Voor het maken van een boeking is een koppeling tussen Blue10 en het boekhoudsysteem benodigd. Om Blue10 aan een administratie in het boekhoudsysteem te koppelen maak je in Blue10 een Nieuw Bedrijf aan. Vervolgens worden leveranciers en andere stamgegevens opgehaald, zodat deze te gebruiken zijn in Blue10.
Stappenplan nieuw bedrijf aanmaken
Stapsgewijs leggen we uit hoe je Blue10 met het boekhoudsysteem kan koppelen:
- Klik op Beheer > Bedrijven om het Overzicht bedrijven te openen.
- Klik op de knop +Nieuw Bedrijf.
- Vul de naam in van de administratie. Deze naam is voor iedere gebruiker in Blue10 zichtbaar.
- Kies het boekhoudsysteem en klik op Maak bedrijf aan.
- Er opent een nieuw scherm. Vul onder Basis informatie de volgende informatie in:
- Land: Deze instelling staat standaard op NL.
- Valuta: Kies hier de standaard valuta van het bedrijf. Deze instelling staat standaard op EU.
- Gebruik de verkoopfacturen module: Deze instelling staat standaard op Nee. Kies voor Ja indien het bedrijf werkt met verkoopfacturen.
- Gebruik de pakbon module: Deze instelling staat standaard op Nee. Kies voor Ja indien het bedrijf werkt met pakbonnen om deze samen te verwerken met inkoopfacturen.
- Maak verbinding met het boekhoudsysteem. Vul onder Eigenschappen Boekhoudsysteem de volgende informatie in:
- Bedrijfs ID: Vul hier de administratiecode in van de administratie waarin de facturen worden geboekt. In Exact Globe vind je dit nummer links onderin of bij het wisselen van administraties.
- Connection string EXACT SQLserver: Is dit je eerste administratie in Blue10? Neem dan contact op met onze Customer support. Heb je al meerdere administraties gekoppeld aan Blue10? Je kan dan de Connection String van een reeds gekoppelde administratie kopiëren en in dit veld plakken. Door het wijzigen van de Initial Catalog naar het Exact Bedrijfs Id/de administratiecode van de nieuwe administratie kan je een koppeling maken. Voorbeeld: De administratie in Exact Globe heet ‘104 Administratie X’. Je wijzigt dan de Inital Catalog naar 104.
- Standaard inkoopdagboeknummer: Vul hier het dagboek waarin je inkoopfacturen boekt. In Exact Globe vind je dit nummer onder Financieel > Inkoop > bij Dagboek staat het nummer. Wil je meerdere inkoopdagboek nummers koppelen met Blue10? Maak een nieuw bedrijf aan met daarin het gewenste andere inkoopdagboek
- Klik op Opslaan om het bedrijf aan te maken in Blue10 en de koppeling te maken.
Let op: Lukt het niet om een verbinding te maken tussen Exact Globe en Blue10? Controleer dan of de gebruiker waaronder de koppeling draait wel voldoende rechten heeft in Exact Globe. Indien dit niet het geval is, volg dan de volgende stappen om de koppeling onder een andere gebruiker te laten draaien. Heb je ondersteuning nodig? Neem dan contact op met onze Customer support.
Tip: Klik op de knop Toon gebruikers met toegang tot dit bedrijf om inzicht te krijgen in de gebruikers die toegang hebben tot deze administratie. Daarnaast zijn de rechten die een gebruiker heeft voor dit bedrijf zichtbaar.
Meer bedrijfsinstellingen
Met de rest van de instellingen heb je de mogelijkheid Blue10 verder aan te laten sluiten op het boekhoudsysteem. Geef bijvoorbeeld aan of er btw verrekend moet worden en of er gewerkt wordt met een logistiek pakket. Klik op één van onderstaande tabs voor meer informatie over de instellingen.
Let op: De instellingen tussen Blue10 en het boekhoudsysteem dienen altijd overeen te komen.
In het veld btw informatie kan worden aangegeven of het bedrijf btw plichtig is. Als de instelling op Ja staat kan de btw ingevuld worden op de codeerregels in het Valideerscherm en wordt de btw verrekend. Indien de instelling op Nee staat wordt er standaard geen btw verrekend.
In het veld Codeer informatie kan worden aangegeven op welke kenmerken gecodeerd moet worden. Als de instellingen op Ja staat, dan zijn deze velden beschikbaar in de codeerregels in Blue10 bij het verwerken van de factuur en worden deze meegestuurd met de boeking in het boekhoudsysteem. Indien de instellingen op Nee staan zijn deze velden niet beschikbaar in de codeerregels en is het niet mogelijk op deze kenmerken te coderen.
In het veld Eigenschappen logistiek pakket kan worden aangegeven of het bedrijf werkt met inkooporders en in welk systeem de inkooporders worden geregistreerd.
- Kies voor Geen indien er niet gewerkt wordt met inkooporders.
- Kies voor Boekhoudsysteem indien de inkooporders in het boekhoudsysteem worden geregistreerd.
- Kies voor API indien de inkooporders worden geregistreerd in het logistiek pakket dat is gekoppeld middels een API. Kies vervolgens een API feature set. De API feature set bepaald welke functionaliteiten/mogelijkheden/opties uit het logistieke pakket in Blue10 beschikbaar zijn.
- Kies voor Greencommerce indien de inkooporders worden geregistreerd in Greencommerce.
In het veld Extra instellingen kunnen boekhoud specifieke instellingen worden aangegeven.
- Haal betaaldatum op uit boekhoudsysteem: Kies voor Ja om de factuur op Betaald te zetten met een betaaldatum. De betaaldatum wordt daarbij opgehaald uit het boekhoudsysteem middels een nachtelijke synchronisatie. Kies voor Nee om de factuur op Betaald te zetten zonder betaaldatum.
- Gebruik betalingskenmerk: Kies Ja om een Betalingskenmerk mee te geven aan betalingen. Het meegeven van een betalingskenmerk is vervolgens mogelijk in het Valideerscherm in het veld Betalingskenmerk.
- Voeg de PDF toe bij de boeking: Vink aan om de PDF mee te sturen in de boeking naar het boekhoudsysteem.
- Gebruik vrij veld 1 op codeerregels: Activeer om gebruik te maken van vrij veld 1 bij de (geboekte) codeerregels
- Gebruik vrij veld 2 op codeerregels: Activeer om gebruik te maken van vrij veld 2 bij de (geboekte) codeerregels
- Gebruik vrij veld 3 op codeerregels: Activeer om gebruik te maken van vrij veld 3 bij de (geboekte) codeerregels
