Facturen valideren

Blue10 herkent de belangrijkste gegevens van een document. Na het herkennen van de belangrijkste gegevens komt het document beschikbaar in de document splitter (Splitsen) of het valideerscherm (Valideren). Meer weten over de document splitter? Lees hier verder.

In het valideerscherm is het mogelijk om een document inkoopfactuur te valideren en (afhankelijk van de functionaliteiten die het boekhoudsysteem biedt) te coderen. Valideren is het controleren van de door het systeem herkende kopgegevens. Wanneer een document vanuit Blue10 wordt geboekt in het boekhoudsysteem is het vereist om deze te coderen. Coderen is het ingeven van boekingsregels.

Volg de volgende stappen voor het openen van het valideerscherm en het valideren van een document:

1. Klik op het Dashboard op Valideren of open via Importeren> Valideren het valideerscherm. De pagina is als volgt opgebouwd:
   1. Aan de linkerkant staan alle geïmporteerde documenten van de administratie gesorteerd op document type. Hier is het mogelijk om de getoonde documenten te filteren op basis van administratie en document type. Met het pijltje naast het aantal documenten is het mogelijk om de documenten in het valideerscherm te sorteren van nieuw naar oud of andersom;
   2. In het midden staan de door de Blue10 herkende gegevens van de kop van het document. Naast de boekhoudsysteem gerelateerde velden zijn er algemene velden. De kopgegevens kunnen aan de hand van de drie bolletjes worden verbreed;
   3. Aan de rechterkant staat het originele document. Met de vergrootglazen is het mogelijk om het document in- of uit te zoomen. Met de pijltjes is het mogelijk om het document te roteren naar links of rechts. Daarnaast kan je nu ook met een klik de afbeelding van het document passend aan het scherm maken;
   4. Afhankelijk van het boekhoudsysteem staat onderaan het automatisch gegeneerde codering. Meer weten over het coderen van codeerregels? Lees hier verder.
      Let op: Het coderen van boekingsregels is niet van toepassing voor gebruikers die werken met de boekhoudsystemen Navision en FinMaster.
2. Doorloop de velden van de kop van het document met de Tab toets op het toetsenbord. Hieronder een toelichting voor de algemene velden;
   1. Administratie: Hier staat de door het systeem herkende administratie. Klik op de pijltjes voor het synchroniseren van de (zojuist aangemaakte) stamgegevens en leveranciers.
   2. Leverancier: Hier staat de door het systeem herkende leverancier. Klik op i voor meer informatie over de leveranciers.
   3. Factuur nr: Hier staat de door het systeem herkende factuurnummer. In dit veld vind een controle plaats op dubbele facturen op basis van de combinatie leverancier en factuurnummer.
   4. Boekingstemplate: Boekingstemplates geven de mogelijkheid om het coderen en boeken van facturen te versnellen en te automatiseren. Met een boekingstemplate is het mogelijk om veelgebruikte coderingen eenvoudig te hergebruiken en standaard toe te passen. Meer weten? Lees hier verder.
   5. Omschrijving: Vul hier de omschrijving van de factuur.
   6. Datum: Hier staat de door het systeem herkende datum die op de factuur staat.
   7. Valuta: Hier staat de door het systeem herkende valuta die op de factuur staat.
   8. Bedragen: Op basis van de herkende valuta vult de Blue10 hier.
   9. Opmerking: Door te klikken op het tekstballonnetje opent een tekstveld waardoor het tijdens het valideren mogelijk is om een opmerking mee te geven. De opmerking is later zichtbaar onder het kopje Historie op de documentdetailpagina.
3. Afhankelijk van het boekhoudsysteem vindt na het valideren van de kopgegevens het coderen van de codeerregels plaats. Wanneer er een voorkeur is ingesteld voor de betreffende leverancier in het boekhoudsysteem, wordt er een automatisch boekingsvoorstel getoond. Als er nog geen voorkeuren zijn ingesteld, staan er lege codeerregels. Doorloop de codeerregels en zorg dat er geen velden die rood omrand zijn en de codering sluitend is.
   1. Gegevens wijzigen: Door in het eerste veld van de eerste regel dubbel te klikken worden de verschillende opties getoond. In dit geval de grootboekrekening.
   2. Extra regel toevoegen: Met de Tab-toets is het mogelijk om na de eerste regel door te tabben om een nieuwe regel aan te maken. Het is ook mogelijk om op het +-teken te klikken voor de regel.
   3. Regel verwijderen: Klik op het –teken voor de regel om deze te verwijderen.
4. Als alle kopgegevens zijn gevuld en (indien van toepassing) de codering sluitend is, wordt het vinkje bij het betreffende document groen. Klik dan op Opslaan om het document door te zetten voor verdere werking.
   Let op: Blijft het vinkje oranje? Een oranje vinkje betekent dat de codeerregels nog niet valide zijn. Controleer in de codeerregels welke velden rood omrand zijn. In deze velden staat bijvoorbeeld nog niks ingevuld of ontbreekt er informatie. Boven de codeerregels is terug te vinden welk bedrag nog moet worden gecodeerd. Wanneer alle bedragen goed zijn ingevuld, kleurt het vinkje groen en zijn de codeerregels sluitend.

Tip: Is er een gegeven niet herkend? Ga met de muis in het veld staan op de waarde van de factuur. De gegevens worden automatisch gevuld, waardoor het niet meer nodig is om deze over te typen.

Tip: Met sneltoetsen kan je sneller een document valideren dan door veld voor veld met de muis aan te klikken. Meer weten? Lees hier verder.