Voor de snelle verwerking van documenten, maakt Blue10 gebruik van diverse methoden voor documentherkenning. Blue10 haalt de relevante gegevens op uit verschillende documenttypen, en doet een voorstel voor benodigde velden in de kopgegevens van de factuur of pakbon. In deze blog gaan we dieper in op de documentherkenning en hoe dit voor specifieke onderdelen van een document werkt. Ook delen we handige tips om de documentherkenning zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.
Blue10 leest bij het ontvangen van een PDF de tekst op het document uit. Hieruit worden de relevante gegevens gehaald om in het valideerscherm een voorstel te kunnen doen voor de benodigde velden in de kopgegevens van de factuur of pakbon. Deze gegevens worden gedeeltelijk herkend van het document en gedeeltelijk gebaseerd op de stamgegevens uit de administratie. De tekstherkenning op het document vindt plaats tussen de stap Splitsen en Valideren.
Let op: Betreft de ontvangen factuur een elektronisch document? Dan wordt, afhankelijk van de instellingen in Blue10, niet de PDF uitgelezen, maar de bijbehorende XML. Lees hier meer over het ontvangen van elektronische facturen.
1. Documenttype (inkoopfactuur, verkoopfactuur of pakbon)
Het documenttype wordt vastgelegd bij het importeren van een document in Blue10. Wanneer een document wordt geïmporteerd via handmatige upload of via de Blue10 app, moet verplicht een documenttype worden gekozen.
Bij import via een Blue10 e-mailadres kan het e-mailadres gekoppeld zijn aan één documenttype (Inkoop, Verkoop, Pakbon) of aan alle documenttypen (Algemeen). Is het document ontvangen op een Blue10 e-mailadres gekoppeld aan alle documenttypen? Dan komt het document na importeren in de Splitter terecht. In de Splitter moet het juiste documenttype worden gekozen.
Lees hier meer over het instellen van een Blue10 e-mailadres.
2. Administratie
De administratie wordt vastgelegd bij het importeren van een document in Blue10. Wanneer een document wordt geïmporteerd via handmatige upload of via de Blue10 app, moet verplicht een administratie worden gekozen. Bij import via een Blue10 e-mailadres is het e-mailadres gekoppeld aan één administratie.
Tot april 2022 was het mogelijk om een Blue10 e-mailadres aan te maken dat is gekoppeld aan alle administraties. Is het document ontvangen op een Blue10 e-mailadres gekoppeld aan alle administraties? Dan controleert het systeem of er herkenningsregel bestaat op basis waarvan de administratie gekozen kan worden. Kan er geen herkenningsregel toegepast worden? Dan komt het document na importeren in de Splitter of het Valideerscherm terecht zonder administratie. In de Splitter of het Valideerscherm moet de juiste administratie worden gekozen. Let op: wanneer in het valideerscherm géén administratie bekend is, kan er ook geen relatie worden voorgesteld!
Tip: Zorg ervoor dat documenten direct in de juiste administratie ontvangen worden. Zo worden de juiste stamgegevens gebruikt voor de matching met herkende gegevens en kan Blue10 een zo volledig en juist mogelijk voorstel doen van de factuurkopgegevens.
3. Leverancier (van toepassing bij inkoopfacturen & pakbonnen)
De leveranciersmatch kan gemaakt worden op basis van herkende gegevens van de factuur en ingevoerde stamgegevens op de leverancierskaart.
- Blue10 herkent het IBAN nummer op de factuur. Als dit IBAN nummer overeenkomt met het IBAN nummer op de leverancierskaart in de betreffende administratie, wordt deze leverancier voorgesteld. Als er meer dan één leverancier hetzelfde IBAN nummer heeft, kan Blue10 geen keuze maken tussen de verschillende leveranciers en zal er geen voorstel gedaan kunnen worden.
- Blue10 herkent het KVK nummer op de factuur. Als dit KVK nummer gekoppeld kan worden aan een leverancier in de betreffende administratie, wordt deze leverancier voorgesteld.
- Als het herkende IBAN nummer en/of KVK nummer niet één-op-één gekoppeld kan worden aan een leverancier in de betreffende administratie, dan probeert het herkenningssysteem een leverancier te koppelen op basis van eerder gevalideerde facturen in de betreffende administratie. Indien eerdere facturen waarop hetzelfde IBAN en/of KVK nummer zijn herkend steeds op dezelfde leverancier zijn gevalideerd, dan wordt deze leverancier voorgesteld.
Maak je gebruik van een elektronische factuur, dan wordt een leveranciersvoorstel gedaan op basis van een match tussen de IBAN en BTW gegevens in de XML en op de leverancierskaart.
Let op: wanneer in het valideerscherm géén relatie bekend is, dan kunnen ook de velden welke gebaseerd worden op de relatie niet gevuld worden. Dit zijn o.a. Boekingstemplate, Omschrijving, Betalingsconditie en Valuta. Bij het selecteren van de juiste relatie, zullen deze velden op basis van de gekozen relatie alsnog gevuld worden.
Wat kan ik doen om de leveranciersvoorstellen te verbeteren in mijn administratie?
- Zorg dat de stamgegevens in het boekhoudsysteem correct zijn gevuld.
- Zorg dat iedere leverancier unieke gegevens heeft zodat het voor de Blue10 dienst duidelijk is om welke leverancier het gaat. Dit betekent dus ook dat hetzelfde IBAN nummer en/of btw nummer niet bij meerdere leveranciers gevuld moet zijn.
- Als het voorkomt dat jullie eigen IBAN nummer en/of btw nummer op een document staan vermeld, zorg dan dat deze gegevens zijn ingevuld in de Blue10 dienst. Dit kan via Beheer > Bedrijven > open de betreffende administratie > vul in de velden btw nummer bedrijf en IBAN nummer bedrijf deze gegevens. Op deze manier worden jullie eigen gegevens niet gebruikt om leveranciers aan te herkennen.
4. Klant (van toepassing bij verkoopfacturen)
Blue10 herkent het IBAN nummer op de factuur. Als dit IBAN nummer overeenkomt met het IBAN nummer op de klantkaart van ten hoogste één klant in de betreffende administratie, wordt deze klant voorgesteld.
Maak je gebruik van een elektronische factuur, dan wordt een klantvoorstel gedaan op basis van een match tussen de IBAN en BTW gegevens in de XML en op de klantkaart.
5. Factuurnummer
Blue10 herkent het factuurnummer op de factuur. Hierbij wordt o.a. gezocht naar een reeks die volgt na termen als ‘factuurnr’, ‘documentnummer’, ‘invoice(number/no)’ of andere variaties daarop.
6. Boekingstemplates
Indien er een ‘Standaard boekingstemplate’ bestaat voor de betreffende administratie en relatie, dan zal deze automatisch worden toegepast. Op basis van de template worden de omschrijving in de factuurkop en de factuurcodering gevuld. Lees hier meer over het gebruik van boekingstemplates.
7. Omschrijving
De omschrijving wordt voorgesteld op basis van de relatie.
- Is dit de eerste factuur van deze relatie die je in Blue10 valideert? Dan stellen we de naam van de relatie voor als omschrijving.
- Heb je eerder een factuur van deze relatie gevalideerd? Dan stellen we dezelfde omschrijving voor welke je de vorige keer bij deze relatie hebt gebruikt.
- Is er een boekingstemplate toegepast? Dan wordt de omschrijving welke staat ingesteld op de boekingstemplate toegepast.
8. Factuurdatum
Blue10 herkent de factuurdatum op de factuur. Hierbij wordt gezocht naar een geldige datum op basis van termen als ‘(factuur)datum’ of ‘(invoice)date’. De datum mag maximaal 6 maanden in het verleden liggen en moet daarnaast in het huidige, voorgaande of komende jaar vallen.
De datumnotatie (dd-mm-yyyy of mm-dd-yyyy) bepaalt hoe een uitgelezen datum geïnterpreteerd moet worden. Zo zou ‘01-02-2025’ zowel 1 februari 2025 als 2 januari 2025 kunnen zijn. Om ervoor te zorgen dat de herkende datum op de juiste manier wordt geïnterpreteerd, kan op bedrijfsniveau ingesteld worden welke datumnotatie gebruikt wordt. Dit kan via Beheer > Bedrijven > open de betreffende administratie > Extra instellingen > Standaard datumnotatie. Op leveranciersniveau kan van de bedrijfsstandaard worden afgeweken. Dit kan via Beheer > Leveranciers > open de leverancier > Datumnotatie.
9. Betalingsconditie
De betalingsconditie wordt voorgesteld op basis van de relatie. Bij het synchroniseren van stamdata uit het gekoppelde boekhoudsysteem, wordt de standaard betalingsconditie van de relatie overgehaald. Is er geen standaard betalingsconditie bekend op de relatie? Dan moet de juiste betalingsconditie gekozen worden in het valideerscherm.
10. Periode
De periode wordt voorgesteld op basis van de factuurdatum.
11. Valuta
De valuta wordt voorgesteld op basis van de relatie. Bij het synchroniseren van stamdata uit het gekoppelde boekhoudsysteem, wordt de standaard valuta van de relatie overgehaald. Is er geen standaard valuta bekend op de relatie? Dan wordt de valuta van de administratie gevuld.
12. Pakbonnummer (van toepassing bij inkoopfacturen)
Blue10 herkent het pakbonnummer op de factuur. Hierbij wordt o.a. gezocht naar een reeks die volgt na termen als ‘pakbonnummer’, ‘packingslip’ of andere variaties hierop.
13. Inkoopordernummer (van toepassing bij inkoopfacturen)
Blue10 herkent het inkoopordernummer op de factuur. Hierbij wordt o.a. gezocht naar een nummer dat volgt na ‘order(nummer)’ of ‘referentie’ of variaties hierop.
In combinatie met een logistieke koppeling (GreenCommerce, Retailium/XPRT) kan het veld ‘Standaard inkoopordernummer’ op de leverancierskaart in Blue10 gebruikt worden om aan te geven dat het een leverancier voor logistieke facturen betreft. Als op de leverancierskaart een ‘Standaard inkoopordernummer’ is gevuld, dan zal dit nummer worden voorgesteld op facturen van deze leverancier.
14. Betalingskenmerk (van toepassing bij inkoopfacturen)
Blue10 herkent het betalingskenmerk op de factuur. Hierbij wordt o.a. gezocht naar een reeks die volgt na ‘betalingskenmerk’ of tussen +++ en +++.
15. Btw scenario (van toepassing bij ERP adapters Unit4 en Visma)
Het btw scenario wordt voorgesteld op basis van de relatie. Bij het synchroniseren van stamdata uit het gekoppelde boekhoudpakket, wordt het standaard btw scenario van de relatie overgehaald. Is er geen standaard btw scenario bekend op de relatie? Dan moet het juiste btw scenario gekozen worden in het Valideerscherm.
16. Btw regel bedragen in de kop
Blue10 herkent de Btw regel bedragen op de factuur. Bij het synchroniseren van stamdata uit het gekoppelde boekhoudpakket, wordt de landcode van de relatie overgehaald. Op basis van deze landcode weet Blue10 welke btw percentages verwacht kunnen worden op de factuur. Op basis van de op de factuur uitgelezen bedragen en de te verwachten btw percentages wordt een voorstel gedaan voor de btw regel bedragen.
17. Totaalbedrag
Het totaalbedrag wordt berekend uit de bedragen op de btw regels.
Heb je hier vragen over?
Stuur een e-mail naar support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101.
