of wisselt de opmerking die de gebruiker meegeeft, dan is het handig om snelteksten aan te maken.

Met snelteksten kan je bij facturen met een bepaalde status en bij een bepaalde actie snel een opmerking meegeven. Hierdoor hoeft de gebruiker niet iedere keer dezelfde tekst te typen.

Dit is erg handig als een gebruiker bijvoorbeeld soms de opmerking ‘Graag goedkeuren voor betaling’, soms de opmerking ‘Kloppen deze bedragen?’ en soms de opmerking ‘Wil je de bijlage toevoegen?’ mee moet geven. De gebruiker kan dan snel kiezen uit één van deze snelteksten en de factuur opsturen.

Tip: Sommige acties zijn vanzelfsprekend. Bijvoorbeeld dat de directeur de factuur moet goedkeuren voor betaling als een factuur wordt opgestuurd. Dan raden we aan om in dit geval geen opmerking mee te geven. Op het moment dat er een uitzondering is waarover de gebruiker een opmerking over meegeeft richting de directeur, raden we aan om wel een opmerking mee te geven. Dan valt deze meer op bij de directeur.

Aanmaken van snelteksten

Volg de volgende stappen voor het aanmaken van snelteksten:

  1. Ga naar Beheer > Snelteksten.
  2. Klik op Nieuwe standaard tekst aanmaken.
  3. Doorloop de volgende velden:
    • Status: Selecteer hier de status die de factuur moet hebben.
    • Actie: Selecteer hier welke actie de gebruiker wilt uitvoeren.
    • Tekst: Voer hier de sneltekst in.
    • Volgorde: Bepaal hier de volgorde van de opmerkingen door het invullen van een getal.
    • Goedgekeurd: Geef hier aan of de factuur al goedgekeurd moet zijn of niet voor het selecteren van de sneltekst.
    • Mag goedkeuren voor betaling: Geef hier aan of de sneltekst alleen gekozen mag worden indien je mag goedkeuren.
    • Afgetekend: Deze mag altijd op nvt.
    • Ligt bij behandelaar: Geef hier aan of de sneltekst alleen gekozen mag worden indien je mag boeken.
  4. Klik tot slot op Opslaan.

Hoe gebruik ik een sneltekst?

Volg de volgende stappen voor het afhandelen van een factuur met een sneltekst:

  1. Klik op de link in de notificatie e-mail dat er facturen klaarstaan om te behandelen of log in via login.blue10.comen ga naar Facturen/Inkoop en open de betreffende factuur.
  2. Onder het kopje Actie staat het veld Sneltekst. Selecteer hier een sneltekst.
  3. Klik op Uitvoeren om de factuur op te sturen.

Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met onze Customer support. Wij helpen je graag!