Skip to main content
Beheer

Gebruikers beheren

By april 28th, 2022No Comments

Voor iedere collega die facturen moet controleren, goedkeuren of boeken is een gebruiker in Blue10 nodig. In Blue10 kan je een onbeperkt aantal gebruikers aanmaken. Een gebruiker met de rol Beheerder heeft rechten om een nieuwe gebruiker aan te maken.

Overzicht gebruikers

Volg de volgende stappen om het overzicht van gebruikers in Blue10 te openen:

  1. Klik op Beheer > Gebruikers. 
  2. Na het klikken op Gebruikers opent het overzicht:

Nieuwe gebruiker aanmaken

Volg de volgende stappen om een nieuwe gebruiker aan te maken:

  1. Ga naar Overzicht gebruikers (Beheer > Gebruikers).
  2. Klik op de button Nieuwe gebruiker. Er opent een scherm waarin het mogelijk is om een gebruiker met een standaardrol of geavanceerder rechten (afhankelijk van de instellingen) aan te maken.

Hieronder is het stappenplan gesplitst op basis van een nieuwe gebruiker met een standaardrol of een nieuwe gebruiker met geavanceerde rechten

Nieuwe gebruiker (standaardrol)

Volg onderstaande stappen voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker met een standaardrol:

  1. Doorloop onderstaande velden:
  2. Klik na het invoeren van bovenstaande rechten op Opslaan. De nieuwe gebruiker ontvangt op het ingestelde e-mailadres een e-mail om een wachtwoord in te stellen. Daarna kan de gebruiker inloggen in Blue10. Dit is het einde van het stappenplan.

Let op: De link in de e-mail om een nieuw wachtwoord in te stellen, is twee uur geldig. Wanneer de link voor een nieuwe gebruiker is verlopen, ga dan naar login.blue10.com. Klik op Wachtwoord vergeten. Je komt nu in een nieuw scherm waar je je e-mailadres in kan vullen. Vervolgens klik je op Versturen en wordt de nieuwe e-mail met link verstuurd.

Nieuwe gebruiker (geavanceerde rechten)

In de basis past iedere gebruiker binnen een standaardrol. Als een gebruiker niet binnen een standaardrol past, is het mogelijk om geavanceerde rechten in te stellen. Stuur hiervoor een e-mail naar support@blue10.com zodat een van onze Customer supportmedewerkers de optie kan aanzetten.

Volg onderstaande stappen voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker met geavanceerde rechten:

  1. Vul eerst de standaard rechten en sla deze op.
  2. Klik daarna op Geef geavanceerde rechten. In onderstaande afbeelding staan de velden om een gebruiker aan te maken:

    Let op: Sommige velden van de standaardrol staan nu onder Geavanceerd.
  3. Actief: Zet op Ja zodat gebruiker toegang heeft tot Blue10. Zet op Nee als de gebruiker geen toegang mag hebben tot Blue10.
  4. Kiesbaar: Bepaal hier of de gebruiker kiesbaar is om in Blue10 facturen naar op te sturen. Zet op Ja zodat de gebruiker kiesbaar is en zet op Nee zodat de gebruiker niet kiesbaar is.
    Let op: Een gebruiker die niet kiesbaar is (Kiesbaar = Nee) en wel actief is, heeft toegang tot Blue10. Op deze manier kan de gebruiker bijvoorbeeld facturen bekijken. Dit is een manier om de accountant toegang te geven tot Blue10.
    Lees hier meer over in onze supportblog.
  5. Geboekte regels altijd tonen: Zet op Ja zodat de gebruiker altijd de geboekte factuurregels ziet bij een factuur.
  6. Laatste notificatie: Datum waarop de gebruiker voor het laatst een notificatie e-mail heeft ontvangen.
  7. Zoekrechten: Bepaal de zoekrechten waarmee de gebruiker facturen kan terugzoeken.
    Lees in onze supportblog meer over de zoekrechten en het opbouwen van een gepersonaliseerd archief.
  8. Is onderdeel van: Een gebruiker kan onderdeel zijn van een groep of van een andere gebruiker.
    Lees in onze supportblog meer over deze functionaliteit.
  9. Mag factuur aanpassen: Zet op Ja als de gebruiker kenmerken van een factuur mag wijzigen (ook nadat de herkende gegevens zijn gevalideerd of geboekt). Denk hierbij aan de administratie, leverancier, factuurnummer, factuurdatum en bedragen.
    Let op: Bij het wijzigen van kenmerken van een factuur die al is aangemaakt/geboekt in het boekhoudsysteem moet je deze wijzigingen zowel in Blue10 als in het boekhoudsysteem wijzigen.
  10. Mag factuur verwijderen: Zet op Ja als de gebruiker facturen mag verwijderen in Blue10.
    Let op: Bij het verwijderen van een factuur die al is aangemaakt/geboekt in het boekhoudsystem moet je deze factuur zowel in de Blue10 dienst als in het boekhoudsysteem verwijderen.
  11. Mag vertrouwelijke facturen zien: Zet op Ja als gebruiker vertrouwelijke facturen in Blue10 mag zien.
  12. Mag bijlagen verwijderen: Stel in of de gebruiker bijlagen mag verwijderen. Drie opties:
    • Nee: Gebruiker mag geen bijlagen verwijderen.
    • Alleen eigen: Gebruik kan alleen bijlagen verwijderen die hij/zij zelf heeft toegevoegd.
    • Alle: Gebruiker kan iedere bijlage bij een factuur verwijderen.
  13. Goedkeuren tot bedrag (0 is onbeperkt): Een gebruiker met de rol Goedkeuren voor betaling heeft het recht om een factuur definitief goed te keuren. In dit veld is het mogelijk om een goedkeurlimiet in te stellen. Die limiet geldt over het bedrag exclusief Btw. Een gebruiker met goedkeurrechten kan een factuur goedkeuren tot maximaal het bedrag wat in dit veld is ingevuld.
  14. Valideer batches zonder bedrijf: Mogelijkheid om facturen te valideren waarvan het bedrijf/de administratie nog niet herkend is.
  15. Rechten tot bedrijven: Per bedrijf/administratie kan een gebruiker vier verschillende rechten krijgen:
    • Toegang: Iedere gebruiker in Blue10 heeft toegangsrechten nodig om facturen in te zien en te controleren.
    • Behandelen: Een gebruiker met behandelrechten kan facturen boeken vanuit Blue10 in het boekhoudsysteem.
    • Goedkeuren: Een gebruiker met goedkeurrechten geeft definitief goedkeuring voor betaling.
    • Valideren: Een gebruiker met valideerrechten kan facturen valideren. Valideren is het controleren van de herkende gegevens van een factuur en het indien benodigd wijzigen van deze gegevens.
  16. Gebruikersrollen: Een gebruiker kan één of meerdere rollen hebben:
    • Administrator: Standaardrol voor de gebruiker Blue10 Support en enkele gebruikers die al lange tijd met Blue10 werken. Deze gebruikersrol beschikt over dezelfde rechten als een gebruiker met de rol Beheerder.
    • Alle gebruikers (standaard rechten): Rol die iedere gebruiker nodig heeft voor het inzien van facturen.\
    • Beheerder: Rol waarmee een gebruiker toegang krijgt tot het Beheer in Blue10.
    • Scannen en valideren: Gebruiker krijgt ook toegang tot Scannen voor het valideren van facturen.

Klik na het invoeren van bovenstaande rechten op Opslaan. Dit is het einde van het stappenplan.

Meer gebruikersinstellingen

Wanneer een gebruiker uit dienst treedt of tijdelijk niet werkzaam is binnen het bedrijf, is het van belang om de gebruikersinstellingen aan te passen. Lees meer in onze blogs:

Heb je nog vragen? Neem gerust contact op met onze Customer support. Wij helpen je graag!