Er zijn verschillende manieren om documenten in Blue10 te krijgen:
- Het handmatig uploaden via Importeren in Blue10
- Het mailen van een document naar een Blue10 e-mailadres
- Een foto maken met de Blue10 App.
In Blue10 heb je de mogelijkheid om per bedrijf een e-mailadres in te stellen om facturen op te ontvangen. Deze adressen kan je vervolgens instellen (bijvoorbeeld onder een snel-knop) op de scanner, zodat gebruikers facturen altijd naar het juiste e-mailadres sturen. Steeds meer leveranciers sturen hun facturen per e-mail. Sommige bedrijven hebben hier al een eigen e-mailbox voor, waar alleen facturen binnenkomen. Andere bedrijven hebben nog niet zo’n e-mailadres en ontvangen allerlei mails, waaronder facturen, op een algemeen adres, zoals administratie@[domein].nl.
Voor het digitaal ontvangen van facturen van leveranciers heb je twee mogelijkheden, namelijk:
- Het gebruik van een Blue10 e-mailadres, waarbij dit adres ook gecommuniceerd wordt naar leveranciers;
- Het gebruik van een eigen e-mailadres, waar alleen facturen binnenkomen, en het automatisch forwarden van deze e-mails naar het Blue10 e-mailadres.
Eigen e-mailbox voor facturen
Als je zelf al een e-mailbox hebt aangemaakt of gebruikt voor het ontvangen van facturen, dan kunnen we onszelf voorstellen dat je liever niet al je leverancier aanschrijft om dit e-mailadres (nogmaals) te wijzigen. Je wil natuurlijk wel dat deze e-mails met facturen in Blue10 komen, zonder ze handmatig door te moeten sturen. Gelukkig is dat ook mogelijk door op jullie eigen mailserver in te stellen dat alle e-mails die binnenkomen op het “facturen-adres” automatisch doorgestuurd worden naar het Blue10-adres.
Belangrijk hierbij is dat het forwarden van e-mails niet in de mailbox zelf ingesteld moet worden, maar echt op de mailserver. Deze auto-forward kan ingesteld worden door jullie systeembeheerder. Nadat jullie systeembeheerder de autoforward op de mailserver heeft aangemaakt voor één of meer e-mailboxen, worden in het vervolg alle e-mails die op jullie ‘eigen’ facturen e-mailadres binnenkomen, automatisch doorgestuurd naar het Blue10 e-mailadres. Blue10 leest de facturen automatisch in de software en bewaart alle e-mails. Daarnaast wordt ook een auto-reply gestuurd naar de leverancier, met een reactie of de e-mail goed ontvangen is en dus verwerkt kan worden of dat er bijvoorbeeld per ongeluk een factuur (als Pdf-bestand) ontbreekt.
Inzicht in ontvangen e-mails
Als leveranciers een e-mail adres hebben waar zij facturen naar toe mogen sturen, dan willen zij dit adres ook nog wel eens gebruiken voor andere correspondentie. Dit is niet handig, omdat iedere e-mail automatisch in Blue10 wordt ingelezen en daarna een automatische reply krijgt, ofwel dat de factuur succesvol is verwerkt, ofwel dat er geen pdf is gevonden en dat we de factuur graag nogmaals in pdf ontvangen. In het overzicht e-mail facturen (Importeren > E-mailfacturen) worden alle ontvangen e-mails in Blue10 bewaard en kan je de verschillende mails ook opzoeken en openen. Op deze manier kan je altijd een opmerking of vraag in een mail terugzoeken.
Het individueel openen van ‘foute e-mails’ is natuurlijk wel wat omslachtig en daarom is het aan te raden om leveranciers, op het moment dat het (nieuwe) adres wordt doorgegeven voor het ontvangen van facturen, ook te informeren naar welk e-mailadres zij vragen kunnen sturen m.b.t. facturen, betalingen of andere administratieve zaken. Op deze manier wordt het ontvangen van facturen echt helemaal afgezonderd van alle andere administratieve handelingen en/of vragen.
