Beheer

Nieuw bedrijf toevoegen – Exact Online

Voor het maken van een boeking moet je een koppeling maken tussen de Blue10 dienst en Exact Online. In de Blue10 dienst maak je een bedrijf aan voor het koppelen van Blue10 aan de desbetreffende administratie in Exact Online. Vervolgens worden je leveranciers en andere stamgegevens opgehaald, zodat je deze kan gebruiken in de Blue10 dienst.

Stapsgewijs leggen we uit hoe je een bedrijf aanmaakt in de Blue10 dienst:

  1. Klik op Beheer en kies voor Bedrijven.
  2. Klik op Nieuw Bedrijf.
  3. In het veld Naam in Blue10 vul je de naam (of afkorting) van de administratie. Deze naam is voor iedere gebruiker in de Blue10 dienst zichtbaar. De naam is maximaal 16 tekens en kan geen spaties en/of leestekens bevatten.
    Let op: Wijziging in de naam van jullie administratie/bedrijf? Pas dan de naam van het bedrijf in de Blue10 dienst aan via Beheer > Bedrijven > betreffende administratie. De naam in het nieuwe veld Weergavenaam in Blue10 is zichtbaar voor de gebruikers met rechten tot deze administratie.
  4. Selecteer vervolgens het Boekhoudsysteem Exact Online.
  5. Doorloop de instellingen om een koppeling te maken tussen de Blue10 dienst en Exact Online:

    • Land Server: Kies in dit veld voor het land waar jouw Exact Online administratie wordt gehost.
    • Exact Online administratienummer: Vul hier de administratiecode in van de administratie waarin de facturen worden geboekt.
      In Exact Online vind je dit nummer linksboven naast de naam van de administratie terug.
    • Inkoopdagboek nummer: Dit is het nummer van het inkoopboek waarin je inkoopfacturen wil gaan boeken.
      In Exact Online vind je dit nummer terug bij Financieel > Boekingen > Aanmaken. Het gaat om het nummer voor het Inkoopboek.
    • Verkoopdagboek nummer: Dit is het nummer van het verkoopboek waarin je verkoopfactuur wil gaan boeken.
      In Exact Online vind je dit nummer terug bij Financieel > Boekingen > Aanmaken. Het gaat om het nummer voor het Verkoopboek.
  6. Na het invullen van bovenstaande gegevens, klik je op Maak verbinding met Exact Online. Je komt dan op de inlogpagina van Exact Online terecht. Vul daar jouw inloggegevens van Exact Online in om de koppeling te maken.
    Let op: Als je al bent ingelogd in Exact Online is het niet nodig om je inloggegevens in te vullen voor het koppelen van de administratie. Na het klikken op Maak verbinding met Exact Online maakt  de Blue10 dienst automatisch de koppeling met de administratie.
  7. Controleer of de koppeling is gelukt wanneer je weer terugkomt in de Blue10 dienst. Als de koppeling is gelukt, zie je de tekst De ingevoerde inloggegevens zijn geldig.
  8. Doorloop de overige instellingen om de koppeling te laten aansluiten op jullie werkwijze. Zorg dat de instellingen overeenkomen met de instellingen in Exact Online.
    • PDF bij boeking toevoegen: Zet op JA om de factuur in PDF-formaat bij de boeking in Exact Online te zien.
    • Codeer op Kostenplaatsen: Zet op JA om te coderen op Kostenplaatsen.
    • Codeer op Kostendragers: Zet op JA om te coderen op Kostendragers.
    • Codeer op projecten: Zet op JA om te coderen op Projecten.
    • Codeer op kostenposten: Zet op JA om te coderen op Kostenposten.
    • Codeer op artikelen: Zet op JA om te coderen op Artikelen.
    • Dagboek voor logistieke facturen: Vul hier het nummer van het dagboek voor logistieke facturen in.
      In Exact Online vind je dit nummer terug bij Financieel > Boekingen > Aanmaken. Het gaat om het nummer voor het Logistieke Inkoopboek.
    • Codeer op aantallen: Zet op JA om te coderen op Aantallen.
    • Codeer op periode: Zet op JA indien je soms boekt in een andere periode dan de periode waarin de factuurdatum valt.
    • Codeer uitgestelde kosten: Zet op JA om te coderen op Uitgestelde kosten.
    • Codeer op Kosten activum: Zet op JA om te coderen op Kosten activum.
    • Codeer niet aftrekbare BTW: Zet op JA om te coderen op Niet aftrekbare BTW.
    • Standaard crediteurenrekening: Vul hier het nummer van de standaard crediteurenrekening.
      In Exact Online vind je dit terug onder Stamgegevens > Dagboeken > Klik op gewenst dagboek > Grootboekrekening.
  9. Klik tot slot op Opslaan en Sluiten voor het overhalen van de gegevens uit Exact Online.

Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met onze Customer support. Wij helpen je graag!