Beheer

Nieuw bedrijf aanmaken – Handmatige administratie

By december 18th, 2019 No Comments

In het geval van een handmatige administratie wordt er geen koppeling gemaakt tussen de Blue10 dienst en een boekhoudsysteem. Zonder deze koppeling kan een factuur wel worden verwerkt in de Blue10 dienst, maar dient het boeken en betalen van een factuur te gebeuren in het boekhoudsysteem. Hiervoor is wel een administratie in de Blue10 dienst nodig.

Allereerst maken we in de Blue10 dienst per administratie een bedrijf aan. Daarna importeer je de leveranciers van deze administratie zodat je deze gegevens kan gebruiken in de Blue10 dienst. Deze stappen zijn verdeeld over twee delen:

  1. Deel 1: Bedrijf aanmaken in de Blue10 dienst
  2. Deel 2: Leveranciers importeren
Let op: Bij een handmatige koppeling moeten de acties Valideren, Boeken en Goedkeuren voor betaling altijd naar de Inkoopadministratie worden uitgevoerd. We raden je aan om na het boeken van de factuur in het boekhoudsysteem handmatig de actie Factuur boeken uit te voeren in de Blue10 dienst.

Deel 1: Bedrijf aanmaken in de Blue10 dienst

Stapsgewijs leggen we uit hoe je een bedrijf aanmaakt in de Blue10 dienst:

    1. Klik op Beheer en kies voor Bedrijven.
    2. Klik op Nieuw Bedrijf.
    3. In het veld Naam in Blue10 vul je de naam (of afkorting) van de administratie. Deze naam is voor iedere gebruiker in de Blue10 dienst zichtbaar. De naam is maximaal 16 tekens en kan geen spaties en/of leestekens bevatten.
      Let op: Wijziging in de naam van jullie administratie/bedrijf? Pas dan de naam van het bedrijf in de Blue10 dienst aan via Beheer > Bedrijven > betreffende administratie. De naam in het nieuwe veld Weergavenaam in Blue10 is zichtbaar voor de gebruikers met rechten tot deze administratie.
    4. Selecteer vervolgens het Boekhoudsysteem Handmatig.
    5. Doorloop de volgende instellingen:
      • Id bedrijf: Vul hier nogmaals de naam van de administratie in.
    6. Klik op tot slot op  Opslaan en Sluiten.

Deel 2: Leveranciers importeren

Doordat de Blue10 dienst niet gekoppeld is aan een boekhoudsysteem, is het niet mogelijk om de leveranciers hieruit over te halen. Het is echter wel mogelijk om leveranciers te importeren in de Blue10 dienst door middel van een CSV-bestand.

Een CSV-bestand met leveranciers dient uit de volgende gegevens te bestaan:

  • Leveranciersnummer
  • Leveranciersnaam
  • BTW nummer
  • IBAN nummer

Stapsgewijs leggen we uit hoe je leveranciers importeert door middel van een CSV-bestand in de Blue10 dienst.

  1. Klik op Beheer en kies voor Leveranciers.
  2. Klik op Importeer leveranciers.
  3. Doorloop de volgende velden:

    • Bedrijf: Selecteer het zojuist aangemaakte bedrijf of een ander gewenst bedrijf waarvan je de leverancier wilt importeren.
    • Selecteer .csv file om te gebruiken: Upload hier je CSV-bestand.Doorloop de volgende velden:
  4. Klik op Volgende. 
  5. Geef in het veld Scheidingsteken het scheidingsteken in het CSV-bestand aan. Kies uit ; (dubbele punt komma) of , (komma) en klik op Volgende.

  6. Vul het scherm met de volgende velden:

    • Sla eerste # regels over: Bepaal of de Blue10 dienst de eerste X aantal regels moet overslaan.
    • Leveranciers toevoegen over vervangen: Geef aan of je de huidige lijst met leveranciers wilt vervangen of de leveranciers in het CSV-bestand wilt toevoegen aan de huidige lijst met leveranciers.
    • Code in boekhoudsysteem / Naam / Btw-nummer / IBAN nummer: Geef aan welke kolom in het CSV-bestand bij welk veld hoort.
  7. Klik op Importeer data.
  8. De Blue10 dienst importeert de leveranciers en geeft aan of de leveranciers wel of niet succesvol zijn verwerkt. Via Beheer > Leveranciers zijn de geïmporteerde leveranciers te raadplegen.
Tip: Indien je werkt met AFAS, Business Central, Exact Globe, Exact Online, FinMaster, iMUIS Online, NAV vanaf FOB 3, Twinfield, Unit4 API, Unit4 Online of Visma.net is het mogelijk om in het valideerscherm een leverancier vanuit de Blue10 dienst aan te maken. Dit kan via + bij het veld Leverancier in het valideerscherm.

Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met onze Customer support. Wij helpen je graag!