In het geval van een handmatige administratie is er geen koppeling tussen Blue10 en een boekhoudsysteem. Zonder deze koppeling kan een factuur in Blue10 wel worden verwerkt, maar het boeken en betalen dient in het boekhoudsysteem te gebeuren. Om een factuur te kunnen verwerken in Blue10 is, per administratie, een bedrijf in Blue10 benodigd. In Blue10 maak je per administratie een Nieuw bedrijf aan. Om leveranciersdata te gebruiken in Blue10 dien je de leveranciers van de administratie(s) te importeren.
Het stappenplan voor het aanmaken van een handmatige administratie in Blue10 bestaat uit twee delen.
- Deel 1: Bedrijf aanmaken in Blue10
- Deel 2: Leveranciers importeren
Deel 1: Bedrijf aanmaken in Blue10
Volg het stappenplan om in Blue10 een bedrijf aan te maken:
- Klik op Beheer > Bedrijven om het Overzicht bedrijven te openen.
- Klik op de knop +Nieuw Bedrijf.
- Vul de naam in van de administratie. Deze naam is voor iedere gebruiker in Blue10 zichtbaar.
- Kies het boekhoudsysteem Manual en klik op de knop Maak bedrijf aan.
- Er opent een nieuw scherm. Vul onder Basis informatie de volgende informatie in:
- Btw, KvK en IBAN nummer: Vul het Btw, KvK en IBAN nummer in van het bedrijf.
- Land: Deze instelling staat standaard op NL.
- Valuta: Kies hier de standaard valuta van het bedrijf. Deze instelling staat standaard op EU.
- Gebruik de pakbon module: Deze instelling staat standaard op Nee. Kies voor Ja indien het bedrijf werkt met pakbonnen om deze samen te verwerken met inkoopfacturen.
- Klik vervolgens op Opslaan om het bedrijf aan te maken in Blue10.
Tip: Klik op de knop Toon gebruikers met toegang tot dit bedrijf om inzicht te krijgen in de gebruikers die toegang hebben tot deze administratie. Daarnaast zijn de rechten die een gebruiker heeft voor dit bedrijf zichtbaar.
Meer bedrijfsinstellingen
Met de rest van de instellingen heb je de mogelijkheid Blue10 verder aan te laten sluiten op jullie werkwijze. Geef bijvoorbeeld aan of er btw verrekend moet worden en of er gewerkt wordt met een logistiek pakket. Klik op één van onderstaande tabs voor meer informatie over de instellingen.
In het veld btw informatie kan worden aangegeven of het bedrijf btw plichtig is. Als de instelling op Ja staat kan de btw ingevuld worden op de codeerregels in het Valideerscherm en wordt de btw verrekend. Indien de instelling op Nee staat wordt er standaard geen btw verrekend.
In het veld Eigenschappen logistiek pakket kan worden aangegeven of het bedrijf werkt met inkooporders en in welk systeem de inkooporders worden geregistreerd.
- Kies voor Geen indien er niet gewerkt wordt met inkooporders.
- Kies voor Boekhoudsysteem indien de inkooporders in het boekhoudsysteem worden geregistreerd.
- Kies voor API indien de inkooporders worden geregistreerd in het logistiek pakket dat is gekoppeld middels een API. Kies vervolgens een API feature set. De API feature set bepaald welke functionaliteiten/mogelijkheden/opties uit het logistieke pakket in Blue10 beschikbaar zijn.
- Kies voor Greencommerce indien de inkooporders worden geregistreerd in Greencommerce.
In het veld Extra instellingen kunnen boekhoud specifieke instellingen worden aangegeven.
- Haal betaaldatum op uit boekhoudsysteem: Kies voor Ja om de factuur op Betaald te zetten met een betaaldatum. De betaaldatum wordt daarbij opgehaald uit het boekhoudsysteem middels een nachtelijke synchronisatie. Kies voor Nee om de factuur op Betaald te zetten zonder betaaldatum.
- Gebruik betalingskenmerk: Kies Ja om een Betalingskenmerk mee te geven aan betalingen. Het meegeven van een betalingskenmerk is vervolgens mogelijk in het Valideerscherm in het veld Betalingskenmerk.
Deel 2: Leveranciers importeren
Omdat Blue10 bij een handmatige administratie geen koppeling heeft met een boekhoudsysteem, is het niet mogelijk de leveranciers hieruit over te halen. Om leveranciers te kunnen gebruiken in Blue10 kan je een CSV-bestand met leveranciers uploaden.
Een CSV-bestand met leveranciers dient uit de volgende gegevens te bestaan:
- Leveranciersnummer
- Leveranciersnaam
- BTW nummer
- IBAN nummer
Let op: het gebruik van het ‘&’ teken is niet toegestaan in het CSV-bestand.
Stapsgewijs leggen we uit hoe je leveranciers importeert door middel van een CSV-bestand in Blue10:
- Klik op Beheer en kies voor Leveranciers
- Klik op de knop Importeer leveranciers
- Kies het Bedrijf waarvan je leveranciers wilt importeren
- Sleep of upload het CSV-bestand om de leveranciers te uploaden naar Blue10
Blue10 leest de eerste paar regels uit het bestand en zet deze gegevens in een tabel.
- Geef in het veld Het bestand heeft een kopregel aan of het bestand een kopregel heeft. De eerste regel met kolomnamen zal dan niet geïmporteerd worden.
- Geef in het veld Scheidingsteken het scheidingsteken in het CSV-bestand aan. Kies ,(komma) ;(dubbele punt komma), Tab of |.
- Selecteer vervolgens per kolom een kolomnaam
- Klik op Importeer bestand
- Blue10 importeert de leveranciers en geeft aan of de leveranciers wel of niet succesvol zijn verwerkt. Via Beheer > Leveranciers zijn de geïmporteerde leveranciers te raadplegen.
