Voor het maken van een boeking is een koppeling tussen Blue10 en het boekhoudsysteem benodigd. Om Blue10 aan een administratie in het boekhoudsysteem te koppelen maak je in Blue10 een Nieuw Bedrijf aan. Vervolgens worden leveranciers en andere stamgegevens opgehaald, zodat deze te gebruiken zijn in Blue10.
Stappenplan nieuw bedrijf aanmaken
Volg het stappenplan om Blue10 met Exact Online te koppelen:
- Klik op Beheer > Bedrijven om het Overzicht bedrijven te openen.
- Klik op de knop +Nieuw Bedrijf.
- Vul de naam in van de administratie. Deze naam is voor iedere gebruiker in Blue10 zichtbaar.
- Kies het boekhoudsysteem en klik op Maak bedrijf aan.
- Er opent een nieuw scherm. Vul onder Basis informatie de volgende informatie in:
- Land: Deze instelling wordt overgenomen uit het boekhoudsysteem.
- Valuta: Deze instelling wordt overgenomen uit het boekhoudsysteem.
- Gebruik de verkoopfacturen module: Deze instelling staat standaard op Nee. Kies voor Ja indien het bedrijf werkt met verkoopfacturen.
- Gebruik de pakbon module: Deze instelling staat standaard op Nee. Kies voor Ja indien het bedrijf werkt met pakbonnen om deze samen te verwerken met inkoopfacturen.
- Maak verbinding met het boekhoudsysteem. Vul onder Eigenschappen Boekhoudsysteem de volgende informatie in:
- Administratiecode: Vul hier de administratiecode in van de administratie waarin de facturen worden geboekt. In Exact Online vind je dit nummer linksboven naast de naam van de administratie terug.
- Land Server: Kies voor het veld waarin de Exact Online administratie wordt gehost.
- Divisiecode: Vul de divisiecode in. De divisiecode wordt tevens automatisch ingevuld na het Opslaan van het bedrijf.
- Standaard inkoopdagboeknummer: Vul het standaard inkoopdagboek waarin de inkoopfacturen geboekt moeten worden.
- Klik vervolgens op Opslaan om je bedrijf aan te maken in Blue10 en de koppeling te maken.
Let op: Is dit de eerste administratie in Exact Online? Vervolg dan het stappenplan: - Klik op de knop Verbind om bij de eerste administratie de verbinding te maken tussen Blue10 en Exact Online. Er opent een nieuw scherm.
- Log in bij Exact Online. Geef toestemming voor het koppelen van de huidige en alle toekomstige administraties. Na het inloggen verschijnt de melding: ‘Je hebt succesvol verbinding gemaakt met Blue10. Je kan dit venster sluiten’. Het is niet nodig om bij het koppelen van een volgende administratie te klikken op de Verbind knop. De koppeling is dan al eerder tot stand gebracht.
Tip: Klik op de knop Toon gebruikers met toegang tot dit bedrijf om inzicht te krijgen in de gebruikers die toegang hebben tot deze administratie. Daarnaast zijn de rechten die een gebruiker heeft voor dit bedrijf zichtbaar.
Meer bedrijfsinstellingen
Met de rest van de instellingen heb je de mogelijkheid Blue10 verder aan te laten sluiten op het boekhoudsysteem. Geef bijvoorbeeld aan of er btw verrekend moet worden en of er gewerkt wordt met een logistiek pakket. Klik op één van onderstaande tabs voor meer informatie over de instellingen.
Let op: De instellingen tussen Blue10 en het boekhoudsysteem dienen altijd overeen te komen.
In het veld btw informatie kan worden aangegeven of het bedrijf btw plichtig is. Als de instelling op Ja staat kan de btw ingevuld worden op de codeerregels in het Valideerscherm en wordt de btw verrekend. Indien de instelling op Nee staat wordt er standaard geen btw verrekend.
In het veld Codeer informatie kan worden aangegeven op welke kenmerken gecodeerd moet worden. Als de instellingen op Ja staat, dan zijn deze velden beschikbaar in de codeerregels in Blue10 bij het verwerken van de factuur en worden deze meegestuurd met de boeking in het boekhoudsysteem. Indien de instellingen op Nee staan zijn deze velden niet beschikbaar in de codeerregels en is het niet mogelijk op deze kenmerken te coderen.
In het veld Eigenschappen logistiek pakket kan worden aangegeven of het bedrijf werkt met inkooporders en in welk systeem de inkooporders worden geregistreerd.
- Kies voor Geen indien er niet gewerkt wordt met inkooporders.
- Kies voor Boekhoudsysteem indien de inkooporders in het boekhoudsysteem worden geregistreerd.
- Kies voor API indien de inkooporders worden geregistreerd in het logistiek pakket dat is gekoppeld middels een API. Kies vervolgens een API feature set. De API feature set bepaald welke functionaliteiten/mogelijkheden/opties uit het logistieke pakket in Blue10 beschikbaar zijn.
- Kies voor Greencommerce indien de inkooporders worden geregistreerd in Greencommerce.
In het veld Extra instellingen kunnen boekhoud specifieke instellingen worden aangegeven.
- Haal betaaldatum op uit boekhoudsysteem: Kies voor Ja om de factuur op Betaald te zetten met een betaaldatum. De betaaldatum wordt daarbij opgehaald uit het boekhoudsysteem middels een nachtelijke synchronisatie. Kies voor Nee om de factuur op Betaald te zetten zonder betaaldatum.
- Gebruik betalingskenmerk: Kies Ja om een Betalingskenmerk mee te geven aan betalingen. Het meegeven van een betalingskenmerk is vervolgens mogelijk in het Valideerscherm in het veld Betalingskenmerk.
- Voeg PDF toe bij de boeking: Kies voor Ja om de PDF toe te voegen aan de boeking. De originele factuur is vervolgens te openen in het boekhoudsysteem.
- Dagboek voor logistieke facturen: Vul hier het nummer van het dagboek voor logistieke facturen in. In Exact Online vind je dit terug bij Financieel > Boekingen > Aanmaken. Het gaat om het nummer voor het logistieke inkoopboek.
- Haal de wisselkoersen op uit divisie: Hebben gebruikers een goedkeurlimiet in Blue10 en maak je gebruik van de optie ‘Gebruik wisselkoers van administratie X’ in Exact Online? Vul dan hier de divisiecode in van de betreffende administratie. Blue10 haalt nu de juiste wisselkoersen over, zodat inkoopfacturen met afwijkende valuta’s goedgekeurd kunnen worden.
