Boeken

Nieuw bedrijf aanmaken – AFAS Small Business

By augustus 10th, 2020 No Comments

Om je AFAS administratie(s) succesvol aan de Blue10 dienst te koppelen dien je onderstaande stappen in AFAS en in de Blue10 dienst uit te voeren. Allereerst zorgen we dat de instellingen in AFAS goed staan, dit dient per omgeving te gebeuren. Daarna maken we in de Blue10 dienst per administratie een bedrijf aan. Deze stappen zijn verdeeld over twee delen:

  1. Deel 1: Inrichten van App Connector
  2. Deel 2: Bedrijf aanmaken in de Blue10 dienst

Deel 1: Inrichten App connector

Via de App connector verloopt de verbinding tussen de Blue10 dienst en AFAS. Hiervoor moeten we eerst Blue10 specifieke Getconnectoren importeren. Neem contact op met Customer support voor het ontvangen van de Getconnectoren bestanden via support@blue10.com of 088 – 2583 101.

  1. Sla de Getconnectoren bestanden op, op je computer/laptop. Kies daarna voor het uitpakken van dit bestand.
  2. Ga in AFAS naar Algemeen > Uitvoer > Beheer > Getconnector.
  3. Klik op 4. Importeren.
  4. Kies voor bestand, zoek de bestanden op en selecteer deze. Ze komen allemaal in het scherm te staan. Onderstaand is een voorbeeld, door het continue verbeteren en uitbreiden van de koppeling, zie je er in je eigen scherm meer dan op deze printscreen.

    Werk je niet met verbijzonderingsassen? Selecteer dan de Getconnectoren Blue10CostCenters (verbijzonderingsas 1) en Blue10CostCarriers (verbijzonderingsas 2) en klik op Verwijderen. De overige Getconnectoren zijn wel verplicht.
    Werk je wel met verbijzonderingsassen? Dan hoef je niks te doen en kan je door naar de volgende stap.
  5. Klik op Voltooien.

Daarna richten we de App connector in welke door Blue10 zal worden gebruikt om stamgegevens uit te lezen en financiële boekingen te maken.

  1. Ga in AFAS naar Algemeen > Beheer> App connector.
  2. Klik op Nieuw.
  3. Vul bij Omschrijving de naam van de nieuwe App connector. Kies bijvoorbeeld voor ‘Blue10 koppeling’ zodat voor iedereen duidelijk is waar de App connector voor gebruikt wordt.
  4. Klik op Voltooien.
  5. De App connector wordt aangemaakt en je komt op het volgende scherm om instellingen in te voeren:
  6. Vink Geblokkeerd uit.
  7. Klik in de linkerkolom op tabblad GetConnectoren en volg de volgende stappen:
    1. Klik op Nieuw.
    2. Zoek in de selectiewizard op definitie ‘Blue10’.
    3. Vink alle Blue10 Getconnectoren aan.
    4. Klik op Voltooien. De Blue10 Getconnectoren zijn nu zichtbaar in de App connector voor de Blue10 koppeling.
  8. Klik in de linkerkolom op tabblad UpdateConnectoren en volg de volgende stappen:
    1. Klik op Nieuw.
    2. Er moeten verschillende UpdateConnectoren worden toegevoegd zodat Blue10 de juiste gegevens weg kan schrijven naar AFAS. Zoek bij Connector-Id de volgende id’s op, deze moeten per stuk worden toegevoegd (aanvinken en op Voltooien klikken): FiEntries, FiInvoice, KnPurchaseRelationOrg, KnSalesRelationOrg en KnSubject.
    3. De Updateconnectoren zijn nu zichtbaar in de App connector voor de Blue10 koppeling.
  9. Klik in de linkerkolom op tabblad Gebruikerstokens en volg de volgende stappen:
    1. Klik op Nieuw.
    2. Kies een gebruiker met rechten in deze omgeving.
    3. Geef deze een duidelijke omschrijving zodat je weet dat deze gebruikerstoken gebruikt wordt voor de Blue10 koppeling.
    4. Klik op Volgende. Je komt op het volgende scherm:
    5. Er wordt een token gegenereerd. Neem de code die staat tussen <data> en </data> over en vul deze straks in de Blue10 dienst. In de printscreen hierboven is dat het wazig gemaakte deel van het veld.
    6. Sla deze token op een veilige plek op. We merken dat de koppeling tussen de Blue10 dienst en AFAS soms niet direct werkt, het is dan fijn als je de token nog beschikbaar hebt.
    7. Als de token is opgeslagen, klik dan pas op Voltooien (je kan de token daarna niet meer terugvinden in AFAS).
  10. De instellingen AFAS staan goed en je kan door naar deel 2.

Deel 2: Bedrijf aanmaken in de Blue10 dienst

Voor het maken van een boeking moet je een koppeling maken tussen de Blue10 dienst en AFAS. In de Blue10 dienst maak je een bedrijf aan voor het koppelen van Blue10  aan de desbetreffende administratie in AFAS. Vervolgens worden je leveranciers en andere stamgegevens opgehaald, zodat je deze kan gebruiken in de Blue10 dienst.

Stapsgewijs leggen we uit hoe je een bedrijf aanmaakt in de Blue10 dienst:

  1. Klik op Beheer en kies voor Bedrijven.
  2. Klik op Nieuw Bedrijf.
  3. In het veld Naam in Blue10 vul je de naam (of afkorting) van de administratie. Deze naam is voor iedere gebruiker in de Blue10 dienst zichtbaar. De naam is maximaal 16 tekens en kan geen spaties en/of leestekens bevatten.
    Let op: Wijziging in de naam van jullie administratie/bedrijf? Pas dan de naam van het bedrijf in de Blue10 dienst aan via Beheer > Bedrijven > betreffende administratie. De naam in het nieuwe veld Weergavenaam in Blue10 is zichtbaar voor de gebruikers met rechten tot deze administratie.
  4. Selecteer vervolgens het Boekhoudsysteem AFAS.
  5. Je komt in onderstaand scherm, deze gaan we vullen met de juiste gegevens uit AFAS.

    • Administratiecode: Small Business werkt niet met meerdere administraties binnen één omgeving. Vul daarom hier het getal 1 in.
    • API-token: Voer hier de API token in die je bij het inrichten van de App connector in stap 9.6 hebt opgeslagen.
    • Member nummer: Vul bij Member nummer het klantnummer/member nummer van AFAS, dit is een klantspecifiek nummer en zal voor alle bedrijven in Blue10 hetzelfde zijn. Als je in AFAS bent ingelogd staat deze in de bovenste balk. De eerste letter en de laatste twee letters hoeven niet gevuld te worden, het gaat dus om de 5 cijfers daartussenin.
    • Exporteer Document naar AFAS: Geef aan of je de PDF uit Blue10 toe wil voegen bij de boeking in AFAS.
    • Inkoopdagboeknummer: Vul het inkoopdagboeknummer waarin je de inkoopfacturen uit Blue10 wil boeken. Doordat het boekstuknummer (factuurnummer in AFAS) door Blue10 bepaald moet worden, raden we aan een apart inkoopdagboek aan te maken voor de boekingen vanuit Blue10.
      Het dagboeknummer vind je in AFAS via Financieel > Boeken > Dagboek. Er opent dan een nieuw scherm, het gaat hierbij om de code die daar zichtbaar is bij het juiste dagboek.
    • Standaardgrootboekrekening: Vul de standaardgrootboekrekening waarop de btw geboekt moet worden. Indien dit is aangegeven op je btw codes, dan wordt het ingestelde grootboek van de btw code gebruikt. Standaard is dit 1500.
    • Codeer op kostenplaatsen/kostendragers: AFAS kent meerdere verbijzonderingsassen, Blue10 koppelt aan verbijzonderingsas 1 en 2.
      • Voor verbijzonderingsas 1 zet je Codeer op kostenplaatsen op Ja.
      • Voor verbijzonderingsas 2 zet je Codeer op kostendragers op Ja.
  6. Klik op Opslaan om alle ingevoerde gegevens op te slaan.
  7. Open het bedrijf nogmaals en klik op Update alle leveranciers en Update alle stamgegevens voor het overhalen van de gegevens uit AFAS.

Heb je meerdere administraties? Voer bovenstaande stappen voor elke administratie opnieuw uit.

Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met onze Customer support. Wij helpen je graag!