Beheer

Nieuw bedrijf aanmaken – AFAS ERP

By januari 13th, 2020 No Comments

Om je AFAS administratie(s) succesvol aan de Blue10 dienst te koppelen, dien je onderstaande stappen in AFAS en in de Blue10 dienst uit te voeren. Allereerst zorgen we dat de instellingen in AFAS goed staan. Daarna maken we in Blue10 per administratie een bedrijf aan. Deze stappen zijn verdeeld in drie delen:

  1. Deel 1: Instellingen in de gebruikersrechten in AFAS
  2. Deel 2: Inrichten van App Connector
  3. Deel 3: Bedrijf aanmaken in de Blue10 dienst
Let op: Koppel je voor het eerst een administratie met de Blue10 dienst? Doorlopen dan deel 1 tot en met deel 3.

Heb je al een administratie gekoppeld in de Blue10 dienst? Doorloop dan alleen deel 3.

Deel 1: Instellingen in de gebruikersrechten in AFAS

Voordat je verbinding kan maken moeten er enkele instellingen worden doorlopen in AFAS. De koppeling tussen de Blue10 dienst en AFAS wordt met behulp van een token onder een gebruikersaccount ingesteld. Let er op dat de token wordt gegenereerd door een gebruiker met de volgende rechten:

  • Rechten voor het verwerken van inkomende facturen in de betreffende administratie;
  • Toegangsrechten tot de stamgegevens van de betreffende administratie.

We leggen hier stap voor stap uit hoe je dit in kan richten in AFAS:

  1. Ga in AFAS naar Algemeen > Beheer > Autorisatie tool.
  2. Op het tabblad Onderhoud gebruikers kies je de gebruiker waaronder je de koppeling tussen Blue10 en AFAS wil maken.
  3. Kijk op het tabblad Lid van groep tot welke groepen deze gebruiker behoort en onthoud dit voor stap 5 van de instellingen in de gebruikersrechten en stap 4 bij het inrichten van de App connector.
  4. Ga naar het tabblad Autorisatie. Onder Algemeen > Beheer > App connector > Tabbladen en zet hier het recht op alle onderdelen die zijn omkaderd op onderstaande afbeelding op Onderhouden.
  5. Is de gebruiker lid van meerdere groepen? Controleer dan hetzelfde bij Onderhoud groepen.
    1. Open de groep waar de gebruiker lid van is en waar je de Connector onder wil laten draaien.
    2. Open het tabblad Autorisatie. Onder Algemeen > Beheer > App connector > Tabbladen moeten weer alle onderdelen op Onderhouden staan (zie ook printscreen hieroven).
  6. Krijg je de vraag om de omgeving opnieuw te openen? Kies dan voor Ja.
  7. Ga verder met deel 2.

Deel 2: Inrichten App connector

Na het aanpassen van instellingen in AFAS volgt het inrichten van de App connector. Via de App connector verloopt de verbinding tussen de Blue10 dienst en AFAS. Hiervoor moeten we eerst Blue10 specifieke Get connectoren importeren. Klik hier om het zip bestand met de Getconnectoren te downloaden.

  1. Download het zip bestand met de Getconnectoren en sla dit bestand op, op je computer/laptop. Kies daarna voor het uitpakken van dit bestand. Deze bestanden heb je eenmalig nodig.
  2. Ga in AFAS naar Algemeen > Uitvoer > Beheer > Getconnector.
  3. Klik op 4. Importeren.
  4. Kies voor bestand, zoek de bestanden op en selecteer deze. Ze komen allemaal in het scherm te staan. Onderstaand is een voorbeeld, door het continue verbeteren en uitbreiden van de koppeling, zie je er in je eigen scherm meer dan op deze printscreen.

    Werk je niet met verbijzonderingsassen? Selecteer dan de Getconnectoren Blue10CostCenters (verbijzonderingsas 1) en Blue10CostCarriers (verbijzonderingsas 2) en klik op Verwijderen. De overige Getconnectoren zijn wel verplicht.
    Werk je wel met verbijzonderingsassen? Dan hoef je niks te doen en kan je door naar de volgende stap.
  5. Klik op Voltooien.

Daarna richten we de App connector in die door Blue10 zal worden gebruikt om stamgegevens uit te lezen en financiële boekingen te maken.

  1. Ga in AFAS naar Algemeen > Beheer> App connector.
  2. Klik op Nieuw.
  3. Vul bij Omschrijving de naam van de nieuwe App connector. Kies bijvoorbeeld voor ‘Blue10 koppeling’ zodat voor iedereen duidelijk is waar de App connector voor gebruikt wordt.
  4. Bij stap 3 van deel 1 heb je gekeken tot welke groepen die gebruiker behoort. Bij stap 5 van deel 1 heb je gekeken welke groep voldoende Autorisatie rechten heeft. Kies hier een gebruikersgroep waartoe de gebruiker behoort en welke ook rechten voor Onderhouden heeft op de App connector.
  5. Klik op Voltooien.
  6. De App connector wordt aangemaakt en je komt op het volgende scherm om instellingen in te voeren:
  7. Vink Geblokkeerd uit.
  8. Klik in de linkerkolom op tabblad GetConnectoren en volg de volgende stappen:
    1. Klik op Nieuw.
    2. Zoek in de selectiewizard op definitie ‘Blue10’.
    3. Vink alle Blue10 Getconnectoren aan. Let op: Ook hier geldt weer dat het er in jouw omgeving mogelijk meer zijn die beginnen met Blue10.
    4. Klik op Voltooien. De Blue10 Getconnectoren zijn nu zichtbaar in de App connector voor de Blue10 koppeling.
  9. Klik in de linkerkolom op tabblad UpdateConnectoren en volg de volgende stappen:
    1. Klik op Nieuw.
    2. Er moeten verschillende UpdateConnectoren worden toegevoegd zodat Blue10 de juiste gegevens weg kan schrijven naar AFAS. Zoek bij Connector-Id de volgende id’s op, deze moeten per stuk worden toegevoegd (aanvinken en op Voltooien klikken): FiEntries, FiInvoice, KnPurchaseRelationOrg, KnSalesRelationOrg en KnSubject
    3. De Updateconnectoren zijn nu zichtbaar in de App connector voor de Blue10 koppeling.
  10. Klik in de linkerkolom op tabblad Gebruikerstokens en volg de volgende stappen:
    1. Klik op Nieuw.
    2. Kies de gebruiker die je bij het instellingen van de gebruikersrechten stap 4 rechten hebt gegeven tot de Connectoren.
    3. Geef deze een duidelijke omschrijving zodat je weet dat deze gebruikerstoken gebruikt wordt voor de Blue10 koppeling.
    4. Klik op Volgende. Je komt op het volgende scherm:
    5. Er wordt een token gegenereerd. Neem de code die staat tussen <data> en </data> over en vul deze straks in de Blue10 dienst. In de printscreen hierboven is dat het wazig gemaakte deel van het veld.
    6. Sla deze token op een veilige plek op. We merken dat de koppeling tussen de Blue10 dienst en AFAS soms niet direct werkt, het is dan fijn als je de token nog beschikbaar hebt.
    7. Als de token is opgeslagen, klik dan pas op Voltooien (je kan de token daarna niet meer terugvinden in AFAS).
  11. De instellingen AFAS staan goed en je kan door naar deel 3.

Deel 3: Bedrijf aanmaken in de Blue10 dienst

Voor het maken van een boeking moet je een koppeling maken tussen de Blue10 dienst en AFAS. In de Blue10 dienst maak je een bedrijf aan voor het koppelen van de Blue10 dienst aan de desbetreffende administratie in AFAS. Vervolgens worden je leveranciers en andere stamgegevens opgehaald, zodat je deze kan gebruiken in de Blue10 dienst.

Stapsgewijs leggen we uit hoe je een bedrijf aanmaakt in de Blue10 dienst:

  1. Klik op Beheer en kies voor Bedrijven.
  2. Klik op Nieuw Bedrijf.
  3. In het veld Naam in Blue10 vul je de naam (of afkorting) van de administratie. Deze naam is voor iedere gebruiker in de Blue10 dienst zichtbaar. De naam is maximaal 16 tekens en kan geen spaties en/of leestekens bevatten.
    Let op: Wijziging in de naam van jullie administratie/bedrijf? Pas dan de naam van het bedrijf in de Blue10 dienst aan via Beheer > Bedrijven > betreffende administratie. De naam in het nieuwe veld Weergavenaam in Blue10 is zichtbaar voor de gebruikers met rechten tot deze administratie.
  4. Selecteer vervolgens het Boekhoudsysteem AFAS.
  5. Je komt in onderstaand scherm, deze gaan we vullen met de juiste gegevens uit AFAS.

    • Administratiecode: Vul de administratiecode uit AFAS. Deze vind je in AFAS via Algemeen > Administratie > Openen. In onderstaand scherm kunnen ook meerdere codes per regel staan, het gaat om de laatste kolom waarbij de nummers opeenvolgend zijn en over het algemeen beginnen met 1.
    • API-token: Voer hier de API token in die je bij het inrichten van de App connector in stap 10g hebt opgeslagen.
    • Member nummer: Vul bij Member nummer het klantnummer/member nummer van AFAS, dit is een klantspecifiek nummer en zal voor alle bedrijven in Blue10 hetzelfde zijn. Als je in AFAS bent ingelogd staat deze in de bovenste balk. De eerste letter en de laatste twee letters hoeven niet gevuld te worden, het gaat dus om de 5 cijfers daartussenin.
    • Exporteer Document naar AFAS: Geef aan of je de PDF uit Blue10 toe wil voegen bij de boeking in AFAS.
    • Inkoopdagboeknummer: Vul het inkoopdagboeknummer waarin je de inkoopfacturen uit Blue10 wil boeken. Doordat het boekstuknummer (factuurnummer in AFAS) door Blue10 bepaald moet worden, raden we aan een apart inkoopdagboek aan te maken voor de boekingen vanuit Blue10.
      Het dagboeknummer vind je in AFAS via Financieel > Boeken > Dagboek. Er opent dan een nieuw scherm, het gaat hierbij om de code die daar zichtbaar is bij het juiste dagboek.
    • Standaardgrootboekrekening: Vul de standaardgrootboekrekening waarop de btw geboekt moet worden. Indien dit is aangegeven op je btw codes, dan wordt het ingestelde grootboek van de btw code gebruikt. Standaard is dit 1500.
    • Codeer op kostenplaatsen/kostendragers: AFAS kent meerdere verbijzonderingsassen, Blue10 koppelt aan verbijzonderingsas 1 en 2.
      • Voor verbijzonderingsas 1 zet je Codeer op kostenplaatsen op Ja.
      • Voor verbijzonderingsas 2 zet je Codeer op kostendragers op Ja.
  6. Klik op Opslaan om alle ingevoerde gegevens op te slaan.
  7. Open het bedrijf nogmaals en klik op Update alle leveranciers en Update alle stamgegevens voor het overhalen van de gegevens uit AFAS.

Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met onze Customer support. Wij helpen je graag!