Een dispuutfactuur is een factuur die niet akkoord is, bijvoorbeeld vanwege een foutieve prijs, hoeveelheid of tenaamstelling. Door deze factuur in dispuut te zetten, geef je aan dat er actie is ondernomen om de fout te corrigeren of te laten corrigeren door de leverancier.
In dit voorbeeld heeft de manager een factuur op zijn naam in Blue10 waarvan de prijs niet klopt. De manager heeft gebeld met de leverancier en een credit opgevraagd. Afhankelijk van de gemaakte afspraken over de dispuutafhandeling in je organisatie, is het mogelijk om de factuur op te sturen naar de Inkoopadministratie of de factuur op je eigen naam, in dit voorbeeld de manager, te houden.
Bij het veld ‘Opmerking’ omschrijf je de ondernomen actie.
Wanneer de leverancier belt met de vraag waar de betaling blijft kan je in het Documentenoverzicht: Inkoop de betreffende factuur terug vinden onder Overzicht > Dispuut. Het is ook mogelijk om op andere zoekcriteria de factuur terug te zoeken, zoals het factuurnummer of de naam van de leverancier.
In het factuuroverzicht zie je bij het veld Ligt bij bij welke collega de factuur ligt. Na het openen van de factuur zie je in de Historie de opmerking(en) over de ondernomen actie(s).
Zodra de credit is ontvangen, komt deze bij de verantwoordelijke persoon terecht. De dispuutfactuur kan op dat moment alsnog worden goedgekeurd om deze af te handelen.
