Boeken

Hoe kan ik facturen onder Boeken op het dashboard verwerken?

By juli 1st, 2019 No Comments

Wanneer er facturen onder Boeken op het Dashboard/Startscherm staan, dan zijn deze facturen nog niet geboekt in je boekhoudsysteem. Na een aanpassing of controle van de codering, is het wel mogelijk om deze facturen alsnog te boeken in je boekhoudsysteem.

Let op: Boek je eerst de facturen en keur je daarna de factuur goed in de Blue10 dienst? Wanneer de factuur onder Boeken staat, kan er nog geen goedkeuring plaatsvinden. In dit geval kan je alleen de factuur goedkeuren wanneer deze is geboekt in het boekhoudsysteem.

Vanuit het Dashboard/Startscherm is het mogelijk om de facturen onder Boeken te openen en de melding te verhelpen. Hieronder een lijst van de meest voorkomende meldingen en hoe je deze kan oplossen:

  1. De codering van de factuur is nog niet sluitend (te zien aan het oranje vinkje bij de codering)
    De factuur is niet geboekt in het boekhoudsysteem doordat de codering nog niet sluitend is. Volg de volgende stappen om de factuur alsnog te boeken:

    1. Klik op Boeken en dan op de regel van de factuur. Hiermee open je het factuuroverzicht.
    2. Klik op de regel om de betreffende factuur te openen. Onder het kopje Coderen links onderin zie je een oranje vinkje. Dit oranje vinkje geeft aan dat de codering niet sluitend is.
    3. Klik op Factuur Coderen om de codering aan te passen.
    4. Wanneer het vinkje groen kleurt, kan je klikken op Opslaan.
    5. Voer na het aanpassen van de codering nogmaals de actie Boeken en blokkeren/Factuur boeken naar Inkoopadministratie in de Blue10 dienst uit om de factuur te boeken.
  2. Melding Inkoopfacturen ongedaan gemaakt
    In dit geval is de boeking ongedaan gemaakt doordat deze niet is geaccepteerd door je boekhoudsysteem met een bepaalde reden. Volg de volgende stappen voor het verhelpen van de foutmelding:

    1. Klik op Boeken en dan op de regel van de foutmelding. Hiermee open je het factuuroverzicht.
    2. Klik op de regel om de betreffende factuur te openen. Links bovenin zie je de details van de factuur en de foutmelding in het rood. Onder het kopje Historie links onderin kan ook een foutmelding zichtbaar zijn onder de actie Ongedaan gemaakt.
    3. Verhelp de foutmelding.
    4. Voer na het verhelpen van de foutmelding nogmaals de actie Boeken en blokkeren/Factuur boeken of Betaalblokkering opheffen naar Inkoopadministratie in Blue10 uit om de factuur verder te verwerken.
  3. Verwerken van een elektronische factuur (Pdf met een XML-bestand)
    Na het importeren van een elektronische factuur komt deze direct onder Boeken beschikbaar. Een elektronische factuur slaat het valideren over, omdat de Blue10 dienst de gegevens van de factuur uit het XML-bestand haalt. Volg de volgende stappen om een elektronische factuur te boeken:

    1. Klik op Boeken en dan op de regel van de factuur. Hiermee open je het factuuroverzicht.
    2. Klik op de regel om de betreffende factuur te openen. Onder het kopje Coderen links staat de codering van de factuur.
    3. Klik op Factuur Coderen om de boekingsregels toe te voegen.
    4. Voer na het toevoegen van de boekingsregels de actie Boeken en blokkeren/Factuur boeken naar Inkoopadministratie in de Blue10 dienst uit om de factuur te boeken.

    Tip: Wil je een elektronische factuur automatisch boeken? Maak dan gebruik van een boekingstemplate waarbij de codering direct 100% sluitend is zodat de factuur automatisch wordt geboekt in je boekhoudsysteem. De boeking komt dan direct in je boekhoudsysteem.
    Let op: Wil je echt liever dat deze facturen in de toekomst bij Valideren terechtkomen i.p.v. bij Boeken? Stuur dan een e-mail naar support@blue10.com met de vraag of wij deze setting willen aanpassen.

  4. Is er een auto- of suggestieroute ingesteld om de factuur (automatisch) te boeken?
    Wanneer er geen auto- of suggestieroute is ingesteld om de factuur automatisch te boeken na het valideren, moet je de factuur handmatig boeken. Volg hiervoor de volgende stappen om de factuur te boeken:

    1. Klik op Boeken en dan op de regel van de factuur. Hiermee open je het factuuroverzicht.
    2. Klik op de regel om de betreffende factuur te openen. Onder het kopje Coderen staat de codering. Door te klikken op Factuur Coderen kan je de codering aanpassen.
    3. Voer de actie Boeken en blokkeren/Factuur boeken naar Inkoopadministratie in de Blue10 dienst uit om de factuur te boeken.
      Tip: Stel een autoroute in om de factuur automatisch te boeken of stel een suggestieroute in zodat je bij ongeboekte facturen wel de suggestie ‘boeken’/’boeken en blokkeren’ naar ‘Inkoopadministratie’ krijgt. Lees meer over routes in onze supportblog.

Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met onze Customer support. Wij helpen je graag!