Splitsen

Document Splitter

By mei 8th, 2019 No Comments

Met de document splitter is het eenvoudig om gescande of per e-mail ontvangen facturen binnen de Blue10 dienst uit elkaar te halen of juist samen te voegen. Deze stap vindt plaats tussen het importeren en het valideren van de facturen en andere boekingsdocumenten.

Welke documenten kan ik verwerken in de document splitter?

In de document splitter is het mogelijk over verschillende type documenten te wijzigen. Standaard gaan alle facturen direct door naar het valideerscherm, tenzij het een e-mail is die meerdere PDF-bestanden bevat. Daarnaast heb je de volgende mogelijkheden om meer documenten via de document splitter te laten verlopen:

  • Uploads van PDF-bestanden met daarin meerdere pagina’s (PDF bestanden van één pagina gaan direct naar het valideerscherm);
  • E-mails met één PDF van meerdere pagina’s: hierbij kan je ervoor kiezen om alle e-mails met een PDF van meerdere pagina’s te splitsen of alleen die van bepaalde afzenders, bijvoorbeeld de scanner;
  • E-mails met één PDF van één pagina. Deze kan je dan bijvoorbeeld eerst indelen op een bedrijf of type document (zoals pakbon of een verkoopfactuur) voordat je deze valideert. Let op: het wijzigen van het type document kan alleen in de splitter, tijdens het valideren is het niet mogelijk.
Let op: Klik in het menu op Beheer > Instellingen om bovenstaande instellingen aan te passen. Lees meer over deze instellingen in onze supportblog.

Document splitter openen

De document splitter is op twee manieren te bereiken:

  1. Via het menu Scannen > Documenten splitsen.
  2. Via het dashboard Splitsen.

Hoe werkt de document splitter?

Na het importeren van de documenten via de e-mail of via een upload is het mogelijk om de documenten te splitsen. Zo kan je meerdere facturen in één keer inscannen en e-mails met meerdere PDF-bijlages verwerken.

Volg de volgende stappen voor het splitsen van een document in de document splitter:

  1. Open de document splitter. Aan de linkerkant staan alle geïmporteerde boekingsdocumenten. De bron laat zien of de factuur is binnengekomen via een handmatige upload, email of via de Blue10 App. De doorgetrokken gekleurde balk boven de pagina’s geeft aan dat het document uit meerdere pagina’s bestaat en als één factuur wordt gezien.
  2. Kies via het menu in de gekleurde balk de juiste administratie en of het gaat om een inkoopfactuur, verkoopfactuur of pakbon. Afhankelijk van het type document krijgt de groene balk zoals hierboven een andere kleur. Ook kan je hier van administratie wisselen door op de administratienaam te klikken.
  3. Op twee manieren is het mogelijk om de documenten te splitsen:
    1. Met de knop Splits alles. Met deze knop geef je aan dat alle pagina’s in het document aparte facturen zijn. Bij elke pagina wordt nu een onderbroken groene balk getoond. Door het splitsen bestaat deze batch uit vijf documenten.
    2. Als je niet alle pagina’s in het document wilt splitsen, is er een andere mogelijkheid om de documenten te scheiden. Door met je muis tussen de documenten te staan, verschijnt de melding ‘Klik om vanaf hier een nieuw document te maken’.

      Door het klikken op de lichtgrijze streep, splits je de eerste pagina van de andere pagina’s.
  4. Klik op Opslaan indien de batch op de gewenste manier is opgesplitst. Na het opslaan wordt er van elk gesplitste pagina een PDF bestand gecreëerd, vervolgens gaan ze door de tekstherkenning en verschijnen ze in het valideerscherm.

Documenten samenvoegen

Wil je de pagina’s weer samenvoegen? Dit werkt net zoals het verslepen van een icoontje op je bureaublad. Je houdt de muisklik ingedrukt op het rechter document en sleept deze naar links totdat het document overlapt met het linker document.

Documenten verwijderen

Zodra je met je muis op een document staat, verschijnt er een blauwe balk met drie pictogrammen. Met de prullenbak verwijder je de pagina.

Wil je meerdere pagina’s tegelijk verwijderen? In de gekleurde balk boven de documenten staat een prullenbak waarmee je het gehele document verwijderd.

Bijlagen toevoegen

Om pagina’s als bijlage op te slaan, klik je op de paperclip. Alle pagina’s die volgen in het document worden nu niet gebruikt door het tekstherkenningssysteem. Hierdoor worden de bedragen sneller en accurater herkend. De eerste pagina in een document is altijd ‘de factuur’. Let op: Deze pagina’s zullen in de Blue10 dienst getoond worden op het ‘Factuur’ tabblad. Deze functie voegt de pagina niet toe in het ‘Bijlage’ tabblad.

Pagina vergroten

Met het vergrootglas bekijk je het document uitvergroot.

Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met onze Customer support. Wij helpen je graag!