Beheer

Gebruikers beheren

By januari 31st, 2020 No Comments

Voor iedere collega die facturen moet controleren, goedkeuren of boeken, is een gebruiker in de Blue10 dienst benodigd. Het is mogelijk om een onbeperkt aantal gebruikers aan te maken. Iedere gebruiker met de rollen Beheerder of Workflow beheerder heeft de rechten om een nieuwe gebruiker aan te maken.

Gebruikersbeheer openen

Volg de volgende stappen om het gebruikersbeheer in de Blue10 dienst te openen:

  1. Via Beheer > Gebruikers is het mogelijk om een overzicht van alle gebruikers in de Blue10 dienst te raadplegen.
  2. Na het klikken op Gebruikers opent het overzicht:

Aanmaken nieuwe gebruiker

Volg de volgende stappen om een nieuwe gebruiker aan te maken:

  1. Ga naar Overzicht gebruikers (Beheer > Gebruikers).
  2. Klik op de button Nieuwe gebruiker. Er opent een scherm waarin het mogelijk is om een gebruiker met een standaardrol of geavanceerder rechten (afhankelijk van de instellingen) aan te maken.

    Hieronder is het stappenplan gesplitst op basis van een nieuwe gebruiker met een standaardrol of een nieuwe gebruiker met geavanceerde rechten

    Nieuwe gebruiker (standaardrol)

    Volg onderstaande stappen voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker met een standaardrol:

  3. Doorloop onderstaande velden:

    • Naam: Vul hier de voor- en achternaam van de gebruiker in.
    • Afkorting: Na het invullen van een naam vult de Blue10 dienst automatisch een afkorting. Een afkorting mag je wijzigingen tot een maximum van 8 tekens. Deze afkorting is zichtbaar bij een uitgevoerde actie in de historie van een factuur.
    • E-mailadres: Vul hier het e-mailadres in van de gebruiker. Met dit e-mailadres kan de gebruiker inloggen en ontvangt de gebruiker notificatiemails dat er facturen klaarstaan om te verwerken.
    • Taal: Kies hier de standaardtaal van de gebruiker.
    • Notificatie frequentie: Wanneer er facturen klaarstaan om te verwerken ontvangt een gebruiker een notificatie e-mail. Afhankelijk van de ingestelde frequentie kan een gebruiker direct, dagelijks, op werkdagen, wekelijks of nooit een notificatie mail ontvangen. Lees hier meer over in onze supportblog.
    • Rol: Selecteer hier één van de basisrollen zodat de rechten direct goed staan. De drie basisrollen:
      • Controleren: Gebruiker kan facturen inzien voor controle, doorsturen naar andere gebruikers en eerder geziene facturen opzoeken. Dit is een gebruiker die facturen inhoudelijk beoordeeld en bijvoorbeeld controleert of de levering correct is en of afspraken met de leverancier zijn nagekomen.
      • Boeken: Gebruiker kan facturen valideren en boeken. De gebruiker is onderdeel van de Inkoopadministratie en mag facturen aanpassen en verwijderen. Gebruiker heeft de zoekrechten ‘Alle facturen zien en eigen sturen’.
      • Goedkeuren voor betaling: Gebruiker mag alle facturen inzien en facturen die bij de gebruiker zelf liggen, goedkeuren voor betaling. In de Blue10 dienst is de goedkeurder de laatste persoon die een factuur beoordeeld en definitieve goedkeuring voor betaling geeft. In de praktijk is dit vaak de directeur of de leden van het managementteam.
        Let op: Als een gebruiker alleen akkoord mag geven voor de factuur, dan krijgt deze gebruiker de rol Controleren. Geef de rol Goedkeuren voor betaling alleen aan een gebruiker die daadwerkelijk goedkeuring mag geven om een factuur te betalen. Goedkeuren voor betaling kan maar eenmalig per factuur waarna deze factuur in de lijst Te betalen terecht komt.
    • Rechten voor: Selecteer hier tot welke bedrijven (administraties) de gebruiker rechten mag hebben.
    • Maak Beheerder: Vink deze optie aan als de gebruiker ook beheerdersrechten in de Blue10 dienst mag krijgen. De gebruiker ziet dan het kopje Beheer in het menu.
  4. Klik na het invoeren van bovenstaande rechten op Opslaan. De nieuwe gebruiker ontvangt op het ingestelde e-mailadres een e-mail om een wachtwoord in te stellen. Daarna kan de gebruiker inloggen in de Blue10 dienst. Dit is het einde van het stappenplan.
    Let op: De link in de e-mail om een nieuw wachtwoord in te stellen, is twee uur geldig. Wanneer de link voor een nieuwe gebruiker is verlopen, ga dan naar login.blue10.com. Klik op Wachtwoord vergeten. Je komt nu in een nieuw scherm waar je je e-mailadres in kan vullen. Vervolgens klik je op Versturen en wordt de nieuwe e-mail met link verstuurd.

    Nieuwe gebruiker (geavanceerde rechten)

    Let op: In de basis past iedere gebruiker binnen een standaardrol. Als een gebruiker niet binnen een standaardrol past, is het mogelijk om geavanceerde rechten in te stellen. Stuur hiervoor een e-mail naar support@blue10.com zodat een van onze Customer supportmedewerkers de optie kan aanzetten.
    Volg onderstaande stappen voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker met geavanceerde rechten:

  5. Vul eerst de standaard rechten en sla deze op.
  6. Klik daarna op Geef geavanceerde rechten. In onderstaande afbeelding staan de velden om een gebruiker aan te maken:

    Let op: Sommige velden van de standaardrol staan nu onder Geavanceerd.

    • Actief: Zet op Ja zodat gebruiker toegang heeft tot de Blue10 dienst. Zet op Nee als de gebruiker geen toegang mag hebben tot de Blue10 dienst.
    • Kiesbaar: Bepaal hier of de gebruiker kiesbaar is om in de Blue10 dienst facturen naar op te sturen. Zet op Ja zodat de gebruiker kiesbaar is en zet op Nee zodat de gebruiker niet kiesbaar is.
      Let op: Een gebruiker die niet kiesbaar is (Kiesbaar = Nee) en wel actief is, heeft toegang tot de Blue10 dienst. Op deze manier kan de gebruiker bijvoorbeeld facturen bekijken. Dit is een manier om de accountant toegang te geven tot de Blue10 dienst. Lees hier meer over in onze supportblog.
    • Geboekte regels altijd tonen: Zet op Ja zodat de gebruiker altijd de geboekte factuurregels ziet bij een factuur.
    • Laatste notificatie: Datum waarop de gebruiker voor het laatst een notificatie e-mail heeft ontvangen.
    • Zoekrechten: Bepaal de zoekrechten waarmee de gebruiker facturen kan terugzoeken. Lees in onze supportblog meer over de zoekrechten en het opbouwen van een gepersonaliseerd archief.
    • Is onderdeel van: Een gebruiker kan onderdeel zijn van een groep of van een andere gebruiker. Lees in onze supportblog meer over deze functionaliteit.
    • Mag factuur aanpassen: Zet op Ja als de gebruiker kenmerken van een factuur mag wijzigen (ook nadat de herkende gegevens zijn gevalideerd of geboekt). Denk hierbij aan de administratie, leverancier, factuurnummer, factuurdatum en bedragen.
      Let op: Bij het wijzigen van kenmerken van een factuur die al is aangemaakt/geboekt in het boekhoudsysteem moet je deze wijzigingen zowel in de Blue10 dienst als in het boekhoudsysteem wijzigen.
    • Mag factuur verwijderen: Zet op Ja als de gebruiker facturen mag verwijderen in de Blue10 dienst.
      Let op: Bij het verwijderen van een factuur die al is aangemaakt/geboekt in het boekhoudsystem moet je deze factuur zowel in de Blue10 dienst als in het boekhoudsysteem verwijderen.
    • Mag vertrouwelijke facturen zien: Zet op Ja als gebruiker vertrouwelijke facturen in de Blue10 dienst mag zien.
    • Mag bijlagen verwijderen: Stel in of de gebruiker bijlagen mag verwijderen. Drie opties:
      • Nee: Gebruiker mag geen bijlagen verwijderen.
      • Alleen eigen: Gebruik kan alleen bijlagen verwijderen die hij/zij zelf heeft toegevoegd.
      • Alle: Gebruiker kan iedere bijlage bij een factuur verwijderen.
    • Goedkeuren tot bedrag (0 is onbeperkt): Een gebruiker met de rol Goedkeuren voor betaling heeft het recht om een factuur definitief goed te keuren. In dit veld is het mogelijk om een goedkeurlimiet in te stellen. Die limiet geldt over het bedrag exclusief Btw. Een gebruiker met goedkeurrechten kan een factuur goedkeuren tot maximaal het bedrag wat in dit veld is ingevuld.
    • Valideer batches zonder bedrijf: Mogelijkheid om facturen te valideren waarvan het bedrijf/de administratie nog niet herkend is.
    • Rechten tot bedrijven: Per bedrijf/administratie kan een gebruiker vier verschillende rechten krijgen:
      • Toegang: Iedere gebruiker in de Blue10 dienst heeft toegangsrechten nodig om facturen in te zien en te controleren.
      • Behandelen: Een gebruiker met behandelrechten kan facturen boeken vanuit de Blue10 dienst in het boekhoudsysteem.
      • Goedkeuren: Een gebruiker met goedkeurrechten geeft definitief goedkeuring voor betaling.
      • Valideren: Een gebruiker met valideerrechten kan facturen valideren. Valideren is het controleren van de herkende gegevens van een factuur en het indien benodigd wijzigen van deze gegevens.
    • Gebruikersrollen: Een gebruiker kan één of meerdere rollen hebben:
      • Administrator: Alleen de gebruiker Blue10 Support heeft deze rol.
      • Alle gebruikers (standaard rechten): Rol die iedere gebruiker nodig heeft voor het inzien van facturen.
      • Beheerder: Rol waarmee een gebruiker toegang krijgt tot het Beheer in de Blue10 dienst.
      • Scannen en valideren: Gebruiker krijgt ook toegang tot Scannen voor het valideren van facturen.
  7. Klik na het invoeren van bovenstaande rechten op Opslaan. Dit is het einde van het stappenplan.

Gebruikers beheren

Wanneer een gebruiker uit dienst treedt of tijdelijk niet werkzaam is binnen het bedrijf, is het van belang om de gebruikersinstellingen aan te passen. Lees meer in onze blogs:

Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met onze Customer support. Wij helpen je graag!