Voor het maken van een boeking is een koppeling tussen Blue10 en het boekhoudsysteem benodigd. Om Blue10 aan een administratie in het boekhoudsysteem te koppelen maak je in Blue10 een Nieuw Bedrijf aan. Vervolgens worden leveranciers en andere stamgegevens opgehaald, zodat deze te gebruiken zijn in Blue10.
Stappenplan nieuw bedrijf aanmaken
Volg het stappenplan om Blue10 met het boekhoudsysteem te koppelen:
- Klik op Beheer > Bedrijven om het Overzicht bedrijven te openen.
- Klik op de knop +Nieuw Bedrijf.
- Vul de naam in van de administratie. Deze naam is voor iedere gebruiker in Blue10 zichtbaar. Let op: In tegenstelling tot de naam van de administratie in AccountView is het niet nodig een jaartal toe te voegen. In Blue10 is één administratie gekoppeld aan alle jaren binnen AccountView.
- Kies het boekhoudsysteem Accountview en klik op Maak bedrijf aan.
- Er opent een nieuw scherm. Vul onder Basis informatie de volgende informatie in:
- IBAN nummer: Vul het IBAN nummer in van het bedrijf.
- Land: Deze instelling staat standaard op NL.
- Valuta: Kies hier de standaard valuta van het bedrijf. Deze instelling staat standaard op EU. Pas deze alleen aan als de administratie in een andere valuta dan EUR wordt gevoerd.
- Gebruik de pakbon module: Deze instelling staat standaard op Nee. Kies voor Ja indien het bedrijf werkt met pakbonnen om deze samen te verwerken met inkoopfacturen.
- Maak verbinding met het boekhoudsysteem. Vul onder Eigenschappen Boekhoudsysteem de volgende informatie in:
- Bedrijfs Id: Vul hier de naam van de administratie in AccountView in.
- Actieve administratie: Hier kan je de actieve administratie zien. Deze moet ieder jaar gewijzigd worden. Gebruik de knop Toon Administraties om de actieve administratie te wijzigen en administraties te koppelen. Dit veld is enkel zichtbaar bij een gekoppeld bedrijf.
- UNC pad naar map met av.ini bestand: Neem contact op met onze customer support indien dit je eerste administratie in Blue10 is en deze gegevens nog niet bekend zijn. Onze customer support kan je verder helpen met het opzetten van de initiële connectie tussen Blue10 en Accountview. Als je al een gekoppelde administratie hebt, kopieer dan de gegevens uit dit veld uit het reeds aangemaakte bedrijf. Plak de gegevens in dit veld bij het nieuwe bedrijf.
- Netwerkpad voor XML interface: Neem contact op met onze customer support indien dit je eerste administratie in Blue10 is en deze gegevens nog niet bekend zijn. Onze customer support kan je verder helpen met het opzetten van de initiële connectie tussen Blue10 en Accountview. Als je al een gekoppelde administratie hebt, kopieer dan de gegevens uit dit veld uit het reeds aangemaakte bedrijf. Plak de gegevens in dit veld bij het nieuwe bedrijf.
- Standaard inkoopdagboeknummer: Vul hier het standaard inkoopdagboek waarin de inkoopfacturen geboekt moeten worden.
In AccountView kan je deze code vinden in het menu aan de linkerkant onder Dagboekbladzijden > Inkoop. De code kan bestaan uit letters of cijfers. Let er wel op dat het veld hoofdlettergevoelig is.
- Klik vervolgens op Opslaan om je bedrijf aan te maken in Blue10 en de koppeling te maken.
Tip: Klik op de knop Toon gebruikers met toegang tot dit bedrijf om inzicht te krijgen in de gebruikers die toegang hebben tot deze administratie. Daarnaast zijn de rechten die een gebruiker heeft voor dit bedrijf zichtbaar.
Stappenplan bedrijf aanmaken bij reeds gekoppelde administratie
Heb je al een gekoppelde administratie van Accountview? Vervolg dan het stappenplan:
- Voor het koppelen van AccountView aan Blue10 moet de link naar de administratiemap (ook wel netwerkpad) in AccountView gelijk zijn aan reeds gekoppelde administraties in Blue10.
Ga hiervoor in AccountView naar Bestand> Administraties. Hier staan alle administraties van alle jaren. In de kolom Map administraties zie je waarschijnlijk dat het netwerkpad anders is dan van administraties die nog niet gekoppeld zijn aan Blue10. Klik bij de nieuwe administratie op Bewerken > Administratiemap wijzigen voor het aanpassen van het netwerkpad. Het is belangrijk dat dit netwerkpad op dezelfde manier begint als bij de reeds gekoppelde administraties. Het einde van het netwerkpad is verschillend, omdat dit deel specifiek naar de map van de nieuwe administratie verwijst. - Zodra het netwerkpad van de nieuwe administratie is gewijzigd, wordt de administratie zichtbaar in Blue10 en kan je de administratie koppelen aan Blue10.
Ga in Blue10 naar Beheer> Bedrijven. Open het veld Extra Instellingen en klik op de knop Toon administraties. Hier bestaat de mogelijkheid om te controleren welke administratie leidend is en eventueel een andere administratie te selecteren. Let op: Iedere AccountView administratie kan slechts aan één bedrijf in Blue10 zijn gekoppeld. Zorg er dus voor dat je alleen de jaren van de desbetreffende administratie koppelt en niet de jaren van andere administraties. - Klik daarna op Opslaan om de wijzigingen op te slaan.
Meer bedrijfsinstellingen
Met de rest van de instellingen heb je de mogelijkheid Blue10 verder aan te laten sluiten op het boekhoudsysteem. Geef bijvoorbeeld aan of er btw verrekend moet worden en of er gewerkt wordt met een logistiek pakket. Klik op één van onderstaande tabs voor meer informatie over de instellingen.
Let op: De instellingen tussen Blue10 en het boekhoudsysteem dienen altijd overeen te komen.
In het veld btw informatie kan worden aangegeven of het bedrijf btw plichtig is. Als de instelling op Ja staat kan de btw ingevuld worden op de codeerregels in het Valideerscherm en wordt de btw verrekend. Indien de instelling op Nee staat wordt er standaard geen btw verrekend.
In het veld Codeer informatie kan worden aangegeven op welke kenmerken gecodeerd moet worden. Als de instellingen op Ja staat, dan zijn deze velden beschikbaar in de codeerregels in Blue10 bij het verwerken van de factuur en worden deze meegestuurd met de boeking in het boekhoudsysteem. Indien de instellingen op Nee staan zijn deze velden niet beschikbaar in de codeerregels en is het niet mogelijk op deze kenmerken te coderen.
In het veld Eigenschappen logistiek pakket kan worden aangegeven of het bedrijf werkt met inkooporders en in welk systeem de inkooporders worden geregistreerd.
- Kies voor Geen indien er niet gewerkt wordt met inkooporders.
- Kies voor Boekhoudsysteem indien de inkooporders in het boekhoudsysteem worden geregistreerd.
- Kies voor API indien de inkooporders worden geregistreerd in het logistiek pakket dat is gekoppeld middels een API. Kies vervolgens een API feature set. De API feature set bepaald welke functionaliteiten/mogelijkheden/opties uit het logistieke pakket in Blue10 beschikbaar zijn.
- Kies voor Greencommerce indien de inkooporders worden geregistreerd in Greencommerce.
In het veld Extra instellingen kunnen boekhoud specifieke instellingen worden aangegeven.
- Haal betaaldatum op uit boekhoudsysteem: Kies voor Ja om de factuur op Betaald te zetten met een betaaldatum. De betaaldatum wordt daarbij opgehaald uit het boekhoudsysteem middels een nachtelijke synchronisatie. Kies voor Nee om de factuur op Betaald te zetten zonder betaaldatum.
- Gebruik betalingskenmerk: Kies Ja om een Betalingskenmerk mee te geven aan betalingen. Het meegeven van een betalingskenmerk is vervolgens mogelijk in het Valideerscherm in het veld Betalingskenmerk.
