Beheer

Nieuwe functionaliteiten Exact Globe

By augustus 6th, 2019 No Comments

In combinatie met het boekhoudsysteem Exact Globe hebben we twee nieuwe functionaliteiten toegevoegd aan de Blue10 dienst:

– Controle op facturen die in Exact Globe zijn vrijgegeven voor betaling, zonder goedkeuring in de Blue10 dienst.

– Het verwerken van verkoopfacturen via de Blue10 dienst.

 

Controle op facturen die in Exact Globe zijn vrijgegeven voor betaling, zonder goedkeuring in de Blue10 dienst.

Het vraagstuk:

Wij krijgen af en toe supportaanvragen van klanten dat zij facturen zien die in Exact Globe al betaalbaar gesteld zijn, zonder dat deze in de Blue10 dienst zijn goedgekeurd voor betaling door een gebruiker die hiervoor rechten heeft.

De oorzaak:

Wellicht ben je jezelf hier niet van bewust geweest dat dit mogelijk is en/of heb je hier zelf (gelukkig) nooit hinder van ondervonden, maar Exact Globe heeft een “functionaliteit” in haar software, waarmee de betaalblokkering van een factuur gehaald wordt, op het moment dat er een wijziging (door een gebruiker) wordt gedaan op de betreffende boeking of op de leverancier in Exact Globe. Wijzigt bijvoorbeeld de betalingsconditie op de leverancier of de individuele boeking in Exact, dan wordt de factuur automatisch vrijgegeven voor betaling. Wij hebben dit issue aangekaart bij Exact, maar zij geven aan dit zo behoort te werken. Om die reden hebben we er nu een alternatieve oplossing voor ontwikkeld, zodat onze klanten in ieder geval geen facturen in de betaaladvieslijst van Exact Globe zien, die in de Blue10 dienst nog niet goedgekeurd zijn.

De oplossing:

De Blue10 dienst controleert vanaf nu iedere nacht of er facturen in Exact Globe gedeblokkeerd zijn, die in de Blue10 dienst nog niet het kenmerk “goedgekeurd voor betaling” hebben. Indien een factuur in Exact Globe is vrijgegeven voor betaling, terwijl deze volgens de goedkeurflow in de Blue10 dienst nog geblokkeerd moet zijn voor betaling in Exact Globe, dan wordt de factuur (automatisch) opgestuurd naar de inkoopadministratie met als opmerking ‘Factuur is niet meer geblokkeerd voor betaling in Exact Globe’.

Het maakt hierbij niet uit of de factuur bij de directie lag ter goedkeuring of op afwachten bij een controleur. Alle onterecht vrijgegeven facturen worden in een dergelijke situatie automatisch opgestuurd naar de inkoopadministratie. Vanaf hier kan de keuze worden gemaakt of deze factuur daadwerkelijk betaald mag worden (vanuit Exact Globe) aan de leverancier of dat de factuur onterecht vrijgegeven is voor betaling in Exact Globe. Indien de factuur bewust is vrijgegeven en de factuur betaald mag worden aan de leverancier, kan de betreffende factuur ook weer opgestuurd worden naar de gebruiker in de Blue10 dienst waar de factuur lag ter controle, die gebruiker kan de factuur vervolgens verder afhandelen. Indien de factuur ten onrechte is vrijgegeven voor betaling in Exact Globe, omdat de deblokkering in Exact niet bewust is uitgevoerd door een gebruiker, maar door een automatische actie in Exact Globe (beschreven onder het kopje “de oorzaak”), kan de factuur nogmaals geblokkeerd worden voor betaling in Exact (vanuit de Blue10 dienst). Je kiest hiervoor voor de actie ‘Blokkeren voor betaling’, naar ‘Inkoopadministratie’. Op het moment dat deze actie succesvol is uitgevoerd, kan de factuur nogmaals opgestuurd worden naar de gebruiker waar deze lag ter controle. Is de actie ‘Blokkeren voor betaling’ niet beschikbaar, neem dan contact op met Customer support van Blue10 via support@blue10.com of +31 88 258 3101.

 

Het verwerken van verkoopfacturen via de Blue10 dienst in Exact Globe.

Naast het verwerken van inkoopfacturen is het nu ook mogelijk om verkoopfacturen te verwerken via de Blue10 dienst. Deze functionaliteit is alleen van toepassing voor organisaties die de verkoopfacturen niet genereren in Exact Globe. De verwerking van verkoopfacturen via de Blue10 dienst naar Exact Globe is ontwikkeld voor organisaties die de verkoopfacturen genereren in een apart logistiek systeem (anders dan Exact), die de verkoopfacturen bijvoorbeeld nog in Word of Excel maken of organisaties waar verkoopfacturen door reverse billing (zoals bij bloemen- en plantenhandel) tot stand komen en als “veilingafschrift” door de onderneming worden ontvangen.

De verwerking van verkoopfacturen is grotendeels hetzelfde als de werking van de Blue10 dienst bij inkoopfacturen. Verkoopfacturen kunnen opgestuurd worden naar de Blue10 dienst, waarbij een apart e-mail adres voor het ontvangen van verkoopfacturen aangemaakt kan worden. Afhankelijk van de instellingen komen de verkoopfacturen in de splitter of gaan direct naar het valideerscherm. Na het valideren (en coderen) van de verkoopfacturen, komen deze facturen in het Documentoverzicht: Verkoop, vanuit waar ze geboekt worden naar Exact Globe.

Er zijn verschillende instellingen beschikbaar rondom de verwerking van verkoopfacturen, zoals het handmatig boeken en archiveren van verkoopfacturen (in plaats van dat dit automatisch gebeurt) en het factuurnummer gebruiken als boekstuknummer (of automatische nummering uit Exact Globe gebruiken) bij de boeking in Exact Globe. Deze laatste instelling is te vinden in het bedrijfsbeheer onder ‘Meer instellingen’.

Lees hier meer over de verwerking van verkoopfacturen binnen de Blue10 dienst.

Indien je meer wilt weten of het automatisch boeken en archiveren wilt uitschakelen, neem dan contact op met Customer support van Blue10 via support@blue10.com of +31 88 258 3101.

Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met onze Customer support. Wij helpen je graag!

Leave a Reply