Importeren

Automatisch doorsturen van e-mails met facturen

By juli 31st, 2019 No Comments

Er zijn twee manieren om facturen in de Blue10 dienst te krijgen, namelijk: upload en e-mail. In de Blue10 dienst heb je de mogelijkheid om per bedrijf een e-mailadres in te stellen om facturen op te ontvangen. Dit is standaard een e-mailadres wat eindigt op @inkoopfacturen.nl of @aankoopfacturen.be. Deze adressen kan je vervolgens instellen (bijvoorbeeld onder een snel-knop) op de scanner, zodat gebruikers facturen altijd naar het juiste e-mailadres sturen. Steeds meer leveranciers sturen hun facturen per e-mail. Sommige bedrijven hebben hier al een eigen e-mailbox voor, waar alleen facturen binnenkomen. Andere bedrijven hebben nog niet zo’n e-mailadres en ontvangen allerlei mails, waaronder facturen, op een algemeen adres, zoals administratie@……

Voor het digitaal ontvangen van facturen van leveranciers heb je twee mogelijkheden, namelijk:

  • Het gebruik van een Blue10 e-mailadres (@inkoopfacturen.nl of @aankoopfacturen.be), waarbij dit adres ook gecommuniceerd wordt naar leveranciers;
  • Het gebruik van een eigen mailadres, waar alleen facturen binnenkomen, en het automatisch forwarden van deze e-mails naar het Blue10-adres.

Eigen e-mailbox voor facturen
Als je zelf al een e-mailbox hebt aangemaakt of gebruikt voor het ontvangen van facturen, dan kunnen we onszelf voorstellen dat je liever niet al je leverancier aanschrijft om dit e-mailadres (nogmaals) te wijzigen. Je wil natuurlijk wel dat deze e-mails met facturen in de Blue10 dienst komen, zonder ze handmatig door te moeten sturen. Gelukkig is dat ook mogelijk door op jullie eigen mailserver in te stellen dat alle e-mails die binnenkomen op het “facturen-adres” automatisch doorgestuurd worden naar het Blue10-adres. Belangrijk hierbij is dat het forwarden van e-mails niet in de mailbox zelf ingesteld moet worden, maar echt op de mailserver. Deze auto-forward kan ingesteld worden door jullie systeembeheerder. Nadat jullie systeembeheerder de autoforward op de mailserver heeft aangemaakt voor één of meer e-mailboxen, worden in het vervolg alle e-mails die op jullie ‘eigen’ facturen e-mailadres binnenkomen, automatisch doorgestuurd naar het Blue10-adres. Blue10 leest de facturen automatisch in de software en bewaart alle e-mails. Daarnaast wordt ook een auto-reply gestuurd naar de leverancier, met een reactie of de e-mail goed ontvangen is en dus verwerkt kan worden of dat er bijvoorbeeld per ongeluk een factuur (als Pdf-bestand) ontbreekt.

Let op: Het is niet mogelijk om e-mails (automatisch) door te sturen naar de Blue10 dienst vanuit de Outlook cliënt. Ten eerste wordt de auto-reply, die Blue10 naar het afzendadres stuurt, in dit geval naar jullie eigen factuur e-mailadres gestuurd en niet naar de leverancier. Bovendien veroorzaakt dit een loop, omdat de auto-reply in Outlook terecht komt en vanaf daar weer wordt doorgestuurd naar de Blue10 dienst, welke weer een nieuwe auto-reply verstuurt, etc. Een enkele factuur die op een persoonlijk e-mailadres binnenkomt kan natuurlijk wel handmatig doorgestuurd worden naar het Blue10 e-mailadres. Het is daarbij natuurlijk handig om ook aan deze leverancier het juiste e-mailadres voor het ontvangen van facturen door te geven, zodat de factuur een volgende keer wel direct in de Blue10 dienst komt.

Inzicht in ontvangen e-mails
Als leveranciers een e-mail adres hebben waar zij facturen naar toe mogen sturen, dan willen zij dit adres ook nog wel eens gebruiken voor andere correspondentie. Dit is niet handig, omdat iedere e-mail automatisch in de Blue10 dienst wordt ingelezen en daarna een automatische reply krijgt, ofwel dat de factuur succesvol is verwerkt, ofwel dat er geen pdf is gevonden en dat we de factuur graag nogmaals in pdf ontvangen. In het overzicht e-mail facturen (Scannen > E-mailfacturen) worden alle ontvangen e-mails in de Blue10 dienst bewaard en kan je de verschillende mails ook opzoeken en openen. Op deze manier kan je altijd een opmerking of vraag in een mail terugzoeken.

Het individueel openen van ‘foute e-mails’ is natuurlijk wel wat omslachtig en daarom is het aan te raden om leveranciers, op het moment dat het (nieuwe) adres wordt doorgegeven voor het ontvangen van facturen, ook te informeren naar welk e-mailadres zij vragen kunnen sturen m.b.t. facturen, betalingen of andere administratieve zaken. Op deze manier wordt het ontvangen van facturen echt helemaal afgezonderd van alle andere administratieve handelingen en/of vragen.

Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met onze Customer support. Wij helpen je graag!